论高校档案信息化管理平台的建设

周丽娜

南阳医学高等专科学校

论高校档案信息化管理平台的建设

周丽娜

南阳医学高等专科学校

随着现代社会不断发展，计算机技术得到越来越广泛的应用，在一定程度上改变了现代人们的思维方式。这种背景下，智能化、自动化、数字化成为现代档案管理的主要发展方向和趋势。与传统高校档案管理模式相比，信息化管理平台可有效避免人为因素对于档案管理工作的影响，提高高校档案管理效率和准确性，使其更好地为高校发展而服务。笔者从高校档案信息化管理平台入手，就其建设必要性和建设措施，阐述几点看法，以供相关单位参考。

高校档案；信息化管理平台；计算机技术

我国在《高等学校档案管理办法》中，明确指出高校需将档案工作作为学校建设工作，纳入高校整体规划中，以促进高校档案工作信息化的进一步发展。受多种因素影响，目前多数高校仍不具备统一的档案管理标准和系统的信息化发展规划，信息化管理平台建设情况参差不齐。因此，高校应积极调整自身档案管理理念，在现有档案工作基础上，进行探索和创新，结合自身档案管理实际需求，科学制定档案信息化管理平台建设方案，以发挥高校档案工作的实际效用，促进高校教育的进一步发展。

一、高校档案管理信息化平台基本内涵分析

信息化管理平台具体是指借助新一代信息技术，针对高校档案进行统一组织、协调、管理操作，以提高档案管理效率和有效性的档案管理方法。信息化管理平台以计算机技术、互联网技术为基础，联合数据通信、多媒体的技术，完成对档案数据信息的处理，从而实现信息化的档案管理。与传统档案管理模式相比，信息化管理平台在数据安全、数据储存、数据查询、以及档案信息共享等方面占据明显优势，可有效避免因人为因素导致的档案管理错误，提高档案管理效率。

二、高校加强档案信息化平台建设的实际意义分析

信息技术飞速发展背景下，高校档案管理无论是内在还是外延均发生了巨大变化，档案资源在高校发展过程中发挥着越来越重要的作用。加强高校档案信息化管理平台建设，一方面是高校档案工作发展的必然；另一方面，也是维持高校日常工作正常运作状态，促进高校进一步发展的客观要求。

（一）满足高校档案工作实际需求

高校档案产生于高校工作，也服务于高校工作，其种类涉及高校工作各个环节，具体包括党群、教学、行政、基本建设等方面。传统档案管理以人工管理为主，通过分类编号的方式进行管理，随着时间的推移，档案数量不断增加，相应提高了档案管理的难度。信息化管理平台在档案存储容量、档案信息查询和档案信息共享等方面具有明显优势，可更好的满足高校发展实际需求。

（二）提高高校档案工作效率

档案工作是高校的基础工作，多项工作均离不开档案工作的支持。但由于高校档案种类繁多、数量庞大，仅依靠人工进行管理，实际管理效率较低，无法有效发挥档案管理的实际效用。信息化管理平台中，用户可更具自身需求设定档案门类，同时可快速完成目标档案的查阅操作，可有效提高档案工作实际效率。

此外，纸质档案受材质特性影响，在存储过程中，易受环境影响而损坏，电子档案则没有这方面的顾虑，并且电子档案存储更节省空间、安全性更好。

三、高校档案信息化平台建设措施分析

（一）加强高校计算机管理系统基础建设

计算机管理系统硬件设施，是建设高校信息化管理平台的基础，就档案管理工作而言，需要具有数码相机、扫描仪、打印机等电子设备，同时还需多种信息化管理软件支持。这部分内容是信息化平台的建设基础，高校应充分利用校内已有资源，尽量控制平台建设成本，为信息化管理平台的实现奠定相应的物质基础。

（二）规范信息化管理操作

为进一步优化信息化管理平台用户的使用体验，给予用户良好的使用感受，高校档案工作相关的档案采集、分类、整理、存储、查阅等环节，均需严格遵照相应的信息化操作规范进行，确保电子档案与原始档案的对应性和真实性，以及计算机编码格式与终端机软件要求的一致性。高校应优先选择不同的信息存储单元和硬件系统模块组建信息化平台，前者有利于系统分级授权和扩展，后者可有效降低设备维护成本和系统故障概率。

（三）加强高校档案管理人员培训

高校档案管理人员作为档案工作的执行者和实践者，其业务技能和综合素质水平，直接影响着高校档案工作的实际发展。随着高校档案工作不断发展，信息化程度不断提高，对高校档案管理人员提出了更为严苛的要求。因此，高校应积极加强档案管理人员培训，提高档案工作人员整体业务技能和综合素质水平，打造高素质的专业档案管理队伍，从而促进高校档案工作进一步发展。

档案工作人员培训主要分为技能培训和素质培训两部分内容。技能培训可分为制度培训和技能培训两方面内容。制度培训主要就高校档案管理各项制度，对档案管理人员进行培训，以修正档案管理人员传统印象中的种种误解，规范档案管理人员操作。技能培训主要是指信息化管理技能培训，档案管理人员应充分了解高校信息化管理平台的构成，并熟练各项系统操作技巧，具备解决档案管理问题的能力，以满足档案工作实际需求。素质培训主要以精神学习为主，高校档案种类繁多、数量庞大，如管理人员工作不认真，易出现工作疏忽造成严重的不良后果。因此，高校相关部门应通过座谈会、讲座等形式，加强档案工作人员责任意识、管理意识培训，以提高工作人员整体素质水平。

结语

综上所述，加强高校档案信息化管理平台建设，对于促进高校档案工作发展，提高档案工作效用，具有重要意义。与传统档案管理模式相比，信息化管理平台可更好地满足高校档案工作需求，提高档案工作效率。因此，高校应积极创新自身档案工作理念，通过加强计算机系统基础建设等措施，全面推进高校信息化管理平台建设，以促进高校档案工作的进一步发展。

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