血站档案管理标准化研究

刘若凌，李凤莲

衡阳市中心血站，湖南衡阳 421001

血站档案管理标准化研究

刘若凌，李凤莲

衡阳市中心血站，湖南衡阳 421001

血站档案管理是血站规范化管理的重要内容，随着采供血法律法规的不断健全，血站档案管理在整个卫生管理中发挥着越来越重要的作用。该文在分析血站档案管理标准化意义的基础上，针对血站档案管理标准化存在的现实问题提出了具体对策，对提升血站管理科学化、规范化水平具有积极的现实意义。

血站档案；管理；标准化

血站档案是血站在日常业务开展，以及血站管理过程中所形成的各种公文、簿册、图表、人事以及科研等重要信息资源。血站档案管理标准化是血站采供血、血液保存发放、血站管理标准化的重要组成部分，也是构成血站档案标准化的一个个子系统。随着《标准化条例》的颁布实施，以及血站自身发展的现实需要，血站档案管理标准化成为推动血站档案管理科学化的一项重要载体，也是实现血站档案管理工作现代化的前提和保障。一套科学、合理的档案管理制度对于保障血站日常管理的规范化、科学化发挥着重要作用。

1 血站档案管理标准化的意义

血站档案管理标准化应包括管理标准化和工作标准化两个部分。其中，管理标准主要包括血站各类文件材料的归档范围、要求、期限，以及案卷质量标准、档案鉴定标准等。而工作标准则是血站档案部门与其业务部门以及工作人员的标准，包括档案内容要求、档案工作程序标准等。档案管理标准具有统一性和稳定性特点，总的来说，血站档案管理标准化的意义主要是以下几点。

1.1 是实现血站档案工作现代化的重要前提

血站档案工作现代化是建立在先进技术的应用、严密的人员分工和广泛机构协作的基础之上，血站档案现代化离不开业务科室的支持和配合，这就需要从制度上、技术上把分散于血站内部各科室、各部门有机联系起来，形成一个分工明确、职责清晰的有机整体，以保障血站档案从收集、整理、调阅等每一个环节顺利进行。而管理标准化正是联系血站各部门、档案工作各环节的纽带和桥梁。如果血站档案工作离开了统一的标准作为共同遵守的依据和准则，各部门提交的档案势必会杂乱无章，也不利于后期的档案整理和档案资源的信息共享。因此，档案现代化程度越高，越离不开标准化保障，此外，档案标准化的发展又会促进血站档案管理的现代化发展。

1.2 是实现血站档案科学管理的重要手段

血站档案工作的科学化管理是根据血站档案工作的特点和规律，运用信息化技术和方法，依据血站档案管理的相关制度进行管理，开展档案业务工作。因此，要求血站档案管理部门高效、档案管理方法科学合理、管理手段先进，从而建立起一套符合血站档案管理特点和规律的科学管理制度，并将其制定出相应的标准，最终实现血站档案管理工作的标准化和规范化，保障档案工作每个环节都始终按照标准的要求进行。如果离开标准化，血站档案的管理将成为无本之末，无章可循，档案工作的质量必然会大打折扣，也不利于档案自身的安全和后期的利用。

1.3 是提升血站档案工作质量效率的重要保证

从具体标准来看，血站档案的标准包括档案的制订、收集、入卷、保管以及利用等要求。科学的血站档案标准制订、颁布和实施后，具体从事与血站档案有关的工作人员便能够规范地按照各项具体的标准要求，完成档案收集、整理、装订、归档等工作，也能快速地为血站档案的利用者提供准确、高效服务。因此，血站档案标准化既能够保证血站档案工作质量，又能提高工作效率。此外，标准化还能够为血站节省一定的人力和物力。例如，血站的档案库房严格按照标准进行施工和装修，建成后的档案库房便能够很好地满足档案保管需要。反之，如果档案库房安全达不到相关标准，势必会影响档案安全，也会造成人力物力财力的浪费。

2 血站档案管理标准化的现状

随着血站各项业务工作的制度化、规范化程度越来越高，作为血站管理重要内容之一的档案管理工作的作用和地位日益受到重视，但其在标准化方面与快速发展的血站工作不相匹配，未对血站档案管理的规范与标准进行统一[1]。主要表现在以下几点。

2.1 血站档案管理内容不清

随着科技的进步、社会的发展，血站档案的内涵和外延也都发生了深刻的变化。血站档案由当初的文书、人事劳资、财务、采供血记录等文书档案逐渐发展到如今的采供血设备器械档案、献血员档案（包括个人资料记录、献血者的健康征询、体检、采血记录、血液初、复检记录、成分血分离制备记录、血液入库、保存、发放等各种记录[2]）等等，由于血站档案管理的范围、书写、质控、收集整理和归档等工作尚未有明确要求，不同的血站根据自身需要进行日常的档案管理工作，使得一些本应纳入管理的档案没有及时纳入。

2.2 血站档案管理职能不清

在一些基层血站，由于人力、物力、财力有限，档案管理部门常常设立在行政办公室的综合档案部门负责管理，由于血站发展的历史因素，以及血站行业管理的现实要求，综合档案室只保管一些文书、科技、会计和部分实物类档案，对于胶片档案以及各种业务部门管理的档案，在机构内部形成了多头管理档案的格局，档案标准尚未建立，职责不清，导致了档案管理效率的低下。

2.3 档案管理标准化水平低

我国血站的档案标准化建设起步较晚，标准化水平不高，标准制度建设不完善，无论是档案工作人员还是血站的各业务科室，对于档案的标准化意识不强，思想观念滞后。即便研制出血站档案业务应用软件，但由于标准水平低，软件功能简单，导致许多重要档案数据录入不完整，档案信息资源的共享程度不高。数据库建设缺少全文数据库和多媒体数据库，档案管理存在盲目性。

2.4 缺少统一的协调机构

目前，受制于血站管理体制和运行机制的现实制约，我国尚未建立一个统一的组织机构来规划和协调血站档案的统一、标准化建设。血站档案管理呈现的多是条块分割、自成体系局面，站与站之间、中心站与中心站之间、区域与区域之间的血站档案信息资源共享尚未完全建立。

3 血站档案管理标准化的对策

血站档案管理是血站提供良好服务的一面“窗口”，随着我国医疗事业的发展，以及血站数量和规模的不断增加，加强血站档案管理的规范化、标准化建设意义重大，是血站档案适应时代发展和社会进步的现实需要，也是提高血站档案信息开发和医疗服务水平的必然选择。

3.1 建立统一的血站档案管理体系

国家档案局、国家卫生计生委以及国家标准化管理委员会应从顶层做好血站档案管理的标准化建设，收集档案法律、法规以及医疗行业的档案管理标准，运用ISO9000《质量管理体系》认证的管理模式，根据血站的规模、级别的差异性，制定出具体的管理程序和办法，编写血站档案标准化管理细则。例如，制订标准的血站档案管理名词术语；设置血站档案的代号代码标准，便于血站档案的整理编目，实现血站档案的信息资源共享；制定合理的分类方案[3]；制订血站档案著录标准，建立统一的血站档案检索体系，实行血站档案著录的统一和规范；血站档案的收集、整理以及鉴定标准；血站档案的统计、提供利用标准等等，明确血站档案提供利用的范围、密集、阅览以及职责范围等等。

3.2 建立完善的血站档案管理流程

根据血站档案的管理特点，建立符合血站档案管理规律的程序规范，实现血站档案工作的规范化、标准化，实现血站档案保管价值利用的最大化、检索利用的便捷化以及案卷归档的完整性。例如，血站档案的立卷归档应坚持以本级机构形成的档案文件为主，要把握档案文件立卷归档的时效性，要保证血站现行文件任务的完成，否则不能立卷或归档，防止给档案管理造成混乱。要明确立卷归档的重点，注意区分相似的血站档案文件。档案归档时要分清主次，把住装卷宗的入口关，既要防止不应归档的档案资料混入，也要注意防止应归档的档案资料的散失，要保证血站档案立卷归档之后所形成的档案的完整。

3.3 以标准为主导，抓好血站档案源头管理

档案的源头是各种文件和资料，长期档案管理工作的实践表明，即便是这种文件和各种资料与具体的血站档案管理工作方式方法内容等有着很大差异，并且具有一定的独立性，但文件和资料作为血站档案的源头，档案只是其归宿，因此，两者又构成了文档工作流程紧密相关的工作环节，存在密切联系。这就需要血站档案工作人员结合文档的工作特点，把标准、流程、程序和细则作为工作的一条主线，坚持“以我为主”的立卷归档原则，大力推进血站文档工作的标准化、规范化，强化程序意识和标准化意识，努力从源头做好档案的标准化，严把文件资料处理的入口关。

3.4 提升血站档案管理人员标准执行力

血站要加强具体从事档案管理人员的业务培训，使其具备血站档案管理标准化的水平和能力，了解和掌握血站档案管理的标准化要求和专业技术，经常深入到血站各个部门了解一线业务部门的主要业务活动，帮助各业务部门满足统一的档案立卷要求，使血站的各个业务部门在日常工作中所形成的具有保存价值的文件资料能够及时得以立卷，并定期向血站的档案部门归档。归档时，档案管理人员要保持档案的横向和纵向联系，通过区别档案保存价值，做好血站档案的分类、立卷。在血站档案的借阅、归还等方面也要严格按照标准的流程和要求进行，防止因乱借、乱发导致档案的分散和流失。此外，血站管理人员要加强对具体从事档案管理人员的考核，以考核来促使其熟练掌握档案的规范和标准要求，提升血站档案标准的执行力。

4 结语

近年来，为强化档案标准化建设和管理，国家标准化委员会以及国家质量监督检验检疫总局陆续发布了一系列档案管理方面的国家标准，使得任何1份档案的交接以及档案完成都有较为明确的归档国家标准管理模式，例如《档案分类标引规则》（GB/T15418-2009）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）等多个档案方面的国家标准。广大血站管理部门应在此基础上，结合血站档案特点，积极做好档案资料的收集、分类、管理的标准化，切实发挥血站档案在服务社会、提升医疗机构形象和社会发展进步方面的重要作用。

[1]赵晓红.关于血站档案管理质量贯标的探讨[J].临床医药文献杂志，2016（18）：3715-3716.

[2]常群英.对血站档案管理规范化建设的思考[J].档案，2016（7）:61-62.

[3]付海忠，崔悦，解京泉，等.血站文书档案的标准化管理探讨[J]办公室业务，2014（10）：214-215.

R197.1

A

1672-5654（2017）08（b）-0197-02

2017-05-16）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.23.197

刘若凌（1984-），女，湖南衡阳人，硕士，中级政工，主要从事档案管理研究工作。