《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》有关档案工作的职责、任务和要求解读

随着浙江政务服务网建设的全面推进，在平台上形成了大量行政审批等电子文件，目前累计办件量已达3000多万件，亟需对其进行规范管理和归档保存。近期，浙江省政府办公厅出台《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》（以下简称《办法》），围绕深化我省“互联网+政务”建设和“最多跑一次”改革目标，对浙江政务服务网电子文件的形成办理、归档移交、保管利用、考核监督等工作提出了要求。现就《办法》中有关档案工作的职责、任务和要求解读如下。

一、适用范围、管理对象、管理原则及职责分工

《办法》第一章总则部分对制定依据、适用范围、管理对象、管理原则及职责分工进行了规定。

（一）适用范围。《办法》第二条、第二十四条将县级以上行政机关及依法授权组织、乡镇政府（街道办事处）或公共企事业单位的电子文件管理全部纳入办法规范范畴，基本涵盖了目前浙江政务服务网电子文件的主要来源。

（二）管理对象。《办法》第三条把在浙江政务服务网上直接形成的，或自建政务平台上形成办理并交换共享到浙江政务服务网的电子文件，均列为管理对象。

（三）管理原则。《办法》第四条规定了浙江政务服务网电子文件管理应当遵循的四条原则，即“统一规划、全程管理、高效服务、确保安全”。尤其是前两条原则，将电子文件管理，包括归档、移交、保管、利用等各项工作都纳入到了统筹管理的范畴，将电子文件的流转、归档和电子档案的形成、管理、移交和利用融为一体，体现了全省政务服务网电子文件管理的顶层设计和文档一体化的要求。

（四）职责分工。《办法》第五条第一款、第三款规定了各级档案行政主管部门的职责，明确了省档案局以制定规范和培训评估等方式，从前端介入电子文件管理的职能，并赋予全省各级档案部门对电子文件管理进行监督指导的职责，这有利于实现档案部门在电子文件的全过程管理中不缺位、早介入、强管控。《办法》第五条第三款规定了各级国家综合档案馆的职责，明确国家综合档案馆为电子文件统一平台的建设主体，确立了档案部门系统化、平台化接收和管理政务服务网电子文件的方法和路径，为档案部门统一建设电子文件管理系统提供了依据。《办法》第五条第二款规定了行政机关的职责，明确了行政机关是政务服务网电子文件的管理主体，其档案机构负责归档文件的保管、利用等工作。

二、电子文件全过程管理要求

（一）形成与办理。《办法》第二章主要对政务服务网的归档模块功能、电子文件形成要求及办理方式、法律效力和可靠性保障措施等方面做出规定并提供政策指导。

1.政务平台电子文件的存储格式要求。《办法》第八条要求在电子政务前端采取规范格式和技术更新等手段，确保电子文件长期可读，从源头解决今后电子文件的长久保存问题。

2.电子文件的在线办理方式和法律效力。《办法》第九条规定采用网上在线运行方式，与纸质文书具有同等法律效力。这为各行政机关全面推行电子文件的单轨运行和数字存档，以数字管理理念来归档、保存电子文件提供了政策指南。同时，我省已出台的电子印章管理办法和电子政务相关规章，也为该条文的具体实施提供了法规、政策、业务和技术等配套支撑。

（二）归档与移交。《办法》第三章主要对政务服务网电子文件的归档范围与保管期限要求、归档方式、归档存储格式、归档时间、归档文件管理及移交进馆等提出要求。

1.电子文件的归档范围与保管期限。《办法》第十一条要求各单位将政务服务网归档电子文件纳入档案管理职责和范围，按照档案行政主管部门审核确定的归档范围和保管期限进行归档和保管。同时采纳了档案部门的意见建议，对如何确定归档范围和保管期限进行了详细规定，如“浙江政务服务网电子文件一般按办理事项确定保管期限；对于凭证性电子文件，其保管期限不得低于行政管理、诉讼、审计等活动所需要的追溯年限”。

2.电子文件的归档方式和管理职责。《办法》第十二条明确政务服务网电子文件归档采取脱离原平台的物理归档方式。规定行政机关承担电子文件及时归档和导入系统管理的义务，单位档案部门承担管理职责。

3.电子文件的归档存储格式要求。《办法》第十三条对电子文件满足长期保存要求、脱离系统可读可用提出了要求，通用格式由省公共数据和电子政务工作机构会同省档案行政主管部门动态确定，保障了档案部门在确定电子文件存储格式上的发言权，档案部门可从长期保存、便于利用的角度，从前端对电子文件存储格式提出要求。

4.电子文件归档管理平台建设。《办法》第十五条确定了电子文件采用统一平台管理的原则，改变原来各单位各自为政、一个单位一个系统的情况，要求自行开发系统的单位要负责做好与统一平台的技术对接，减少了档案部门的对接工作量，档案部门仅需出台标准、开放接口即可。

（三）安全保管与共享利用。《办法》第四章主要对政务服务网电子文件的安全管理、开放鉴定、共享利用原则及渠道方式等提出要求。

1.电子档案的安全保管。《办法》第十七条对电子文件安全保管规章制度、安全防护体系、信息安全设施设备等提出了要求，明确要推进数字档案室标准化建设和档案登记备份工作。

2.电子档案的开放利用。《办法》第十八条要求行政机关认真履行信息公开主体责任，做好电子文件的信息公开、开放鉴定等工作，明确了归档电子文件开放鉴定责任主体和工作要求，为归档电子文件的共享利用扫除了障碍。

3.进馆电子档案的共享利用要求。《办法》第二十条明确了档案部门提供已进馆电子档案共享利用的职责和方式。

三、考核监督

《办法》第五章主要规定了电子文件管理工作的考核督查。第二十二条规定浙江政务服务网电子文件管理工作检查、评估和通报由各级公共数据和电子政务工作机构会同档案行政主管部门组织开展。考核结果作为安排行政机关信息化建设项目和部门预算的重要依据。这赋予档案部门行使电子文件管理检查、评估等职责，有利于层层抓好工作落实，将档案工作要求贯彻落实到电子文件管理全过程各环节中。

《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》是近年来我省探索开展电子文件管理工作的制度性成果，是规范和指导浙江政务服务网电子文件管理工作的基本准则。全省各级档案部门要做好《办法》的学习领会和贯彻落实，服务好党委政府中心工作，履行好电子文件归档管理职责。