新媒体技术在档案信息管理中的应用及研究

■文/魏艳明

新媒体技术在档案信息管理中的应用及研究

■文/魏艳明

21世纪是信息化的网络时代，随着新媒体技术的逐渐普及，计算机技术在档案信息管理中的应用已经成为了发展的必然趋势。档案信息管理是一项非常复杂的工作，而且具有一定的特殊性，所以要求档案信息管理人员要不断提高自身综合水平，与时俱进，学习先进的技术与手段，跟上时代发展的步伐。计算机技术运用在企业档案信息管理中已经成为企业单位档案信息管理方面的必要保障。本文主要介绍新媒体技术对档案信息管理所产生的影响，阐述了新媒体技术在运用过程中的主要优势，针对新媒体技术在档案信息管理中的实际应用进行具体研究。

新媒体技术；档案信息管理；应用研究

引言

新媒体技术具有先天的技术优势，是网络经济与传媒产业实现对接的最佳选择。具有社会与经济双重属性的新媒体既负有传播先进文化的责任，又有盈利的需求。随着新媒体技术的发展与运用，计算机技术对人们的生产生活产生非常大的影响，新媒体技术在社会中的地位也变得越来越重要，计算机技术在各企事业单位中已经逐渐渗透到各个岗位，在一定程度上也带动了档案信息管理方式的巨大变化。档案信息管理人员在企业单位中的地位不可小觑，随着档案信息量的不断增加，给档案管理人员的工作带来巨大挑战。档案信息管理工作具有一定的复杂性，为了保证档案信息的安全性，提高管理效率，要对新媒体技术与网络技术加以合理运用，推进档案管理工作的高效开展，为社会提供更优质的档案资源服务。

1.新媒体对档案管理的影响

新媒体技术具有便捷性、互动性、及时性等特点，在信息传播方面体现出独特的优势，作为企业的信息管理人员，要及时地了解与掌握新知识，学习与新媒体有关的知识，了解新媒体的传播特性、传播手段和发展方向，在实际运用中与档案管理工作相结合，通过科学的手段来不断丰富档案管理工作的具体内容。同时需要掌握社会人文知识，提高自身的综合素质，丰富知识储备，拓宽自身的知识层面，提高从事档案管理的能力与水平。随着新媒体技术的逐渐普及与广泛应用，使人们的视野更加宽广，获取信息的渠道也变得多样化，对人们的生活和工作都会产生巨大影响。档案管理人员在工作中要严格要求自己，在新媒体环境下，培养在档案收集、运用、传播过程中的积极主动意识，在案卷设计方面要谋求高标准，树立服务理念，突破重点、难点，在查阅档案信息时尽量缩短时间，提高效率。运用科学的方法，依靠先进的技术手段，有计划地进行档案管理工作的开展。

2.新媒体技术在档案管理中的运用优势

2.1 利用电子技术，使信息查阅更加便捷

传统的人力整理方式属于比较粗放的管理方式，不但费时而且费力，管理效率也不高，对于档案内容的共享极为不利。新媒体技术的应用，可以很好地改善当前状况，有效地提升档案管理效率，通过电子技术的查阅，可以使信息的搜索与管理更加便捷，打破了传统模式的局限性，使传统的纸质档案转变为电子档案，让更多的用户可以随时随地获取自己需要的信息。

2.2 通过网络平台，提高管理效率

传统的档案管理工作效率比较低下，工作程序相对来讲比较复杂。纸质的档案在管理的过程中需要完全依赖于工作人员的操作，在检索时要逐一查找，通过新媒体技术可以使信息的录入更加便捷，管理方式也更加高效。通过多种途径来展示档案的内容，使资料变成无围栏档案，并借助网络平台可以提高使用者获取相关信息的积极性，减轻管理人员的工作任务与难度。

2.3 运用新媒体技术，加大宣传力度

在过去的档案管理工作中，主要的交流方式是档案管理部门所创办的内部刊物、资料等。其影响范围比较小，在整理的过程中容易出现纰漏，仅凭资料的介绍对所需内容的展示不够直观。当前社会，微信、微博等先进的通信方式已经在人们的生活中得到普及，在档案管理中，结合新媒体技术来开展网络宣传，通过建立微信、微博公众号，来不断扩大档案宣传的影响区域，向更多人们来宣传珍贵的档案内容，由此来提升社会影响力，从而提升新媒体的社会价值。

3.新媒体技术在档案管理中的实际应用

档案的信息化是社会科技发展的必然产物，是计算机技术结合档案信息管理为一体的新时代档案管理创新，计算机技术在档案信息管理中的运用会体现出大量优点，比较重要的档案信息在计算机技术的支持下可以被保护起来，大大降低了工作人员的工作量。关于新媒体技术在档案信息管理中的实际应用主要表现在以下几个方面。

3.1 促进信息管理向数字化转换

关于新媒体技术中计算机技术在档案信息管理中的应用，主要是基于数字技术和网络技术的基础上来实现的。可以促进档案信息的管理向数字化方向转换，更好地满足社会的发展对档案信息资源利用的需求，可以有效地提高档案信息管理的灵活性与有效性。基于新媒体技术之上促进了电子档案的形成，并且对各种信息进行分类与筛选，通过加工与整理之后，使档案管理工作更加便捷，档案的存储与传递也方便起来，降低了档案管理的复杂程序，为后续档案的使用奠定基础。

3.2 有利于档案信息的存储与检索

档案信息的管理主要是通过一些技术和手段对一些重要的档案信息进行安全管理的过程。在对档案信息的搜集与存储方面，计算机技术体现出了重要作用，相对于人力管理，计算机体现出巨大优势，无论是查找的精准度、检索速度，还是存储容量，都远远高于人力管理。在档案信息管理过程中，信息量的庞大是一个不易解决的问题，通过计算机扫描技术可以快速地录入信息，在信息输入之后，计算机可以自助处理，将有用的信息进行压缩，从而实现档案信息的存储，不但可以节约时间与空间，而且可以提高工作效率。

3.3 为档案的信息安全作出保障

档案信息对于每个人具有非常重要的意义，一旦信息泄露，会造成不必要的损失。所以档案信息管理要充分做到安全可靠，安全保障工作是管理过程中的重中之重，首先要建立起完善的安全保障制度，运用计算机技术，制作防病毒软件，对档案信息进行防毒保护，防止黑客对档案信息进行攻击。另外对于一些重要文件信息要进行双重加密处理，放置在加密计算机中，设置密码并且进行身份权限的设定，安排专业人员进行管理，充分地确保档案信息管理的安全性。

3.4 提高档案信息的管理

关于新媒体技术在档案信息管理中的应用，在一定程度上可以拓宽档案信息管理的空间，尤其是在当前社会经济与科学技术不断发展的环境下，档案信息管理将面临非常严峻的形式，通过计算机技术的有效处理，可以规范档案信息的管理环节，提高信息管理的实效性，为社会提供更加优质的服务。档案信息管理包含着非常复杂的结构，在管理方面具有一定的特殊性，所以在运用新媒体技术时要准确地掌握档案信息管理的具体内容与情况，对档案进行加强管理，推进档案信息管理工作的高效开展，确保新媒体技术的实际应用价值得到最大化发挥。

4.结束语

档案的数字化管理是随着当前信息技术的发展而生成的全新的档案管理方式，数字化的档案管理对档案的收集、整理、统计、传播等工作具有极大优势。运用新媒体技术来进行档案信息管理已经成为必然趋势。通过建立微信、微博公众号、手机APP等，来满足人们随时随地查阅信息的需求，使人们享受全新的体验。企事业单位中的档案管理运用新媒体技术，可以提高档案管理效率，对企业未来的规划具有一定的参考价值。所以我们要从全新的角度来考虑问题，加强档案管理人员知识的培训，不断学习新知识、新技能，提高服务水平，跟上新时代发展的步伐，积极制定相关的策略来处理影响档案管理的种种问题。运用新媒体技术促进企业健康稳定发展。

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（作者单位：河北省承德日报社）

G270.7

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1671-0134（2017）06-119-02

10.19483/j.cnki.11-4653/n.2017.06.041