知识工作者的注意力管理

管理学大师德鲁克(Peter Drucker,1909-2005)曾指出，21世纪最重要的机构资产是知识工作者及其工作效率[1]。与传统工人不同，知识工作者管理的关键在于自我管理[2]。近来的研究更是强调知识工作者需要以思考为生[3]和终身学习[4]；新经济时代的知识工作者的驱动力来自从事自主选择的(autonomy)、擅长的(mastery)和有意义(purpose)的工作[5]。

21世纪的知识工作者要应对各种挑战和时代变革：一、技术创新和自动化将取缔大量低端就业。不仅如此，各种律师、翻译、医生的高频重复性、不需要创造性解决问题能力的工作也会被人工智能接手。世界银行集团行长金墉在2017年世界银行集团与国际货币基金组织春季会议记者招待会上指出，未来发展中国家2/3的就业会被自动化取代[6]。因此，知识工作者需要集中注意力，深度学习，提升创新能力，在机器智能无法替代的领域有所作为。二、信息爆炸造成注意力过载。当今时代，知识工作者的认知环境与一个世纪甚至是十年之前相比，有了巨大改变。知识和信息极大丰富，而且还积极与人互动。在这种情况下，人脑有限的注意力资源就会捉襟见肘。斯坦福大学心理学研究发现，不停转换注意力会使人失去判断力，无法管理工作记忆，并快速消耗认知资源[7]。三、有鉴于此，新知识经济需要的就是深度工作，而非肤浅工作。“深度工作是在无干扰、注意力高度集中、极限使用认知能力时的工作活动”[8]。因此，注意力管理是深度工作和认知突破的必要前提。

在时间紧、干扰多的情况下，应对以上挑战绝非易事。现代知识工作者普遍存在睡眠不足、效率不高、时间不够、焦虑、挫败感和情绪管控等问题。知识工作者的注意力管理需要科学化，而决非仅靠意志力和自控力。在这样的背景下，本文借鉴管理心理学、积极心理学、表现心理学和神经科学的成果，探讨注意力的本质、原理及消耗和恢复规律，旨在厘清知识经济时代注意力管控的重点和难点，提升知识工作者的掌控感和自我效能（Self-efficacy）[9]。

一、注意力的本质

“注意力”的英文“attention”有两层意思：一是注意的状态；二是注意的能力。《MIT认知科学百科全书》在“人脑注意力”（attention in the human brain）词条下指出，注意力与认知主体的选择和控制有关[10]。 哲学家和心理学家詹姆斯（William James,1842-1910）曾说：“意识的集中和聚焦是注意力的本质”[11]。心理学家安德森（John R.Anderson)认为：“注意力是对有限认知加工资源的分配”[12]。

二战后，心理学家从信息加工的角度提出：（1）注意力是信息过滤机制，控制着哪些信息可以进入大脑的高级认知区域[13]；（2）注意力是特征捆绑机制，通过捆绑声音、颜色和形状等特征来识别客体[14]；（3）注意力是信息选择机制，直接影响主体行为[15]；（4）注意力是有限的通用心智资源，高度集中长时作业会导致自我枯竭（ego-depletion）[16]；（5）注意力是由高级目标决定的认知资源竞争机制，受到关注的信息可以争取到更多的认知资源[17]；（6）注意力是使信息进入工作记忆和意识的机制，信息的深度加工依赖于持续关注[18]。

近年来，基于个体差异的注意力理论也受到了关注：（1）当个体面临多种信息和多种行为的“多选难题”时，注意力的方向将决定个体的信息摄入和行为选择[19]；（2）注意力将个体的心理生活分成了前景与后景，对个体的意识流进行了结构优化[20]；（3）只有注意力参与了的高级信息处理才能称作个体的理智行为[21]；（4）只有注意力参与才可以避免个体的认知失调和知行不一[22]。

综上所述，知识工作者在高级目标的指引下，可以通过管理注意力来选择、控制和执行信息输入、信息加工和行为反应，但知识工作者的注意能力有限，而且也并非一直处于注意力的最佳状态。知识工作者要管理好注意力，就需要进一步掌握注意力的工作原理、机制和规律，即如何有效实现注意力的集中、持久、分配和转换。

二、注意力的四大工作机制

注意力的工作原理体现在四方面：注意力的集中、持久、转换和共享。要做到高产、高效，知识工作者需要快速集中注意力到有价值的目标；尽可能持久地保持目标关注，以实现深度工作；在达成目标之后，知识工作者还需要将注意力快速、完全地转移到下个目标；最后，对于认知消耗较低的肤浅工作，也可以进行注意力共享，即“一心多用”。四大机制的工作原理解释如下：

（一）注意力的集中

注意力圈(sphere of attention)理论指出，注意力集中到哪条信息，那条信息就能得到最有效加工，周围临近的信息也能得到一定程度的加工，而注意力圈外的信息则不被加工[23]。人类神经系统可以表征一切外部世界，只是在没有经过训练的情况下，无法有效地对各个信息源开展同步加工，大多数时候得进行序列加工。因此，知识工作者需要主动选择注意力对象，同时抑制无关信息干扰[24]。根据波斯纳的理论体系，注意力分为三个系统：警觉（alerting）、定位（ori⁃enting）和执行（executing）[25]。只有集中心智资源才能实现注意力的警觉、定位和执行。

当注意力范围内只有一个刺激源时，注意力的集中会比较容易；当存在多个源头、而注意力资源又不足以支持同步加工时，就会出现选择难题。选择意味着机会成本和损失风险，选择将注意力放在一个目标之后，其他的目标就会失去被关注的机会。知识工作者需要从多种源头中选择出最重要、最有用的信息，以最小的认知代价得到最大的信息价值，实现认知成本效益最大化。

（二）注意力的持久

注意力的持久是指注意力在同一对象上的保持时间。影响注意力持久的因素包括：（1）信息输入的速度、难度和数量；（2）生理、心理、情绪和精神状态；（3）用脑习惯；（4）工作环境。只有持久的注意力才有利于专家技能的养成。专家技能(expertise)是指专家为同行所公认的优秀工作能力，包括行业相关的海量知识、高超技艺和权威判断[26]。表现心理学认为专家技能的形成依赖于“长期刻意练习”(extended deliber⁃ate practice)[27]。其主要特征包括：（1）注意力高度集中；（2）合适的练习方法；（3）清晰的练习目标；（4）超越“舒适区”；（5）准确及时的反馈；（6）长期坚持；（7）不断完善“心理表征”[28]。

刻意练习十分消耗注意力，所以单次练习时间不能过长，尤其是初始阶段[29]，否则会造成心力枯竭[30]。长期刻意练习不是指单次持续练习的时间，而是指刻意练习长期下来的总时间。虽然单次练习时，注意力能够持久的时间有限，但是如果练习者在休息之后可以选择不断回到注意力持久工作的状态。也有研究表明，在“自目的”(autotelic)或是“心流”(flow）体验时，知识工作者能够长期持续保持注意力，还能获得快乐的巅峰体验，具体表现为：全神贯注、物我两忘，以及外部挑战与个体技能的完美匹配[31]。

（三）注意力的转换

注意力的转换可分为主动和被动转换。前者是从高级认知目标出发，主动转换注意对象，提高信息处理效率；后者是由内部分心和外部干扰造成的注意对象的被动转换。一方面，生物进化决定了人脑的注意力容易被新颖刺激的东西吸引，另一方面，快节奏现代生活产生的频繁转换注意力易导致认知倦怠（fa⁃tigue）和认知枯竭(depletion)[32]，因为转换注意力涉及到注意力的重新警觉、定位和执行，所以会造成额外的认知消耗。这种注意力转换的生物成本会使人快速疲劳，注意力快速转换对认知资源消耗的速度要比注意力持续关注一件事时快得多。

影响注意力转换成功与否的因素有四个方面：（1）先前注意力越集中，兴趣越浓厚，注意力切换就越困难，而新对象越新奇，越能满足目标需求，注意力转换就越容易；（2）清晰明确的新信号能提升大脑警觉状态，加速注意力转换；（3）神经灵活度高的知识工作者更容易实现注意力转换；（4）自控力强的知识工作者更善于主动、迅速地转换注意力。

（四）注意力的共享

注意力的共享是指把注意力同时分配到多个对象，即“一心多用”。多项任务同步处理可能导致认知负荷太大，出现“心理不应期”（the psychological re⁃fractory period,PRP）[33]，因此，“一心多用”只使用于认知消耗较低的任务，也不利于深度工作。试图同时完成两项具有挑战性的任务将导致生产率的下降，但是同时完成两项简单的、可以自动处理的任务则可行。

近年来，神经科学领域出现了更多支持“一心一意”、反对“一心多用”的证据。“一心一意”工作时可以高度激活神经元，产生更多髓磷脂（myelin）用于包覆神经元，加快神经信号的传递，并保证信号完整性。相反，“一心多用”会同时激活多个神经回路，激活不足以产生髓磷脂，没有髓磷脂的包覆效果，神经信号传递的速度和质量就会受到影响。在技能发展过程中，专家多次深度激活神经回路，神经元周围髓磷脂快速增长，确保大脑能够轻松和有效传递化学电信号[34]。

恰当利用四大工作机制，知识工作者才能有效管理注意力。总的说来，知识工作者需要“一心一意”、“物我两忘”的深度工作，同时也要做到注意力的快速有效切换，对于简单和熟悉的任务可以“一心多用”。

三、注意力资源的消耗和恢复规律

对知识工作者来说，注意力资源的有效使用和及时恢复至关重要。人脑工作遵循循环反复、生生不息的模式，节奏感很重要：预热、加速、稳态、降温、休息。不能仅凭有限意志力和自控力来管理注意力。

（一）注意力的消耗

注意力的消耗可分为必要和不必要消耗。知识工作者集中、保持、转换和共享注意力都需要必要的注意力精力。注意力耗尽之后将很难再学习新技能，这也是为什么新手刚开始学习时每天可能坚持不到1小时；即便对于老手来说，超过4小时的效果也几乎为零；2小时之后的收益会大大降低[35]。

加州大学-尔湾分校的信息学教授马克（Gloria Mark）研究发现，当人们被打断时，通常平均需要23分钟15秒的时间才能成功回到他们之前的工作，而且大多数人在返回原来的工作之前还会另外做两件无关的事情。她同时认为快速转换注意力会导致压力增加，因此，那些神经质、冲动、易受压人群往往比其他人更容易转换任务[36]。

除了必要消耗之外，知识工作者还需要控制注意力的不必要消耗。存储信息就是不必要消耗，因为跟电脑相比，人脑更擅长的是创新。解决方法是让大脑记忆功能外化，打造“外脑”[37]。同时，未完成的工作也会浪费注意力，干扰注意力深度集中[38]。针对这些问题，“效率五步法”提供了集成解决方法。五步的英文是“Capture,Clarify,Organize,Reflect,Engage（记录、厘清、组织、反思、行动）”，即（1）随时随地记录所有进入注意力的信息；（2）厘清信息意义和下一步行动；（3）组织清理；（4）思考行动；（5）采取行动[39]。

（二）注意力的恢复

注意力可持续利用的关键在于恢复。知识工作者可以将精力管理的原则运用到注意力管理。研究表明，精力与体力、脑力、情绪、意志有关，过渡消耗和使用不足都不利于精力管理，正确的方法是全情投入（Full Engagement），之后完全放松[40]。注意力恢复理论(Attention Restoration Theory)认为长时间使用注意力会导致资源枯竭，而停止用脑、适度在大自然中运动会带来注意力的快速恢复[41]。

知识工作者要平衡注意力分配。人的体力、脑力、情感力和意志力相互依存、息息相关。例如，一天内可以花四小时锻炼体力；八小时用于脑力工作：前四小时是纯脑力，后四小时则是意志力；剩余四小时是情感投入。同时，经过一晚的充分休息，体力、脑力、情感力和意志力会恢复到最佳状态；但是到一天结束的时候，体力、脑力、情感力和意志力几乎消耗殆尽，所以注意力的休息非常重要。而且，根据“无意识思考理论”(unconscious thought theory)，停止意识加工正是无意识加工和创造力迸发的必要条件[42]。

知识工作者要选择注意力风格。注意力风格主要有四种：庙宇式（与世隔绝、深度集中）、双向式（“入世”、“出世”）、节奏式（整块时间与零碎时间）和新闻式（零星时间、集中工作）[43]。其次，知识工作者要确保执行。管理学研究发现，有效执行的关键在于目标、监测、激励和总结。首先是重要而清晰的目标；然后是测量方法（事前和事中，而非事后测量）；接着是激励；最后是定期总结[44]。要实现深度创新，可以使用“工作冥想”，即在冥想时间内，注意力集中到某个具体的工作任务，发现分心时，轻轻地将注意力拖回关注点，继续深度思考。

小结

盖茨在八周时间内注意力高度集中，写出了第一代计算机操作系统代码。为了减少不必要的决策所带来的注意力消耗，乔布斯和扎克伯格都选择了每天穿雷同的衣服。神经科学领域的最新研究发现，对于中等及以上技能的人来说，在其所从事的领域，集中注意力在大脑里面思考技能的练习过程与实际经历练习过程的训练效果几乎是同样好。但是注意力必须集中到一定程度才能引发神经回路周围的包覆髓磷脂快速增长，从而提升神经信号的传递速度[45]。

由此可见，管理好了注意力，知识工作者才能深度思考、迸发创造力。知识工作者的注意能力有限，通过管理注意力可以选择和控制信息输入、信息加工和行为反应。知识工作者需要“一心一意”、“物我两忘”的深度工作，同时也要有效切换注意力，对于简单任务可以“一心多用”。跟电脑相比，人脑擅长创新，但并不擅长记忆，所以注意力的高效管理需要信息的外化和视觉化。最后，注意力可持续利用的关键在于恢复和平衡。

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