一起干部保健档案丢失案的查处及启示

文·胡大启 张立君

一起干部保健档案丢失案的查处及启示

文·胡大启 张立君

2015年5月，山东省档案局得知淄博市档案馆从文化市场收购一批干部保健档案105袋，经初步检查，确认为济南某医院形成的档案。省档案局领导立即指示法规和经济科技业务处进行立案调查，法规经科处接到任务后，马上研究案件，制定查处方案，分步实施，把握重点，及时妥善地查处了此案并从中得到一些启示。

一、查处步骤

第一步，组织执法人员到该医院进行常规执法检查。对该单位档案管理，特别是干部保健档案管理进行摸底调查，查看档案管理的实际情况，搜集有关线索。初步证实了该医院干部保健档案管理存在一定漏洞。

第二步，调取物证。到淄博市档案馆对涉案档案拍照留存证据，并提取部分档案带回济南，直接与该医院相关领导和部门负责人见面，开门见山说明情况，告知对方发现遗失干部保健档案，请对方当场查看拍摄的照片和提取的部分档案，要求对方做出解释。对方在看到档案实物后，看到档案所记载的内容、医生签字和单位公章后，承认档案为本医院所形成，但对如何流入社会没有说明。

第三步，查实档案流失的途径和责任人。按照档案提供的线索，顺藤摸瓜，找有关责任部门和责任人，分别做好调查笔录和检查记录，提取有关书证、物证、证人证言、视频证据等，确定了档案为保健档案室由于过失而丢失。

第四步，法规经科处将调查完结的情况和依法处理的初步意见按程序向省档案局党组进行汇报。在得到局党组同意给予行政处罚的批示后，依法向对方当事人送达了《行政处罚听证告知书》《行政处罚决定书》和《责令整改通知书》。对方当事人对处罚决定表示认可，及时缴纳了罚款，按要求对丢失档案进行了回购，并对本单位档案管理存在的问题认真进行了整改落实。

二、办案重点

回顾案件过程，为查清事实，获取证据，以便合法处理，关键有几个办案重点要注意和把握。

一是落实案件的客体。即本案所涉及的105袋干部保健档案的归属关系，是否属于依法监管的档案，是否具有保存价值及其所有权归属。通过查看档案目录、内容、形成日期等信息，调查问讯有关单位，最后定性为该部分档案为仍有保存价值，属于需要保管的档案。

二是确认档案违法的责任者。通过查看有关材料，赴涉案单位调查取证，确定了档案违法的责任者。

三是查清档案流失途径。通过走访调查证人、当事人，得知档案是从医院档案室流失到社会上，再辗转流失到淄博文化交易市场，最后由淄博市档案馆购得。

四是对本案的违法行为进行定性。档案的流失主要有以下几种情况：偷盗；买卖；不负责任，当作废文件材料处理掉；意外遗失等。在本案中，涉案单位开始说是被盗，在我们要查看报案记录或准备到当地派出所查看有关出警记录时，涉案单位又改口说是搬家过程中，因为混乱导致档案流失。通过档案执法人员仔细走访、调查取证，在无其它有力佐证的情况下，排除了买卖和当废品处理的情况，最后按一般丢失定性。

五是合理使用自由裁量权。在确定处罚额度的时候，我们充分考虑了违法责任人的主观意思表示，是故意还是过失；违法所侵害的客体的社会危害程度；侵害对象即档案数量、价值、涉密等因素；涉案单位的态度和采取的补救措施。综合考虑后，决定处以6万元罚款。

六是严格遵守执法程序。我们在查处该案过程中，严格按执法程序开展工作，从案件登记、立案审批、调查取证中的出示执法证件、调查笔录中的问询人和被问询人的签署到行政处罚前的权利告知、处罚文书的送达、期间的精准把握等等，丝毫不能大意。

由于准备工作细致具体、筹划得当，案件查处程序合法、事实充分、证据确凿，适用法律法规正确，处罚的自由裁量把握适当以及与涉案单位沟通及时到位，所以该案处理顺利，得到了涉案单位的理解。

三、几点启示

该案虽然是众多档案违法案件中的一例，但该案暴露的问题具有一定代表性，许多单位也在不同程度上存在，亟待研究解决，从此案的查处中可以得到以下几点启示。

（一）目前社会档案法治意识依旧比较淡薄

有的单位档案管理存在较大漏洞。有的单位对依法治档不重视，档案领导分工责任体制形同虚设，档案机构人员素质不能适应工作需要，对档案工作的日常监管指导、制度的落实不到位。档案工作处于割裂状态，档案安全隐患严重。需要进一步提高社会对档案工作的重视，增强档案工作人员的事业心、责任感，激发档案工作人员的工作热情，强化责任担当，深入钻研档案业务，积极履行档案工作职责。

（二）档案执法人员要提升自身业务素质，提高办案技能

依法治国、规范执法的新常态、新要求，社会法律维权意识的普遍提高，给我们档案执法提出了更高的要求。档案执法人员自身对法律不熟悉、不理解，对档案业务知识做不到胸有成竹，对案件查处不知道如何入手，不知道如何发现问题、调查问题，对当事人的质疑、提问不知道如何应对，执法就会心虚、没底气。因此，熟悉法律，研究法律，掌握档案业务知识，提高法律实践技能水平，是摆在档案执法人员面前的一道紧迫课题。

（三）要树立档案执法自信、档案话语权自信、档案工作主导权自信

在许多档案人眼里，档案法是弱法，档案部门是弱势部门，档案工作是弱势工作。长期的弱势思想惯性，形成了不愿执法、畏难执法等不好现象。这又导致了恶性循环，档案法真的成了弱法，许多人不知道档案法，不遵守档案法；档案部门真的成了弱势部门，档案部门的意见在有时候得不到重视，档案部门的档案统一管理权被被分割；档案工作成了弱势工作，在许多单位档案工作得不到重视。要让档案工作得到应有的重视，必须树立自信。通过执法实践发现，要敢于亮剑，被查单位就会重视档案工作，重视档案部门依法做出的决定，能够及时按要求整改落实。

总之，档案部门要加大执法力度，做到有案必查、有责必究。通过查处违法案件，起到打击一个、震慑一片的效果，从而从根本上提高社会对档案工作的重视，提高档案工作的社会话语权，提高档案部门在国家档案事业中的主导权，使档案事业做到统一管理、科学发展。

（作者单位：山东建筑大学/山东省档案局）