“互联网+”在高校档案工作中的应用研究

文·徐洁

“互联网+”在高校档案工作中的应用研究

文·徐洁

档案工作是学校行政管理工作中一个非常重要的组成部分，它既包括了高校师生的人才档案工作，又包括了记录学校相关活动、事件等重要信息的事务档案工作，是一项涉及范围广、着力点细、跨越时间长、心思要求缜密的工作。随着整个时代信息化发展步伐的加快，我们已然处于“互联网+”时代，而这个时代不可置疑地给高校的档案工作带来了富有改革意义的新鲜景象。

一、“互联网+”在档案工作中的应用价值

（一）提高档案管理工作的经济性

在传统的档案工作中，仅仅是数据的采集与录入，就要耗费不少的时间，加之全部是人力操作，期间也更加容易产生工作疲惫感。但是在“互联网+”时代中，信息的采集与输入都通过计算机来实现，一方面可以减少人力的投入使用成本，另一方面也可以避免人力操作可能出现的失误、无序、紊乱等问题。与此同时，当档案的形式从书面转向数字时（即由纸质档案转向电子档案），不论是在纸张的使用与印刷，还是在档案的存储与安置上，都节约了不少的成本与空间。由此可见，将数字信息技术应用到高校的档案工作后，其整体的管理经济性有所提高。

（二）提高档案使用工作的多元性

在传统的档案工作中，由于每一份档案都是以纸质书面的形式存放在档案室里，即使是严格按照一定的排列顺序来存放，但因整个高校所涉及的档案非常多，查找调阅不便，所以一般都是利用者在有特定需要不得不用到档案时才会查找，比如教师要查阅学生的历史档案，学校管理人员要查找学校发展的历史档案等，这就导致档案被查阅和使用的频率比较低，原因单一。但是在“互联网+”时代中，由于档案的调取变得极为方便，因此，一方面对于管理者来讲，档案的补充更新变得简单便捷，使档案的门类更加多样、内容更为丰富；另一方面，对于使用者来讲，档案的调取查阅变得方便直接，使利用者更愿意使用对于评判或了解某一件事情、某一个人的价值更大、凭据性更强的档案，这无疑是提高了档案使用工作的多元性。

（三）提高档案对接工作的紧密性

档案的形成、管理、存储都是长期性的，特别是对于建校时间悠久，人员数量多的高校来讲，其档案中不乏一些时代比较久远的文件资料。但高校的人员却不是固定不变的，这意味着档案工作会有一个交接更替的过程，比如档案室的人员调迁、新增等，就会对档案工作进行交接。在传统的档案工作中，由于都是纸质档案，且存放位置固定，因此当档案数量越多时，人员在交接管理时就越容易出现纰漏。但是在“互联网+”时代里，档案的管理与存储等都更加有序和科学，且可以通过计算机来操作，因此，只要重视加强人才的培养，那么相互之间的交接就会简便易行。另外，如果档案需要外借，也可以通过数字信息的轨迹跟踪流程，以避免档案的丢失或损坏。因此，将数字信息技术运用到高校的档案工作后，其对接工作的紧密性会得到加强。

二、“互联网+”时代下档案工作的开展策略

（一）更新管理观念，创新工作思路

在“互联网+”时代下开展档案工作，高校的档案管理人员首先要更新管理意识，创新工作思路。比如，过去当有新生来学校报道时，学校除了接收新生从毕业学校递交过来的档案外，还会以手动填写的方式为新生创建档案或者补充更新档案，但是现在，则可以将新生的信息输入到计算机中，以建立电子档案的方式来存储，这就是工作方式、作业工具的一种变革。又比如，具有保密性的档案，像人事档案、文书档案、事务档案等，它们在管理、外借、查阅时应当区分对待，有针对性地管理，因此，在“互联网+”时代下，高校所创建的电子档案管理系统、管理章程方法等，在满足档案管理基本要求的前提下，也应当遵循数字信息管理的相关规则，比如创建用户名、设置登陆密码、设置管理员、针对档案使用需求或者人员的身份进行不同的权限设置等。相对于传统的高校档案工作来讲，这些思路与方法都是具有变革性、创新性的，需要高校从上至下地去推动思维的更新。

（二）打通互联渠道，推进数字进程

在“互联网+”时代下的高校档案工作，应当是一个数字资源整合的过程。因此，高校应当重视打通互联渠道，推进数字进程。比如，新生从毕业学校来大学报道时，其人事档案也随之发生变动，在“互联网+”时代下，学校之间、各地教育部门、教育机构之间应当是协同作业的，在互联网这个平台上，让每一个学生的档案都可以随着学生的学习成长轨迹得到融合与更新，也就是说每一个学校的档案工作并不是完全封闭的，而是有一个共享的区域。除此以外，档案工作还应当考虑到被管理者的个体差异性，在创建、生成、补充、更新、修改、优化等过程中，各种档案数据信息的处理都不能“一刀切”，特别是在档案需要被外调、外借、查阅时，其开放程度、查阅方式等，都应当具有针对性，因此，档案工作是一个不断推进数字化进程的过程，而不是停滞和封闭的过程。

（三）推行便民服务，共享有效信息

档案是一种记录人物或事件发展轨迹与进程的重要工具，除了记录外，被查阅与使用也是一项非常重要的功能。由于在“互联网+”时代下，档案的管理工作变得更加方便快捷，因此，高校也可以考虑适当地、适时地推行便民服务，让信息得到有效的共享。比如，记录学校某一件事情、某一项活动或者是学校从创建到发展至今整个过程的一些档案资料，学校可以将其存放在学校的图书馆信息系统上，让师生随时浏览，增加对学校的了解。尤其是当学生要开展某个项目的调研时，如果能够方便快捷地查阅到相关的档案资料。除此以外，高校也应当搭建一个用人单位与学生个人相互沟通的平台，让用人单位可以通过查阅学生的档案了解学生在校期间的表现，从而更加全面、客观、公正地去评价学生，增加学生的就业机会。对此，可以借鉴的国家档案局已经开通的“国家开放档案信息资源共享利用系统”，这实际上就是档案信息的有效共享。

（四）加强网络维护，构建安全环境

在“互联网+”时代中，由于信息多是在开放的互联网空间下流动，因此，必须高度重视互联网的安全性问题。高校应当着重加强网络维护，构建安全网络环境。尤其是对于有着高度保密性的档案来讲，高校更应当避免出现信息泄露的问题。笔者认为，除了配置相关的硬件、软件、技术，保证档案信息在日常能够有序、安全地得到妥善地管理与定期地维护以外，还应对档案使用者的进行权限设置。比如，将档案使用者的身份证信息与其本人进行有效匹配，在查询、借阅、征用档案时，需要进行实名登记，过程监督、轨迹记录等。总之，高校应当在内部的网络管理机制、计算机病毒的消除与防护、档案访问的权限与审核等方面入手去构建一个安全的档案管理环境。

（五）重视人才储备，加强人才培训

由于在“互联网+”时代下，档案的管理工作对比过去发生了较大的变化，其中涉及到不少基础的计算机知识、互联网知识等，这都需要高校加强人员培训，尤其是对于年纪比较大的档案工作者，更是要给予充分的培训，让其能够完全掌握相关的工作技能。除此以外，在“互联网+”时代下，运用数字信息来管理档案，并不是单纯地变换档案的存储形式、呈现形式，而是应当逐渐地构建一个立体、多元、互联的数字化档案系统，因此，它需要工作人员除了具备基础的软硬件知识外，在数字化构建与推进领域，也有一定的能力，需要在培训中得以加强。所以，高校除了选拔更多的专业人才外，还应当创建机会，提供舞台，让档案工作者可以接触、学习、了解到国内外高校的一些优秀先进的管理经验、管理方法等，更好地将档案工作与高校日常的教学活动、行政活动有机融合，协同配合，在壮大档案信息管理人才队伍的同时，更好地发挥与享用“互联网+”的时代红利。

“互联网+”时代下各种信息技术的进步，必然会推动包括高校档案工作在内的各种传统人力劳作型工作的变革创新。高校档案工作应当搭载时代快车，巧借数字东风，通过更新管理观念、创新工作思路，打通互联渠道，推进数字进程，推行便民服务、共享有效信息，加强网络维护、构建安全环境，重视人才储备、等多个方面去推动高校档案工作开启新的篇章，从而有效提高整个工作的质量与效率。

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[1]田忠强，陈江鸿.“互联网+”背景下的档案O2O服务模式研究[J] 北京档案，2016-01

[2]曾凡丽.浅议“互联网+”在科技档案管理中的应用[J]河南林业科技，2015-04

[3]陆瑶.电子档案的特点及在档案工作中的应用研究[J]赤子（上中旬），2015-01

[4]胡海敏.浅谈档案在互联网技术下的安全管理[J]办公室业务，2014-02

（作者单位：西北民族大学档案馆）