抓好建设项目档案监督指导工作的几点思考

■赵新宇杨位楠

抓好建设项目档案监督指导工作的几点思考

■赵新宇杨位楠

建设项目档案工作是建设项目基础管理和工程质量管理的重要内容。自2006年国家档案局、国家发改委联合印发《重大建设项目档案验收办法》以来，云南省各级档案行政管理部门紧紧围绕全省改革发展新常态，全力推进建设项目档案工作持续发展，先后制定印发了《云南省重点建设项目档案管理登记办法》、《云南省重点建设项目档案验收实施办法》、《关于水利水电工程移民档案管理办法相关文件的通知》、《关于做好地震灾后恢复重建项目档案验收工作的通知》、《关于做好滇中引水工程建设项目档案工作的通知》等文件制度，主动深入项目建设现场，积极服务重点建设项目工作大局，为全省经济社会发展做出了档案行政管理部门应有的贡献，开创了建设项目档案工作前所未有的新局面。

肯定成绩的同时，在近年来开展建设项目档案监督、指导工作过程中，也发现了存在的一些问题。现结合笔者自身的工作实践，就如何抓好建设项目档案监督指导工作进行探讨。

一、建设项目档案监督指导工作中存在的问题

1.对建设项目档案工作的重要性认识不足

项目档案是项目建设和管理工作的真实记录，为项目建设、运行维护和管理提供重要依据，同时也为各类监管验收、稽察审计等提供不可或缺的凭证。部分建设单位没有充分认识到项目档案的重要性，没有将项目档案工作纳入到项目建设工作程序，过程中缺乏必要的监督、管理，导致项目档案完整性差、缺项漏项，严重影响查阅利用效果。

2.重视程度低

少数建设单位和参建单位对项目档案工作不够重视，工作网络体系不健全，没有专门的部门和人员负责。项目档案工作人员多为兼职，专业素质跟不上且流动性较大，严重阻碍了项目工程文件材料的形成、积累、整理和归档工作的有效开展，项目档案质量得不到保证。

3.重验收轻管理

《云南省档案条例》、《重大建设项目档案验收办法》、《云南省重点建设项目档案验收实施办法》等法律法规中明确规定，“未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。多数建设单位对此规定认识理解不全面，只注重档案专项验收，认为项目档案满足验收要求，顺利通过验收即可，对项目档案信息化、后期安全管护等缺乏重视。

4.发展不均衡，行业和地区差距较大

综合全省目前的建设项目档案工作情况看，水电、新能源（风电、光伏发电）、交通等行业相对较好，煤炭、化工、冶金等行业相对较弱；经济发展较好的昆明、曲靖、玉溪、楚雄、大理等州市工作水平较高，经济欠发达的州市水平相对较低。

二、抓好建设项目档案监督指导工作的建议

1.深化部门协作，形成工作合力

各级档案行政管理部门应主动向党委、政府汇报建设项目档案工作，积极与发改、工信等项目审批部门沟通协调，探索建立建设项目档案工作领导小组和部门联席会议等联动机制，从源头上推进工作。每年重大（重点）建设项目名单形成后，立即制发加强重大（重点）建设项目档案工作的文件，重点对项目档案登记、指导和验收工作进行统一部署，提出明确要求。定期或不定期对建设项目档案工作情况进行通报，联合有关部门适时开展联合监督、检查。

区分行业（系统）制定分行业（系统）建设项目档案管理有关标准和业务规范。分行业（系统）确定业务监督指导人员。与行业（系统）主管部门密切配合，采取联合开会、培训、检查等多种方式，齐抓共管，形成合力，共同做好建设项目档案工作。

2.强化业务指导，注重过程管控

深入项目建设地点，主动上门指导服务，把监管寓于服务之中，在服务中提高监管水平。借鉴昆明新机场建设项目、牛栏江——滇池补水工程等项目档案“以建设单位为管理核心，以纳入合同管理为依据，以监理控制为重要手段”的先进管理经验，积极协助建设单位建立切合实际的项目档案工作管理体制，建立健全规章制度和业务规范，建立项目档案工作网络体系，把项目档案工作纳入项目法人制、招标投标制、工程合同制、工程监理制管理，纳入项目建设管理计划和工作程序，纳入项目领导责任制和岗位责任制，做到项目档案工作与项目建设同部署、同实施、同检查、同验收。

指导建设单位按照《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》（DA/T28-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）的规定，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督管理，进行档案工作交底，加强现场过程检查指导，把项目档案和档案工作纳入阶段验收，严格把好项目档案移交和工程结算关口。实施事先介入、事中控制、事后验收把关的全过程控制，确保项目档案的完整、准确、系统和安全。

3.坚持以点带面，加强宣传引导

充分发挥现有的生产性企业，交通、电讯、基建企业，商贸、流通企业，银行、保险企业，勘测、设计企业5个企业档案工作协助组作用，为项目单位搭建沟通信息、交流情况的业务平台。根据协作组内相近行业（系统）和建设项目的项目档案管理需求，树立项目档案工作标杆，培育先进典型，以点带面、相互促进、共同提高，推动建设项目档案工作的有效开展。

积极利用《云南档案》杂志、云南档案网、微信公众号等报刊、网络、移动终端，大力宣传建设项目档案工作在全省经济社会发展中的重要作用，提升建设项目档案认知度，营造推进工作的良好氛围。

4.紧扣业务培训，提高工作技能

依托云南省档案学会举办的档案基础知识培训班、重点建设项目档案管理培训班和有关行业（系统）主管部门举办的档案工作培训班，对建设单位和参建单位有关人员开展针对性的培训。着重讲解建设项目档案法律法规、标准规范、管理措施、验收要求、工作方法等内容，重点解答实际工作问题，提高有关人员的项目档案专业知识和技能水平。

5.加强监督检查，克服薄弱环节

全省各级档案行政管理部门要按照统一领导、分级管理的原则，加强对本地区建设项目档案工作的监督、指导，做好过程跟踪服务，切实做到所属区域和项目类型全覆盖，不留死角。同时，将项目档案工作监督、检查纳入档案执法检查范围，尤其要针对档案工作薄弱的项目和项目档案工作的薄弱环节开展检查，督促有关单位落实档案法律法规，对存在问题及时整改完善。对在项目建设过程中造成档案损毁的单位及人员，要依法严肃追责。

6.严格验收把关，提高监管水平

建立包括行业工程技术专家在内的全省建设项目档案验收专家库。严格按照《重大建设项目档案验收办法》、《云南省重点建设项目档案验收实施办法》要求，规范验收程序，合理配置专家资源，重点查验建设项目档案工作的领导重视情况，制度建设、过程管控措施落实情况，档案部门发挥作用、人员水平情况和项目档案的完整准确系统安全情况。保证查验重点突出，全面覆盖。对查验过程中发现的问题要提出明确整改意见，要求项目建设单位限期整改，并进行复查，严格把好项目档案专项验收关，以验收促进工作。

[1]云南省档案局，云南省发展和改革委员会，云南省工业和信息化委员会.关于印发云南省重点建设项目档案验收实施办法的通知[Z]. 2010—06—02.

[2]云南省档案局，云南省滇中引水工程建设管理领导小组办公室.关于做好滇中引水工程建设项目档案工作的通知[Z].2016—08—26.

[3]邓秀梅，黄忠夏.成都地铁项目档案管控实践[J].中国档案，2016，（10）:56.

作者单位：云南省档案局