浅谈电子文件管理系统的评价标准

张思文

浅谈电子文件管理系统的评价标准

张思文

当今社会，随着信息技术的发展，传统的办公走向了网络化、自动化和信息化，电子文件也随之大量产生。人们为了有效地管理电子文件，保证电子文件的行政有效性和法律凭证作用，设计实施了电子文件管理系统。随着电子文件管理系统的大量应用，如何评价一个电子文件管理系统是十分必要的。对于一个单位来说，电子文件管理系统的好坏直接关系到文件形成单位和档案机构或部门管理电子文件的效率的高低，也直接影响着他们管理电子文件的质量。

电子文件管理系统有狭义和广义之分。广义的电子文件系统是指包括所有与电子文件有关的技术、管理、法律、标准、人员等有关因素在内，以保证电子文件的行政有效性和法律证据性，保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的信息系统。狭义的电子文件管理系统是以信息技术为支持，能够对机构内产生的电子文件、档案部门保存的电子档案进行严谨完善的管理，保证电子文件的行政有效性和法律证据性的计算机软、硬件系统，尤其是指相应的软件程序。本文采用狭义的概念，从电子文件管理系统的内在要求和外在要求两个方面评价电子文件管理系统。

一、内在要求

电子文件管理系统的内在要求是指电子文件管理系统本身应具有的功能、性能等满足用户使用的能力，即能够使用户顺利进行电子文件管理的各项业务活动。它是用户决定是否使用该电子文件管理系统的的关键，也是评价一个电子文件管理系统好坏的前提条件。具体可以从以下几个方面来评价其内在要求。

1.电子文件处理的功能需求

电子文件管理系统就是处理电子文件的整个生命周期活动的各项业务活动，实现电子文件的全程管理。其电子文件处理功能也是内在要求的最重要的方面。

一般而言可以从以下几个方面具体来评价：电子产生、处理、收集、鉴定、保存、利用等。各个企事业单位要根据自己处理电子文件的业务流程对系统的各个相应的电子文件处理功能模块进行评价。例如在电子文件的收集中，电子文件管理系统应保证电子文件所有的相关信息，即电子文件的内容、结构和背景信息，当然这也包括有关的日志信息以整体的形式提供利用。又如在文件保存方面，系统应该记录文件的任何一次转存，转存的时间、执行者、原位置和现位置。

需要注意的是，各个企事业单位或部门应该根据自身的实际情况对系统与自己本机构职能密切相关的处理功能给予特别关注。例如档案馆，在电子文件的保存和利用上可能相比其他的单位会注意更多的功能细节，此时就要对电子文件管理系统的归档保存功能进行更为严格的评价。

2.性能

软件的性能是软件的一种非功能特性，它关注的不是软件是否能够完成特定的功能，而是在完成该功能时展现出来的及时性。它通常包括以下指标：响应时间、吞吐量、并发用户数、资源利用率等。

这几项指标反映了电子文件管理系统对多人同时登陆办公的承载能力。一个单位在同一时间段，必定有多个工作人员同时登陆该系统进行办公，此时若电子文件系统不能满足多人同时操作，出现系统性能不稳甚定至崩溃的情况，就会大大降低工作效率，严重的会造成办公系统的瘫痪。

一个单位不能一味地追求高性能。因为系统的高性能对硬件等相关配套设施也会提出较高的要求，从而会加大单位对此的投入，增加了系统的成本。在评价电子文件管理系统的性能时要本着最适原则，即在允许的范围内，尽可能挖掘硬件设备的能力，发挥软件最大效用。

3.兼容性

由于软件的开发和运行常常依赖计算机系统，受到一定的硬件限制，并且不同程度的依赖于计算机操作系统，因此电子文件管理系统必须具备一定的兼容性，这也是关系到用户能否正常使用该系统的关键。这包括以下三个方面：

（1）不同电子文件管理系统的兼容性

由于不能确保所有的单位都用一样的电子文件管理系统，因此当电子文件在不同的电子文件管理系统中流转时，要保证该系统对电子文件的内容、结构和背景正确的读取和保存，以保证文件的真实性，完整性。这就对电子文件管理系统的兼容性具有较高的要求。例如，安徽省档案局使用的是龙讯协同办公系统，而合肥市国家税务局使用的是通达的OA办公系统，这两个系统由于不是相同的办公系统，但是有了便于两个单位的交流，两个系统必须能实现二者的沟通，实现兼容。类似地，不同的电子文件管理系统也应该具有相应的或更强大的功能，因为电子文件还存在者电子文件的归档问题。

（2）对不同的操作系统的兼容性

电子文件管理系统必须安装于一定的操作系统中，而不同的操作系统对软件的要求是各不相同的，即使是同类型的操作系统，其不同版本的操作系统对软件的要求也是不同的，如WINDOWS系列的XP、WIN7。

（3）对旧版本管理系统的兼容性

电子文件管理系统必须具有利用旧版本数据库信息的功能。这种功能至少能反向兼容最近的一个旧版本。兼容旧版本的电子文件管理系统可以延缓软件的荒废期，使文件可读性时间延长，有利于电子文件的保存和利用。

4.符合法律法规或相关的规章制度

电子文件系统因涉及软件、档案、文书、保密等多个方面的要求，因此评价其是否符合法律法规或相关的规章制度时，应找准其定位，以其准确的定位为基础开展相应的法规制度评价。

5.界面友好

计算机是一种人机交互能力极强的工具，软件界面设计的友好与否对使用者的情绪和状态有很大的影响。因此，软件的界面必须符合人性化设计。

二、外在要求

电子文件管理系统的外在要求是指电子文件管理系统能够满足用户业务办公需求以外的要求。外在要求可以从整体方面去评价于电子文件管理系统，而不像内在要求一样倾向于某个具体功能。一般可从以下几个方面来评价其外在要求。

1.易于培训

一个新的系统投入使用前，为了更好地发挥电子文件管理系统的效用，就要对用户进行培训。若在培训时，系统容易被用户接受，能够很快被用户掌握，必将大大减少培训时间，有利于新系统的实施，也能减少相应的成本。

2.成本

对于任何单位对一个项目或是一项活动都会有相应的预算，都希望以最小的消耗换取最大的收益，因此成本的控制是十分必要和重要的。评价一个电子文件管理系统当然离不开对其成本的评价。

这里成本应包含两个阶段的成本：（1）软件安装使用前的成本。若一个单位参与开发电子文件管理系统，此时此阶段的软件的成本就是该单位研发的投入。若单位只是直接从其他公司购买已经开发好的系统，此时其成本就是该单位的购买费用。（2）软件安装使用阶段的成本。它指的是软件在使用时由于要进行维护或升级更新而不得不进行投入的资金。

在评价系统的成本时，必须考虑这两阶段的成本。不能只顾一个阶段，而忽视另一个阶段。比如一味追求第一阶段的低成本，而忽略后一阶段的成本，就可能出现在软件系统使用过程中，需要投入大量的精力，财力进行对系统的改造升级，得不偿失。

3.便于升级和维护

任何一个软件系统都不可避免地存在漏洞，因此需要对其进行升级和维护，使用户更好、更安全地使用该系统。一个软件系统在后期的使用过程中，若这方面的需求能够得到及时有效的解决，那么这个系统也就能更好地得到用户的认可。

4.系统的提供者

电子文件管理系统设计者的专业性，尤其是与电子文件相关的专业性，也直接关系到电子文件管理系统的优劣。相比于一个非专业的系统开发者，专业性强的开发者更了解电子文件管理的业务流程及与其相关的事项，其开发出来的系统也能更好地满足用户的需求。

三、结语

评价一个电子文件管理系统需要考虑的因素有很多，各个单位和部门对其侧重点也会有所不同，并且随着信息技术的发展和外部环境的变化，其相应的评价标准也会改变。电子文件管理人员应及时地对电子文件管理系统进行评价，及时调整以适应时代发展的要求，以更好地实现电子化办公

（作者单位：淮委治淮档案馆233001）

（专栏编辑：周权）