菏泽市120急救指挥中心电子档案的安全管理

文·邢国亮

菏泽市120急救指挥中心电子档案的安全管理

文·邢国亮

120急救指挥中心，作为卫生和计划生育委员会对群众的直接窗口，承担着各地突发大型公共事件、重大灾害伤亡事故和日常医疗急救的调度指挥工作。菏泽市120急救指挥中心负责全市120车辆的应急指挥调度，信息管理系统、调度系统等的开发应用使得电子文件逐步代替纸质文件进行存档，急救指挥中心各种电子文件的归档及安全管理问题成了档案管理人员面临的一大挑战，建立起科学有效的电子档案安全管理机制势在必行。

一、急救指挥中心电子文件的归档

急救指挥中心需要归档的电子文件主要有以下几个方面。

中心工作人员信息：中心调度员及办公室管理人员的身份信息、角色权限、联系电话、工作职能、工资状况、学历及专业等信息需要统计备案并归档，以备将来人事关系调动，晋级晋升及评先评优时个人信息的查询复核。

财务信息：中心自成立之日起对各医院急救站收取的网络运营费明细，设备采购、系统维护、日常办公用品、网络运营、活动经费支出、工资发放的财务支出明细，都需要及时备案归档，以便制作年终财务报名号和明年财务计划。

设备信息：中心所有电脑、LED显示屏、电视机、打印机、投影仪等电子设备的购置时间及详细参数均要记录在案，归档保存；调度系统软件、回访系统软件、急救分站系统等软件的开发、维护费用及实现功能不仅以纸质形式存档，也要进行电子存档；中心各个服务器的采购合同、服务合同等电子文件的归档保存。

调度工作：接警中产生的电话录音，事件详情、事件复核及各项统计信息需要以电子文件形式归档保存至少两年；警察或者保险公司人员来调取报警信息时，要做好相关信息登记、归档。

二、急救指挥中心电子档案存在的安全问题

档案工作规范化的重要原则：指挥中心档案管理是为了实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。目前菏泽市120急救指挥中心在电子档案管理方面主要存在以下几个方面的安全问题。

（一）成立时间晚，基础设施不健全

菏泽市120急救指挥中心成立于2012年，到目前为止不过四年多的时间，建设初期大家对电子档案的安全管理重视程度不够，人员少，目前共36人，仅分为调度科和综合科两个科室，缺乏专门人员负责电子档案的管理，所以很多调度及日常工作中的一些电子文件无法及时收集存档，造成了部分有价值档案的流失，而且现存的一些电子档案存在安全隐患。

（二）相关人员档案管理安全意识淡薄

目前中心已经比较注重纸质档案的安全与管理，但是对于电子档案的安全管理却是了解很少，认为一些电子档案文件在电脑上保存着就不会丢失，没有采取任何安全管理的措施。如果电脑感染病毒或者硬件损坏，这些有价值的电子档案有可能被彻底丢失或者恢复起来成本、难度比较大。

（三）缺乏科学的档案安全管理机制

虽然中心信息化程度不断提高，受部分因素制约，电子档案的收集不够及时，很多有价值的电子文件不能得到有效存档，电子档案管理分散，得不到很好的利用，尤其是缺乏相应的档案安全管理机制，各项规章制度不健全或得不到实施。

（四）电子文件的过度共享

电子文件相比纸质文档，它可以不受时间、空间的约束随意阅读，这种网络共享方式给我们的日常工作带来了极大的便利，但有些保密性或有价值电子文件的共享对电子档案管理带来泄密和安全隐患。如果不加以限制，局域网内的所有人都可访问共享的电子文件，从而通过一个终端发给若干个网络终端，极有可能致使一些电子档案泄密，被不法分子利用，给单位造成不必要的损失。

三、急救指挥中心电子档案安全管理的措施

菏泽市120急救指挥中心在市卫计委领导的高度重视和指导下，严格电子档案安全管理，采取一系列切实有效的措施，保障电子档案的安全。120指挥中心对电子档案信息管理的安全需求主要有数据机密性、有效性、完整性、可用性、不可否认性及数据的访问可控制性，针对这些需求制定了一些安全管理的措施。

（一）具体人员监管，责任到人

电子档案的安全管理需要具备一定计算机知识的信息化人才，菏泽市120急救指挥中心高度重视调度及办公信息化，新增两名计算机相关专业硕士研究生，负责调度系统的维护及电子档案文件的安全管理，分工明确，责任到人，确保电子档案保管相关的软硬件设施正常运行。另外，档案管理人员定期学习一些电子档案安全管理方面的知识和技能，进一步提高电子档案管理的能力。

（二）增大投入，完善相关电子设备及软件

电子档案载体易受外部环境影响（温度和湿度），中心在机房配备有普通空调和专业空调，保证机房恒温、恒湿，延长机房电子设备的使用寿命；为保障急救调度工作的正常运行和电子档案信息的及时保存，中心加大投入，采用双机热备份，确保一台服务器或者交换机等电子设备故障时，另一台设备能够及时接管，从而为调度工作信息化和电子档案的安全管理增加双重保险。同时，机房还购置了UPS电源，以防市电出现故障时，UPS电源能够维持调度工作的运行。另外，采用防火墙技术，防止黑客或病毒入侵，对系统造成损害。

（三）加强信息安全管理，做好档案管理保密工作

1.健全和完善电子档案相关的信息安全制度

电子档案的安全管理涉及到电子文件的收集、整理、编目、保管、查询、利用等各个环节，因此建立一套安全可靠、切实可行的规章制度，是电子档案安全管理的基础和前提。加强监管，强化执行力度。中心高度重视信息安全保密工作，对档案管理人员严格要求，全面提高自身素质和安全管理意识，监督各项管理制度落实到实处。

2.真实性保护

身份认证和存取控制相结合。身份认证就是对用户身份进行确认，它是电子档案安全管理中最重要的一道防线。理论上只有中心员工才能登录调度系统，查看相关调度信息，并且赋予不同的岗位不同的访问权限，只有信息工程师具有超级管理员身份，才有调度系统后台相关信息的修改权限，普通调度员只具有调度系统相关信息的查询及录入权限，确保整个调度信息系统的完整性和安全性。

3.三方联动，做好身份核实和记录

公安局、交警队以及保险公司相关人员出于工作需要来中心调取相关事件报警信息或者录音的时候，必须出具盖有单位印章的证明，并将相关身份证明原件或复印件留存，做好记录，杜绝120调度中产生相关信息泄露给个人，对单位造成不必要的损失。

（四）做好电子文件的定期备份

虽然中心机房对各个软硬件设施都进行了备份，中心调度系统仍然存在一定风险，为了保证数据不丢失及故障及时恢复，中心定期对机房数据库及各个服务器数据信息进行备份，为电子档案信息的安全提供最后一道保障。

四、急救指挥中心电子档案安全管理的改进措施与展望

尽管菏泽市120急救中心已经采取了很多措施保障电子档案信息的安全管理，电子档案信息仍然存在较大泄密及损失风险。因此，需要进一步创新完善电子档案信息安全管理机制，提高防御风险能力，重点在以下几个方面。

（一）创新完善电子档案安全管理机制

中心应当克服自身局限性，创新完善档案管理制度，增加电子文件归档及电子档案安全管理的内容，增加电子档案安全应急预案，建立一整套科学、合理、严密的保管、保密和利用制度[1]。一是建立电子信息及时归档制度，推行电子档案和纸质档案双套归档制，并且电子文件存档时要进行安全性检查和评估。二是建立严格的保管、保密及安全利用制度，调度过程中产生的电子文件信息应处于只读状态，不允许修改，确保电子档案信息的原始性和真实性。定期检查电子档案信息所在环境的安全性，相关人员需要查看电子档案信息时，必须做好身份验证和实时登记[2]。

（二）强化电子档案人员管理意识，完善责任制

菏泽市120急救指挥中心电子档案的安全管理主要由信息工程师负责，这种局限性体现在信息工程师虽有计算机操作处理能力，但缺乏一定的电子档案管理经验及安全管理意识。因此，中心要加强档案管理人员的专业知识培训及安全知识的教育，全面提升档案管理人员的综合素质。另外，将电子档案安全管理的责任明确到科室，具体到个人[3]。

（三）电子档案载体保护及数据恢复

电子档案信息的保存载体是计算机及硬盘等设备，传输载体是网络，加强电子档案载体的安全及稳定尤其重要。强化对防火、防盗等报警监控系统的维护，实现对档案机房设备全方位的监控；档案管理人员定期检查机房电子设备周围温度、湿度等环境状况，做好日常温、湿度记录；及时排查各种电路接口的连接性；加强防火墙的防御功能，及时更新升级系统，阻止各种病毒的入侵，保障网络环境安全[4]。同时，增强电子文件的可恢复性，在保存电子文件的同时，保存与之相关的软件及应用系统以及日志文件。恢复时，使之按原来的面目进行显示，设立还原点，提供足够的系统恢复与重建程序，保证在系统崩溃时能够及时恢复出原始的电子档案文件。

（四）电子档案异地备份

为预防突发事件或者自然灾害对电子档案带来毁灭性破坏，多点异地备份已成电子档案安全管理的新举措。利用移动存储技术进行离线备份，选用档案级光盘、移动硬盘作为载体，将120急救指挥中心调度过程中产生的相关电子文件及时备份存储至外地。随着信息化技术及档案管理能力的不断提高，利用网络技术建立异地容灾备份系统，实现系统远程实时异地备份，提高电子档案安全等级和抵御风险能力[5]。

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[1]马蓬华. 创新档案安全管理模式[J]. 兰台世界，2014（S4）.

[2]杜鹃. 浅谈电子档案的安全管理[J]. 黑龙江档案，2014（01）.

[3]王国英. 档案信息化管理中电子档案的安全管理[J]. 建筑安全，2009（10）.

[4]宋美霞. 论电子时代档案管理的安全问题[J]. 档案天地，2015（01）.

[5]贾国锋. 电子档案异质异地备份实践与思考[J]. 兰台世界，2016（15）.

（作者单位：菏泽市120急救指挥中心）