加强综合档案馆优质档案资源建设的若干思考

在综合档案馆的公共服务能力中，服务档案利用者的能力是重要的内容之一。档案部门能够为利用者提供怎样的服务，与档案馆拥有多少优质档案资源是息息相关的。笔者以为，馆（室）藏档案中具有以下特点的档案，可以列入优质档案资源的范围，如，能够为档案利用者还原历史面貌和活动过程，利用频率较高、相对比较稀缺、具有较高保存价值，以及能实现快速检索的档案资料。近年来，加强优质档案资源建设已经成为综合档案馆重点推进的工作之一。具体讲，可以从以下几方面着手。

1 加强优质档案资源的收集工作

优质档案资源的收集工作要从指导各进馆单位制定文件材料归档范围入手，特别要指导各进馆单位制定好业务类文件材料归档范围，有效把控文件材料的完整性、原始性和有效性。要确保普通的“共性”文件纳入归档范围，也要将反映各单位基本职能的“个性”文件收集归档。在工作中，需要树立“片纸只字，宝之无佚”的观念，并充分体现“以人为本”理念，把涉及“人”的材料尽可能收集起来。比如，目前相当多单位，不仅把单位正式员工名册予以永久保存，而且注意收集和保存临时工名册及其工资单、高温补贴清单、劳保费发放清单、特殊岗位津贴等，这种做法是行之有效的。当然，在加强档案收集工作的同时，还要开展期满档案鉴定销毁工作，做到档案鉴定工作常态化，以保证档案的“含金量”。

2 调整完善档案馆接收范围

近年来，根据国家档案局9号令的要求，各级国家综合档案馆调整了档案接收单位范围和接收档案门类。从调整后的新接收范围看，接收单位主要为相关二级单位，接收的档案门类主要是这些二级单位形成的业务档案。这些业务档案大都为优质民生档案，接收这部分档案是加强档案优质资源建设的重要内容。实践中，三级单位数量较多，可以按典型性原则选择部分单位的重要档案予以接收。对于部分业务档案数量大、接收档案实体有困难的单位，可以先接收电子档案，特别是接收优质电子档案。

接收工作需要注意以下事项：一是解决好与新进馆单位的业务衔接问题，包括明确档案接收门类、接收时间、接收档案的技术要求等；二是对相关人员进行培训，因为二、三级单位的档案管理人员参加档案业务培训的机会较少，随着二、三级单位被列为进馆单位，这些单位的档案管理人员的业务技能必须通过培训得以加强；三是对新进馆单位进行档案工作年度考核，并纳入“双随机”抽查范围，以进一步提高其档案管理规范化程度；四是增强档案接收的计划性，可以对二、三级单位档案管理状况进行调查摸底，全面掌握这些单位档案数量、门类、利用频率、保管条件、数字化程度等信息，确定档案进馆批次和接收的载体形式。

3 切实加大优质档案资源开发力度

当前，优质档案资源开发可以从以下层面推进：一是加大对优质档案资源的宣传力度。比如，可以编制《民生档案目录指南》，向社会各方宣传馆藏优质档案资源。二是加大优质档案资源的公布开放力度，档案部门除做好常规档案借阅利用以外，可以举办档案展览、开放档案珍藏室、利用期刊定期公布档案。三是编辑出版相关书籍介绍馆藏优质档案，扩大优质档案资源的影响力。

4 大力推进优质档案资源数字化工作

档案数字化建设是新时期档案工作的重要内容，对于提高档案检全率、检准率、提升档案服务效率，具有重要的保障作用。对馆（室）藏档案资源进行数字化，应遵循“优先、有效、安全”原则。优先原则是指优先对优质档案资源进行数字化，如一时无法实施数字化，可先对条目进行电子化处理；有效原则指要对优质档案数字化成果进行有效运用，为此必须确保数字化成果的质量，尤其要确保条目规范化录入；安全原则是指既要保证优质档案数字化成果的安全，也要保证档案实体的安全。