高校档案数字化问题与对策

文·张庆美

基层工作

高校档案数字化问题与对策

文·张庆美

一、高校档案数字化的意义

高校档案是高校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校档案是高等教育事业发展的历史记录，承载着各种科技文化成果，凝聚着历代师生们的精神信念，有重要的行政参考作用、凭证作用、科研作用以及教育作用。面对全社会网络信息技术的快速发展，人们的信息需求急速上涨，高校档案工作者必须充分认识到档案数字化建设的紧迫性，认清档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展新要求，也是促进档案馆得以进一步发展的重要举措之一。

（一）高校档案数字化可以便于检索利用

随着高校的扩招以及学科的不断发展，高校档案数量正在呈现指数增长的趋势，这给高校档案管理工作带来了极大的压力与困难。要想在诸多目录中快速到所需信息，利用计算机信息技术输入关键词检索已成为常用方法，传统的手工式目录检索方法已显落后。通过将传统载体档案及相应档案目录信息数字化，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，可以提高档案信息的检索速度和准确性，提升高校档案信息的服务质量和水平。数字化档案不仅可以方便查找，同时还可以提供电子版档案内容的利用，扩大档案的传播范围，提高档案的利用效果。

（二）高校档案数字化可以实现资源共享

将传统的以纸质为载体的档案转化为以光盘、磁盘、硬盘及网络空间为载体的数字格式档案，使得高校档案呈现形式上多样化，最大限度地满足档案查阅者，特别是年轻查阅群体的查阅习惯和查阅要求。一份数字化加工后的“孤本”档案，可以通过计算机网络查询利用平台，同时提供给所有需要它的人共享，“孤本”不再是限制；数字化后的档案信息资源通过鉴定，分类、分期逐步公开充实到档案馆网站，这样所有利用者就可以随时上网利用档案信息资源，可以突破时空的限制，不在局限于规定时间在档案馆才能查找有用信息资源，从而提供档案信息资源的共享率，使异地调阅利用成为可能，扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案，免去了利用者过去异地查档的奔波之苦。

（三）高校档案数字化可以优化档案管理

数字化的档案信息资源通过专用管理软件进行计算机管理，可以提高档案信息资源的查快率和查准率，提高档案馆的管理效率和现代化水平。将具有唯一性和不可替代性的原始档案以数字格式进行保存，可以减少原始档案的损坏或遗失，确保档案的安全。同时形成的档案信息资源数据库可以反复利用，查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二、高校档案数字化过程中面临的问题

（一）高校档案数字化制度规范有待完善

档案数字化涉及信息的采集、整理、存储、检索、传播等全过程，必须重视数字化标准规范以及对电子档案管理制度的制定。高校档案部门要注意与高校其他系统的互联和兼容，避免高校内部教学科研部门和行政管理机构日常工作中形成的档案信息存储格式各异，兼容性差，给档案的后期处理和传输造成困难。在档案数字化过程中，凡国家出台标准规范的，首先执行国家标准规范，若国家没有标准规范，执行地方档案部门档案数字化规范标准。只有执行统一的标准和规范，才能实现各机构之间档案信息资源内容的互操作与交换、长期管理与使用，才能提高资源库的制作质量与用户服务效果，最大程度上实现资源共享，避免重复建设，浪费人力物力财力。同时，还必须制定并遵守严格的安全保密制度，提高高校档案管理人员的安全防范技能和安全保密意识，避免档案原件的污染、破损、断裂甚至失窃等无法挽回的损失，确保数字化加工中档案原件和档案信息的安全。必须建立严格的档案监控机制，引入切实有效的网络安全技术手段对“病毒”和 “黑客”等行为进行预防和监控，确保高校档案数字信息的安全可靠。

（二）对高校档案数字化工作重视不够

数字档案馆是20世纪90年代中期提出的概念，时值今日，高校中完全实现数字档案馆功能的不多，部分高校中那些利用率较高的档案也没有全部完成数字化。究其原因，一方面是由于档案数字化一项复杂的工程，需要分期分批推进，另一方面与高校领导对档案数字化工作重视不够，投入档案数字化的经费不足有关。档案信息资源数字化工作的开展要具备具有良好性能的软、硬件基础设施，主要包括网络环境建设、硬件设施建设、软件设施建设，这些都需要大量的资金投入。只有配备了高速运行、简单方便、安全性高的软硬件设施，才能档案数字化工作的顺利开展，更好的整合开发和管理利用档案信息资源。

（三）对现行电子文件的归档管理重视不够

档案信息资源建设包含馆藏档案数字化和现行电子文件的归档管理两个方面的内容，即存量档案的数字化和增量档案的数字化。随着计算机技术、网络技术、多媒体技术的普遍应用，高校内部各机构都产生大量的电子文件，现实中并没有对这些电子文件实行从收集、管理到利用的全程管理，这样会导致数字过程中出现重复劳动现象。

三、高校档案数字化的应对策略

（一）提高对高校档案数字化工作的重视

高校档案信息资源数字化工作的发展程度源于高校领导和档案工作者对数字化建设工作认识程度的深浅。一方面，只有当高校领导充分认识到档案信息资源数字化的必要性，意识到档案数字化可以便于检索和利用，可以更好的整合资源，提高档案管理水平，才能在人力物力财力方面给与大力支持。另一方面，在档案信息资源数字化工作这一个庞大的系统工程中，实践在高校档案工作一线的工作者只有发自真心的认可数字化，理解数字化的积极意义，才能勇于面对数字化进程中的困难和挑战，积极分析新形势，解决新问题，推动高校档案信息资源数字化建设更快更好地发展。

（二）加强档案管理人员信息技术培训

推进高校档案信息资源数字化工作的进程不仅要解决相关设备的问题，还有考虑人员配备的问题。无论多么先进的设备和管理模式，离开了高素质的实践者都将失去价值。高校档案信息资源数字化建设需要大量既有丰富的档案管理经验，又掌握以计算机网络多媒体为代表的现代信息技术的复合型专业人才。这就要求高校现有档案工作者要与时俱进，跟上时代的潮流，自觉主动地学习掌握更多的计算机、数据库和网络信息资源管理等知识，促进自身档案管理的观念、知识和技能更新。只有这样，才能更好地参与到档案数字化的建设中，为档案数字化建设出谋划策。除了档案工作者加强自学外，单位也应该为专兼职档案工作人员提供业务培训及外出交流学习的机会。

（三）加强现行增量电子文件的归档管理

要正确理解档案信息资源数字化的含义。档案信息资源数字化不仅是对纸质档案进行扫描转化为数字形式，还包括对日常产生的电子文件（载体）进行及时转换归档。为避免陷入无休无止、数量越来越惊人的扫描转换漩涡之中，节约人力、财力成本，应在网络环境下，建立电子文件管理系统，建立起档案馆与各业务管理信息系统的链接，实现文档一体化管理，以保证电子文件的真实性、准确性，可利用性。

档案信息数字化处理是高校档案信息化与网络化建设的一项最重要工作，其建设与开发利用的情况直接影响到档案工作的发展前景。因此，档案管理者必须主动把握高校档案数字化发展的态势，转变传统管理方式，顺应人们的工作方式和生活方式，提高档案工作的社会影响力，加快推进档案数化进程。

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[1]陈敏. 对高校档案数字化建设的思考[J]. 中国管理信息化， 2015， 18（24）: 206-207.

[2]蔡丽萍. 高校档案数字化建设实践与思考[J]. 档案管理， 2011 （2）: 81-83.

[3]海涛， 宋文凤. 高校档案数字化建设中存在的问题与对策[J]. 现代交际: 下半月， 2013 （11）: 60-61.

[4]李金云. 浅谈高校档案的数字化建设[J]. 科技情报开发与经济， 2011 （35）: 97-98.

[5]陈淑香.新时期高校档案信息数字化建设面临的问题及对策[J] 山西档案，2016（1）：128－130

（作者单位：山东大学档案馆）