基于电子计算机编目检索的政府档案资料管理研究

张义

[摘 要]政府档案管理工作属于政府工作中不可缺少的环节，政府档案资料数量众多，任务繁琐，这给档案资料管理工作带来了不便。而随着信息技术的发展和应用，我国的档案资料管理已经普遍采用电子管理方式，大大减轻了档案资料管理人员的工作负担。本文基于电子管理中的电子计算机编目检索基础，对档案资料管理进行了分析。

[关键词]电子计算机；编目检索；政府；档案；资料；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.24.106

[中图分类号]D630.3；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）24-0-02

0 引 言

政府档案管理工作已经由传统的人工档案登记方式转变为数字化的电子管理方式，政府档案资料汇集了各方面的业务和资料内容，对政府各项工作都有着影响，因此在完善政府档案资料管理的过程中一定要坚持做好各项工作，准确地落实每个档案资料的管理。我国在电子档案管理工作中，使用了电子计算机编目检索的技术手段，这种技术手段为档案资料管理工作人员寻找具体档案资料提供了便利，因此政府部门应该推广电子档案的管理和使用。

1 档案电子化管理概述

电子档案主要是利用计算机技术将传统的纸质版档案资料转变为电子文档进行储存，这是随着时代的发展必然转变的趋势。电子管理的主要内容有资料收集、整理、录入、上传和检索，利用计算机进行档案的电子化管理为社会各行各业的档案管理工作开创了新局面，实现了档案管理工作与现代化技术的相结合。尤其是对于政府而言，档案资料的储存和查询工作得到了进一步的发展，给政府档案资料管理工作者带来了方便。政府系统内部的档案资料分类复杂，数量繁多，每天都会有新的档案资料需要进行存档，此外还会有各种政府工作需要获取以往的档案资料。在传统的人工登记档案资料方式中，政府档案管理工作人员需要付出大量的精力和时间对档案资料进行熟悉和查找，这使档案工作工作人员的工作负担较大。

与传统借助纸质媒介进行档案资料的登记相比，利用计算机技术的电子化管理方式具有明显的优势。电子化管理使珍贵的档案资料原件可以免受损害，如果需要利用这些珍贵的档案资料，只需从计算机中调出电子档进行打印即可。电子化的档案资料管理方式极大地提高了档案资料管理工作人员的工作效率。在政府部门中，档案资料管理工作者每接到一份档案资料，就需要将其完整的信息进行记录和整理，在利用计算机系统的电子化管理方式后，使工作人员只要在电子系统上输入档案资料，然后再扫描内容，即可完成档案资料的管理工作。此外，对于政府部门而言，使用电子化的档案资料管理方式还有一个重要的作用是帮助档案资料管理工作者快速地查询需要的档案资料，促进了查询工作效率的提升。这种电子化管理系统中有计算机编目检索功能，可以通过输入档案资料内容获得具体的信息，减轻了工作人员查询工作的负担。

2 档案电子化管理现状

2.1 档案管理人员对档案电子化管理认识不足

信息技术的发展和经济水平的提升，促进了档案管理工作的创新，利用计算机技术优化档案资料管理工作已经获得了各行各业的普遍认可，但是由于传统的习惯和认知，一些档案管理人员对档案电子化管理的认识不足。这些人将电子化管理单纯地归纳为利用计算机进行数据存储，或者是将纸质媒介的档案资料罗列到计算机中，有需要时再打印出来就可以。还有的人并不认同档案资料电子化管理，因为电子文档会受各种原因的影响损失其中的内容，这种电子化的管理方式并不可靠。

2.2 档案保密工作方面存在问题

档案资料是企事业单位和各个专门存放档案的部门中的重要资料，这些档案资料涉及个人隐私或者国家机密问题，因此档案的保密工作属于档案管理工作中的一个重点。在实现档案资料电子化管理工作方式后，档案资料的存储、查询工作效率得到了提高，但同时也给保密工作带来了负担，计算机系统的安全性能对档案资料保密工作来说十分重要。当前我国已经实行档案电子化管理的工作部门中，招收的档案资料管理人员多数是档案管理专业或者中文专业的人才，很少会招收计算机专业的人才。这种情况下工作人员并不能保证计算机的安全性能，一旦遇到黑客攻击或者病毒攻击就会给档案管理工作造成严重的影响。

2.3 档案电子化管理需要加强技术研究

档案电子化管理的本质就是依赖计算机技术，提高档案资料管理工作的效率。当前的档案电子化管理软件系统能够为各个行业的档案管理提供必需的管理工作内容，但是也会存在问题，例如：在档案查询工作中，计算机编目检索功能还有待完善，为档案资料管理工作人员提供更加方便的检索办法。

3 政府档案管理中计算机编目检索的发展

政府档案资料的数量十分庞大，尽管利用电子管理的方式录入了这些档案资料，但在查找时也存在困难，因此要推动政府档案管理工作中的计算机编目检索功能的发展，简化政府档案资料的管理工作。

3.1 政府档案编目检索系统智能化

政府档案资料的内容复杂性使其在使用计算机编目检索系统时也存在问题，如果忘记具体的档案名称和年份会造成查找困难的问题，因此，实现计算机编目检索系统智能化十分重要。计算机编目的最大作用是将所有的录入档案数据罗列出来，方便人们查找，但是有时候庞大的数据量会让人们无从下手，使用起来非常的不便，甚至档案资料管理工作人员不能够及时地查找出需要的档案资料，这就给政府工作造成了负面影响。当前的计算机编目检索使用方式是需要输入查找资料的具体名称或者关键词。如果工作人员在输入过程中输入错误或者输入的题目与想要查询的题目有所出入就会影响查询结果。有时候档案资料管理工作人员需要查询的档案资料内容多，但是在查询过程中却不能顺利获得想要的工作内容，就会影响工作效率。由此，未来的计算机编目检索系统研究需要向着更加细化和智能化的方向发展，给政府档案资料管理工作提供更加便捷的工作方式，提高工作人员的工作效率，保证档案资料管理工作的妥善完成。

计算机编目检索系统智能化要求将检索方式变得更为灵活，使档案资料管理工作者可以通过输入关键字、相似内容和相关词语就可以获得具体的档案资料。这种检索方式被称之为联想检索，联想检索可以根据政府档案资料管理工作者想要查询的关联词语或者是关联的时间点，来对系统内部的各项档案资料进行分析和筛选，最终为工作人员提供准确的档案资料。

3.2 规范语言和自然语言的连接检索

当前的计算机编目检索系统中，多数是由规范性语言作为检索语言，这种规范性的语言表达准确，可以精准地定位检索目标，但是规范性语言的应用也给人们检索工作带来了不便。这种不便在于规范性语言无法形成词语与关联词句之间的顺利转换，在检索过程中会错失想要检索到的资料。政府档案资料虽然大部分具备规范性语言的特点，但是由于档案资料数目庞大，很多档案资料存在细微的差别，如果使用规范性语言检索的方式，会浪费档案资料管理工作人员的大量时间。与规范性语言相比，自然语言囊括范围更加广泛，这种语言在计算机编目检索中的使用可以提高检索效率，例如：在政府档案资料中检索“互联网+”工作报告，如果工作人员没有具体的报告文件名称，就可以简单输入互联网三个字，而不用将报告全称输入进去。

要想提升政府档案资料管理检索效率，就要改进计算机编目检索的使用语言，将规范语言和自然语言进行链接，将计算机编目检索范围扩大，使政府档案资料管理工作人员可以利用自然语言轻松获得档案资料检索项目。

4 结 语

随着时代的发展，档案管理电子化已成为必然趋势，现阶段我国的政府档案资料电子化管理系统还有待完善，尤其是计算机编目检索系统，政府技术人员应该加强对计算机编目检索系统的开发和研究，促进政府档案资料管理工作的顺利进行。

主要参考文献

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