管理体系文件编制及运行过程中的问题分析

赵 耀 李仕钦 陈光亮 郑翔京 郑海芳 田 翠 刘 霜 罗小娇 张维娜 张 强

（四川省泸州市农作物种子质量检测中心，泸州646000）

管理体系文件编制及运行过程中的问题分析

赵 耀 李仕钦 陈光亮 郑翔京 郑海芳 田 翠 刘 霜 罗小娇 张维娜 张 强

（四川省泸州市农作物种子质量检测中心，泸州646000）

种子检验机构按照农业部《农作物种子质量检验机构考核管理办法》和《农作物种子质量检验机构考核准则》编制质量管理体系文件。笔者结合自己的工作实际，对基层种子检验机构在管理体系文件编制及运行过程中容易出现的问题进行了分析，并提出了解决方案。

种子检验机构；管理体系；运行过程；问题；分析

根据《农作物种子质量检验机构考核管理办法》（2008年农业部令第12号）规定，对外开展农作物种子检验服务，出具有证明作用的检验数据和结果的农作物种子质量检验机构，应当经省级以上人民政府农业行政主管部门考核合格。种子检验机构质量管理体系由过去按照《实验室资质认定评审准则》（国认实函[2006]141号）规定编制，转变为按照农业部《农作物种子质量检验机构考核管理办法》和《农作物种子质量检验机构考核准则》（以下简称准则）规定编制。泸州市农作物种子质量检测中心完成了机构质量管理体系的转版工作，于2012年12月顺利通过了四川省农业厅考评专家组的文件审查和现场评审，取得了种子检验机构资质，其管理体系已有效运行了近5年。笔者结合自己的工作实际，对基层种子检验机构在管理体系文件编制及运行过程中容易出现的问题进行了分析，并提出了解决方案。

1 机构法人证书与资质申请书中行政负责人不一致

《准则》4.1.2中规定，机构应是独立的专职机构，有法人资格证明，非独立法人的检验机构应经法人授权，能独立开展种子检验机构工作并承担相应的法律责任；4.2.3中规定，机构管理层应设定行政负责人，并有任命文件。种子检验机构为农业局公益一类事业单位，其法人为机构行政负责人即种子质量检测中心主任。根据干部任用（管理）办法，中层干部任职一定年限会交流轮岗，种子质量检测中心主任人员就会发生变化，可能会导致资质申请书中法人和现任的行政负责人不是同一人的情况。基层种子检验机构在申请第1次资质认可或者复评审时，应注意本机构是否存在该问题，要杜绝机构法人证书与资质申请书中行政负责人不一致问题的发生。

2 组织机构框图过于复杂

《准则》4.2.1规定，机构应构建与其从事种子检验工作相适应的组织结构，规模较大或者检验项目较多的鼓励采用职能型结构，规模较小或者检验项目较少的可以采用直线型结构。有组织机构框图明示组织管理结构，适用时还包括其在母体组织中的地位，以及质量管理、技术运作和支持服务之间的关系。作为基层种子检验机构，人员较少，申请从事的种子检验项目只有常规的几项，比如扦样、水分、净度、发芽、品种纯度、生活力、重量等，在编制组织机构框图时，应使用直线型结构，简洁明了。

3 缺少岗位职能分工表

《准则》5.1.3规定，机构应编制各岗位人员的任职资格和岗位职责的工作描述。种子检验机构应该制定出机构技术人员和管理人员的岗位职责，细化到每一个岗位，每一个人。岗位职责包括承担的主要职责、所需专业知识和经验等要求。比如室内检验员，主要从事室内种子检验，应该具有种子学、植物学、植物分类学等相关知识背景，熟悉种子检验员考核大纲和农作物种子检验规程等相关标准[1]。

4 缺少人员短期和长期教育培训计划

《准则》5.1.6规定，机构应按照《农作物种子检验员考核管理办法》对农作物种子检验员进行业务培训。应评价教育培训计划活动的有效性，与检验机构当前和预期的目标相适应。人员作为核心要素之一，应结合岗位特点和需求，对技术人员和管理人员制定出短期和长期教育培训计划[2]，有的放矢提高人员理论和业务技能。并对人员的短期和长期教育培训计划活动的有效性进行客观、公正的评价，以利于检验机构更加有效地开展工作。

5 缺少年度工作考评记录

《准则》5.1.7规定，机构应保存所有人员的教育培训、资格考核、工作经历和年度工作考评等档案，并及时更新。种子检验机构作为农业局公益一类事业单位，每年由市农业局统一组织对职工进行考评，每个职工的年度考核记录保存在市农业局人事科教科。种子质量检测中心应该把每位职工每年的年度考核记录复印归入人员档案。

6 缺少供应商和服务的符合性检查记录

《准则》5.4.2规定，机构应确保所购买影响检验质量的供应品、试剂和消耗材料经检查或者证实符合有关规定要求后，方可投入使用。应保存符合性检查活动的记录。检验机构所涉及的供应商主要是提供发芽纸、发芽盒以及电子天平、烘箱、发芽箱等设备的供应商，涉及的服务主要是为1/100、1/1000、1/10000电子天平，恒温干燥箱等设备进行校准的计量测试单位。机构要对供应商每一次供货进行符合性评价（包括对供应商的资质证明和对供应货物的质量满足实验要求的证明），并做好记录；定期对每一次服务进行符合性评价（如每年对提供检定、校准服务的计量测试单位的资质证明，以及检定、校准证书的确认），并做好记录。所有对供应商和服务的评价记录，应形成资料归档。

7 缺少样品接收登记台账

《准则》6.3.1规定，机构应有用于检验样品接收、入库、流转、检验、保存、处置的程序，确保检验样品的完整性。检验机构在接受样品时，除了让委托方填写一个样品登记表外，应制定一个样品接受登记台账。这个台账应包括样品编号、样品名称、送样单位、送样人、检测项目、检验类别、收样日期、要求完成日期、实际完成日期、收样人等信息。制定了样品登记台账，丰富了样品相关信息，更能确保检验样品的完整性。

8 缺少内部质量监控计划

《准则》7.3.3规定，机构应有质量控制程序以监控检验结果的有效性。检验机构应该制定出内部质量监控计划，监控方法可以采用：（1）使用多人进行比对试验；（2）对保留样品或者备份样品进行再检验；（3）利用相同或者不同方法进行重复检验；（4）使用仪器设备进行比对试验；（5）定期使用标准物质开展内部质量控制。

9 原始记录中信息内容不全

《准则》7.9.3规定，对于技术记录，应包含足够的信息，详细记录检验条件以保证检验在接近原有条件的情况下能够复现，并有记录人员和校核人员的签字。检验机构在设计原始记录表格时，除了要填写原始数据、检验标准、检验方法、环境条件外，还应该填写使用的仪器设备信息，包括仪器设备名称、型号等内容。原始记录表格上充足的信息，才能满足检验的再现性和溯源要求。

基层种子检验机构按照《农作物种子质量检验机构考核管理办法》和《农作物种子质量检验机构考核准则》，结合自己机构人员编制、环境条件、试验场所、仪器设备等实际情况，编制出一套客观、可行、有效的管理质量体系，才能让机构更好地运行。

[1] 农业部全国农作物种子质量监督检验测试中心．农作物种子检验员考核学习读本[M]．北京：中国工商出版社，2006：52-53

[2] 苏秀，朱建忠，张运华，等．基层种子检验机构考核存在的问题与对策[J]．中国种业，2010（2）：48-50

2017-04-24）