浅析机关档案室数码照片归档难问题

文·韩冉

浅析机关档案室数码照片归档难问题

文·韩冉

随着科学技术的发展和信息技术的支持，数码相机、智能手机越来越多的应用于人们的生产、生活、工作当中。基于便携带、易传输、容量大的优势，数码照片渐渐取代了传统照片，人们不再热衷于冲洗照片，黑白或彩色的底片也成了“老黄历”。随着数码照片的广泛应用，其如何管理及归档问题越来越受到关注。笔者根据滨城区档案馆及辖区各单位档案室实际情况，对机关档案室在数码照片管理方面存在的问题及解决措施进行了简要分析，并对优化归档措施进行了研究，以期尽快改善基层档案室数码照片管理不到位的现状。

一、当前基层机关档案室数码照片归档工作中存在的问题

（一）数码照片的收集归档和管理制度缺乏完善性

现阶段，部分机关单位在对档案资料进行收集和整理的过程中一般较为关注纸质档案，纸质档案的归档率和规范化程度相对较高，但对数码照片档案的管理不够重视，且缺乏相应的管理制度。尽管国家档案局近几年出台了《数码照片归档与管理规范》，但很多基层机关没有根据《规范》制定出符合自身实际的相关制度，或有的单位虽制定了制度，但长效性不强，保障措施不够，从而给数码照片收集整理带来一定难度，出现门类缺失、照片档案不全、归档整理不到位等现象，对档案资源整合、集中统一管理产生了不良影响。

（二）照片档案的收集渠道不够通畅

一是机关单位的数码照片一般由拍摄人员管理，而拍摄人在人事关系上往往不属于档案部门，对档案的认识不够明确，甚至部分工作人员根本意识不到数码照片也是一类档案资源，往往在工作结束之后，就对数码照片束之高阁，不闻不问，能向档案部门移交的是凤毛麟角。

二是拍摄活动随机性较强。有的属于职务行为，比如宣传科室为了作内外宣传活动而拍摄；有的属于个人行为，出于个人的工作习惯，用手机等设备记录个人或他人的工作活动。由此产生的数码照片拍摄主体不同，来源相对分散，收集工作比较困难。

（三）机关单位档案员对数码照片归档不重视

在基层机关单位，档案员一般都是身兼数职、半路出家，对档案业务知识一知半解。主要表现在，一是部分档案员片面认为管理档案的就是管理文书档案，没有把数码照片档案纳入归档范畴。二是数码照片的来源相对宽泛，档案员不愿意多方寻求收集渠道，认为向拍摄者收集照片就是“求人”，产生畏难心理。三是档案员业务知识不足，仅满足于整理好传统档案，对于数码照片这种新生档案门类的归档程序及规范不能主动系统地学习。

二、解决基层机关档案室数码照片归档难问题的对策

（一）完善数码照片归档管理制度

一是制定收集制度，实施前端控制。数码照片具有无底片、有设备即可观看的特性，同时由于数码照片从生成到归档跨越了好多部门，收集难度大，为此应当建立相应的收集制度，在领导的协调下，理顺档案室与各数码照片档案生成科室的关系，同时各单位要指定专人负责数码照片的收集，及时摸清数码照片产生的情况，强化各有关部门和人员的档案收集意识。

二是制定和规范数码照片的整理制度。按照国家档案局《数码照片归档与管理规范》的要求，在档案管理部门的指导下，建立本单位数码照片档案的分类方案，明确照片档案的整理原则、归档范围、期限界定、照片排列、档号设置、归档时间等问题，使得整理工作有章可循。

三是完善数码照片的鉴定及保护制度。数码照片一般形成量较大，对于没有归档价值或重复的照片应予以鉴定剔除，同一场景或同一主题的照片收集二到三张即可。加强对数码照片档案的保护，可根据单位实际情况实行“双套制”，在归档数码照片的同时，冲洗五寸纸质照片进行传统照片档案归档。数码照片应及时刻制光盘，一式三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。

（二）拓宽收集渠道，多方宣传数码照片归档的重要性

一是机关档案员要“抹开面子”“放下架子”，主动向数码照片生成科室或个人进行收集，并指导摄影者对所拍摄照片进行分类、编号，撰写文字说明，尽可能达到收集齐全、规范完整的标准，为数码照片归档把好前端控制关。

二是建立数码照片资源收集网络。各科室要明确专人负责该项工作，如果本科室参与重大活动或重要会议，就由该科室档案员负责照片档案的收集，人员需相对固定，并在机关档案室备案。

三是加强对科室兼职档案员基础档案知识培训，明确其在数码照片归档工作中所承担的责任，使其充分认识数码照片资源的重要性，主动在工作活动结束后，及时收集数码照片并移交档案室进行归档，形成常态机制。为防止时间过长，照片六要素难记易忘，一般建议在活动结束3至5天内进行移交。

（三）强化档案员岗位职责，提升数码照片档案管理水平

一是单位要充分利用集体学习或探讨交流的机会对机关档案员进行相关业务知识培训，并将数码照片资源的归档管理纳入到日常管理工作中，使档案员养成良好的管理习惯，促进档案管理工作的全面优化开展。

二是机关档案员应该全面了解和分析本单位所组织的各类型公务活动或领导动态等，定期对活动产生的有价值的数码照片资源进行系统整理，并及时归档，避免档案资源遗失问题的出现。

三是申请重大活动提前介入。凡是单位有重大活动、重要会议或有重要领导、著名人物参加的公务活动，档案室应申请提前介入跟进，以确保在数码照片生成源头有效收集。如果工作有冲突，也可安排相关科室兼职档案员进行跟进拍摄，在活动结束后交由档案室归档整理。

数码照片的收集归档是一项长期性工作，需要机关档案员和所有科室兼职档案员持之以恒的努力，才能保证数码照片档案收集齐全，整理规范，使得这类珍贵的档案资源得以长久留存，充分发挥其在记忆工程中的留史存凭价值。

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[1]谢春霞. 浅谈机关档案室数码照片档案归档难问题[J].云南档案， 2015（12）:32-33.

[2]何涓. 数码照片档案的管理与研究[J]. 办公室业务，2015（16）:75-76.

[3]廖思兰. 数码照片档案的归档与管理[J]. 城建档案，2017（1）:36-37.

（作者单位：滨州市滨城区档案局）