谈档案的电子文件凭证的价值与效力

王晓琳

摘 要 随着信息技术的广泛应用，电子文件正逐步替代纸质文件，成为档案记录的重要方式。由于电子文件（数据）固有的虚拟性、不可靠性等特点，加之缺乏有效的监管机制和真实性保障手段，其凭证价值和证据效力受到质疑和挑战。本文结合我省开展的档案登记备份工作，就电子文件的凭证价值及如何强化等方面进行探讨。

关键词 档案 电子文件凭证 价值 效力

中图分类号：G276 文献标识码：A

1电子文件凭证价值及证据效力的内涵

档案的凭证价值是指档案作为原始凭单（据）对形成者（单位）所呈现出的法律意义上的权利、义务和责任等方面的价值类型。根据现有档案学理论，档案之所以具有凭证价值，是由档案的形成规律及其本身的特点所决定的。首先从档案的形成看，它是原始形态的历史记录，是当时、当地、当事人留下来的记录，未经事后更改，能比较真实、可靠地记录和反映了当时人们的思想和活动。其次，从档案的形式特征看，文件上保留着真切的历史标记，如领导批示、当事人手迹，具有凭证性。

从本质上看，电子文件作为信息记录所发挥的作用与纸质文件没有区别，它们都是人们处理各种业务中直接形成和使用的记录，都具有凭证性，并可作为事后查考的依据。电子文件的凭证价值突出表现为其证据效力，即电子文件在法律上是否具有证据价值，是否被法律所认可，以及它在作为法律证据使用时的证明力大小。由于电子文件的易修改性、不安全性等特性，其法律证据效力与纸质文件有一定的差异，法律界对电子文件的证据形式、采信条件等方面还存在一些争议。与传统档案证据相比，电子文件证据具有以下特点：

（1）适用的证据形式不明确。电子文件要产生证据效力的首要条件是符合法定的证据形式。我国诉讼法列举了书证、物证、视听资料等7种法定证据形式。对于纸质文件来说，可明确将其归为书证或物证；而电子文件应归属于何种证据形式，我国立法界、司法界与法学界尚未达成一致意见，有分别将其归为7种传统证据类之一的（如书证、视听资料等），也有认为电子文件应为独立证据的。这些争议说明了电子文件证据的复杂性和多样性，需要在今后司法实践中加以研究、完善。

（2）技术性较强。由于电子文件的形成技术较为复杂、技术含量高，并具有易伪造性、易修改性、依附性等弱点，电子文件证据与信息技术的发展联系密切，证据采信时往往需要专业的技术鉴定来综合衡量。

（3）认证难度大。根据有关司法规定，证据需要从关联性、合法性、真实性三方面来衡量其证据力的有无和大小。由于缺乏有效的事前监管机制和技术条件制约，对电子文件的真实性、合法性认证难度较大，其证据效力受到一定影响。

2涉及电子文件证据效力的相关法律规定

目前我国已出台或修订一些法律规定，从“功能等同”的角度，在一定范围内认可电子文件的法律效力。在商务领域，主要有《电子签名法》、《合同法》等。特别是2005年正式实施的《电子签名法》，是我国信息化领域的首部法律，为国内电子商务安全认证体系和网络信任体系的建立奠定了基础，并在电子商务中广泛应用。归纳起来，主要有三方面的内容，一是涉及法律授权的，如《电子签名法》第35条规定“国务院或者国务院规定的部门可以依据本法制定政务活动和其他社会活动中使用电子签名、数据电文的具体办法”。

二是涉及应用范围的，如《行政许可法》第33条规定“行政机关应当建立和完善有关制度，推行电子政务，在行政机关的网站上公布行政许可事项，方便申请人采取数据电文等方式提出行政许可申请”，该法实施后，已在电子报关、电子报税等领域得到应用。三是涉及法律效力认定的。此外，《电子签名法》也适用于部分政务领域，在国务院办公厅、商务部和黑龙江省、郑州市等地方政府出台的《电子公文传输管理办法》及实施办法中，都有涉及电子公文与对应纸质公文具有同等法定效力的相关条文。去年中办、国办出台《电子文件管理暂行办法》，对电子文件的积累、归档等方面提出要求，规定“电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式”，但该办法未对电子文件的法定效力作出明确规定。

3电子登记备份制度还处于发展、完善时期

（1）强化行政功能。登记备份制度的最大特色是行政监管与技术保障手段的有机结合，是一种基于行政确认的证据效力保障机制。在完善制度时应突出行政监管这个特色，注重发挥档案部门在行使国家证明权和档案安全监管等方面的职能优势，并通过争取出台政府规章、纳入行政审批项目、规范行政确认程序等措施，将这些制度长效化、规范化。

（2）借鉴已有基础。在完善登记备份制度时，应注重吸收和融合电子签名等最新认证机制的成功经验，同时借鉴传统档案凭证价值保障机制的成熟做法，并通过科学论证和深化完善，使这项制度更容易被认可和实施。

（3）完善制度细节。根据现有法律法规对电子文件证据采信和证据效力的有关规定，进一步完善登记备份的各个业务环节。一是在电子文件形成的前端环节，应按照证据采信的真实性、合法性要求和《电子文件管理暂行办法》的有关规定，通过完善归档、备份、软件系统认证等制度，建立“管用分开”、“行政部门介入”的监督制约机制，保障电子文件在形成阶段的可靠性和完整性；二是电子文件登记备份到档案馆后，要注重内部的制度化、程序化、规范化管理，确保数据接收、迁移、转换、销毁等管理工作都有记录、可追溯，并限制在法律规定“原件”形式变化范围内；三是在登记备份的交接、行政确认和真实性认证等业务环节，既要坚持依法行政，建立规范、完整的程序，又要考虑实际工作的简便性和可操作性等要求，尽量在业务平台中隐藏技术细节；四是增补和完善一些业务流程，如：电子业务数据具有动态性、现行性特点，一般采取整体加密打包的方式，为便于今后对“原件”内容进行真实性认证，应在登记备份的前期环节建立由形成单位负责的可用性保障机制。