浅谈普法档案的分类管理和应用

文·潘洪慧 潘爱国

浅谈普法档案的分类管理和应用

文·潘洪慧 潘爱国

普法档案是各级法制宣传教育部门开展法制宣传教育工作的原始记载，是历史地、全面地反映本地区、本部门普法工作的重要依据。科学管理普法档案，将档案管理同普法工作结合起来，充分发挥普法档案的作用，为本地区、本部门开展法制宣传教育提供快捷、准确、优质的服务，对做好普法工作具有重要意义。

一、科学分类整理，完善普法档案管理

全国“七五”普法规划对普法档案工作提出了明确要求，并将普法档案工作作为今后普法验收的一项重要内容。因此建立“科学分类，层级清晰、管理规范、特点鲜明”的普法工作档案体系，对夯实“七五”普法基础工作具有重要意义。

（一）综合类。在全面反映组织领导和基础保障工作的前提下，重点包括：纲要、规划、决议、汇报、领导组织、研究部署、计划、总结、综合评价、队伍建设、考评体系及督促检查、工作调研、经费保障等情况。

（二）法制宣传教育类。在全面反映法制宣传教育工作的前提下，要重点包括： 宪法和重点法律法规的宣传；重点对象（领导干部、公务员、青少年、企事业经营管理人员、农牧民）学法用法情况； “12·4”全国法制宣传日等节日、纪念日宣传工作；民主测评与日常监督；法制宣传教育阵地建设资料。

（三）依法治理类。在全面反映依法治理工作的前提下，要重点包括：“法律七进”；法治创建活动；镇街道、系统、行业制度建设；公正司法；依法行政；法治建设。

（四）监督检查及工作绩效类。在全面反映监督检查及工作绩效的前提下，重点包括：人大、纪检、监察、审计等监督或检查工作；依法治理工作取得的成效、学法用法取得的效果；普法依法治理工作获得的各级荣誉和奖励。

（五）音像资料类。 法制宣传、法律法规等图书资料；法制宣传图片、照片资料；法制宣传音像制品资料；其它与音像有关的资料。

二、创新方式方法，加强普法档案收集

档案资料的搜集是最基础的一项工作，是档案管理部门与外界各方面发生联系的重要环节之一，是档案业务工作的起点。档案收集工作质量的高低，会直接影响到档案业务工作的其它环节的工作质量。这对于普法档案的搜集工作同样适应。

（一）根据不同部门特点收集档案资料。“七五”普法规划明确要求“谁执法谁普法”。由于各部门有各自的业务性质特点，使得各部门的普法档案工作也有各自部门的特殊性，如法律部门档案具有形成手段和方法特殊，证据性强等特点，农业部门普法档案具有种类繁多，内容复杂等特点，财税部门普法档案具有反复性、连续性、阶段性突出等特点。因此，不同业务部门的普法档案人员，要真正了解和熟悉本部门、本系统业务工作特点和本业务对档案工作的需要。这就要求普法档案工作者必须直接参与的本部门普法活动中去，熟悉业务、锻炼自己，在了解情况的同时可以对其形成的各类文件材料在转化为档案之前，边办理、边收集、边提供利用、边归档，保证各自业务工作的最新利用需要，从而使普法档案人员全面、客观、直接的了解部门中心工作的全过程，以及其中形成文件材料的来龙去脉，保证所收集材料的齐全完整和组卷的科学合理。

（二）对照“七五”普法规划标准收集档案。普法档案管理部门及其工作人员要督促各普法单位要按照“六有”要求，把“总体规划、年度计划、年度总结以及五年工作总结，成立或调整工作领导小组文件，专门会议记录和干部职工学法情况记录，普法对象名单和考试成绩记载，授课讲稿和普法宣传资料，反映普法工作活动的文字、图片及影音资料等”逐项搜集整理，力求以全面详实的档案内容反映自“七五”普法开展以来取得的突出成效，宣传各类学法用法好典型、好经验。

（三）加大执法力度督促档案收集。档案管理部门要针对各部门各行业普法档案工作各个阶段的部署重点，有计划地组织执法检查和专项督查，行使监督指导职能，确保普法档案各项既定工作任务的顺利实施。要深入推进依法行政和依法治档步伐，认真贯彻《档案法》及其实施办法，进一步健全档案执法监督制约机制，规范档案行政处罚行为，提升档案行政管理部门依法行政的公信力和执行力。通过督查，及时督促各部门、单位要按照“七五”普法要求，高度重视普法依法治理档案资料的收集整理工作，做到“定时间、定人员、定职责”，落实专人负责，对照标准，逐项进行收集，凡是资料不完整的，要及时进行补充，确保五年普法档案资料的齐全、规范。

三、开发档案服务，强化普法档案运用

普法档案的性质决定了它是一项服务性的工作。因此，普法档案工作只有同当前的普法工作结合起来，变“死档案”为“活档案”，杜绝只藏不用，才能发挥普法档案的作用，才会得到各普法单位的重视。

（一）做好历次普法档案梳理工作。对历次普法工作档案进行梳理，及时总结、归纳、汇集和分析各种普法工作数据，从中发现问题，找出规律，全程为普法做好服务。通过对使用单位的调查、借阅内容的统计、使用方法的分析、编研实用性的排列等，对开发利用工作中使用过的档案实体有一个全面的了解，从中发现使用频率很高、查阅单位众多、利用人次频繁、涉及范围广泛的档案材料，从而为当前的普法工作提供历史依据，不断满足新的一轮普法工作的实用需求。

（二）做好历次普法工作总结。在对过去历次普法档案进行梳理的基础上，要注意总结提取最具各部门业务特色的典型普法实例，总结历次普法工作中出现的创新思路、创新方法，总结普法档案的收集和整理规律等等，有条件的可以编纂典型经验小册子，加以分析和论证，及时予以推广， 促进“谁执法谁普法”工作的落实。这项工作做好了，有例可查，一索即得，使许多普法疑难问题迎刃而解，有利于提高社会效益和经济效益，避免造成大量的重复劳动和浪费；有利于地方党委政府全面、系统的了解当地的普法进程，为领导和决策机关认识地情，把握地情，从当地实际出发，吸取历史上的成败得失的经验教训，推进依法行政、建设法治社会进行科学决策提供依据。

（三）做好普法成果展示。档案部门要依托档案馆的建设，将档案法治文化建设与“七五”普法有机结合起来，以点带面，充分利用档案馆馆藏、爱国主义教育基地、档案馆政府信息公开查阅中心、档案网站、报纸刊物等媒介，搭建档案普法文化传播平台，根据普法工作的要求，针对群众关注的社会热点、难点问题，将前六次普法工作取得的成就展示出来，创造种类多样的普法档案文化产品。

（作者单位：青岛市黄岛区档案局）