对高职院校档案利用新常态的研究——以黔东南民族职业技术学院为例

文/黔东南民族职业技术学院 邹黔荣 单桢梅



对高职院校档案利用新常态的研究
——以黔东南民族职业技术学院为例

文/黔东南民族职业技术学院 邹黔荣 单桢梅

【摘要】随着职业教育的发展，高职院校在校生规模不断扩大，产生档案材料越来越多，新常态下，社会对档案的需求日益增多，“民生档案”是高职院校的重点档案，对高职院校档案利用工作的现状、存在问题、对策等进行研究，主动融入新常态下档案利用工作，通过一系列利用档案实例分析，充分展现了档案利用的功效，档案工作有“为”、有“位”，使人们认识档案、重视档案、关心档案、走近档案、做档案的贴心人，从而提高档案工作质量和效率，推动学院各项工作的发展。

【关键词】高职院校；档案利用；新常态研究

目前，档案界对档案利用研究成果较多，对档案利用新常态的研究成果较少，而“对高职院校档案利用新常态的研究”成果更少，相关的有“对高校档案工作步入新常态的思考”，程秋平发表在《兰台世界》2015年（14）;“新常态下高职医学院校档案收集工作探析”，宋婷婷，发表在《江苏科技信息》2015（17）;“适应新常态提升档案利用服务工作能力”胡莹等，发表在《黑龙江档案》2015（5）;“新常态下档案服务能力建设”，李莉，发表在《消费导刊》2015年（7）等。随着教育事业的飞速发展，职业教育的规模不断扩大，产生的档案材料越来越多，社会对档案需求日益增长的新常态，如：学生参加行政事业单位招考、单位提干升级、考护士资格证、执业药师证、执业助理医师证、执业医师证等相当部分的学生到校查相关录取新生花名册、学籍、毕业证书验印花名册等印证材料，来补充完善个人档案、出具相关证明、说明有关情况及鉴别真伪毕业证书等情况，确实解决实际问题，给学生提供了方便。但在提供档案利用中，也遇到了许多问题。所以，“对高职院校档案利用新常态的研究”是当务之急，以黔东南民族职业技术学院为例，就高职院校合并前档案管理情况、高职院校档案工作的现状、高职院校档案工作对策、档案资源体系建设与档案利用的关系、档案利用实例分析等问题进行探讨研究，有利于挖掘档案利用新常态的方式和功能，实现档案的利用价值，主动适应和引导高职院校加深对档案管理、利用的认识和理解，取得的成果可供高职院校借鉴、参考和学习，具有重要的意义。

一、高职院校合并前档案管理情况

在二十世纪末与二十一世纪初，我国由社会主义计划经济向市场经济体制转变过程中，为适应社会的发展，进行教育体制改革，部分中专学校合并升格为高等职业院校，合并之前的档案都散失在原中专学校，如：我院是2002年5月28日，由贵州省黔东南民族农业学校、黔东南州卫生学校、黔东南州财贸学校、黔东南州民族林业学校四校合并升格挂牌成立。从2003年8月开始，对原四校的档案进行全面的清理。原黔东南民族农校和黔东南州财校未建有档案室，档案工作从零开始，为抓好档案工作，为原黔东南民族农校和黔东南州财校撰写了分类大纲、立卷类目、收集范围和保管期限等管理制度，使档案工作有了制度保障。在档案收集归档工作中，深入到原黔东南民族农校、黔东南州财校各科室，收集了大量布满灰尘、零散杂乱的积存档案，先后经过四年多的努力，于2007年12月为原农校整理了各类档案931卷（册、盒）、原财校536卷（册、盒）；对原林校的档案进行理顺并重新组合案卷1216卷（册、盒）；对原州卫校的档案进行扫尾工作，又整理了90卷（册、盒），四校共有馆藏档案6772卷（册、盒），由学院集中统一管理，底数清楚，避免档案的丢失，确保了档案的安全保管和有效利用，为学院档案资源体系建设做出了应有的贡献。

二、高职院校档案工作现状

（一）档案意识不强，管理方法有待改进。由于思想认识狭隘、档案意识不强，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识存在误区，认为档案工作不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，直到现在我们还在帮各系各部门做档案的收集、归档、整理、组卷、编目等工作，收集来的材料零乱、不齐全、不完整，工作量很大。因有些工作人员档案意识不强，加上档案作用的滞后性，一时看不出档案工作的重要性，认为可有、可无、可为一切工作让路，即使亲历亲为到部门去进行档案的收集，也得不到配合，如多次到人事处、成教处去收集档案都因工作忙，多次推诿，未能收集到。另外到其他部门反反复复的收集，也不齐全，若要在部门实行立卷归档、组好卷后，次年移交到档案室更是不可能，所以，我们要为学院40个部门进行档案的收集、整理、立卷、归档、组卷、编目、装订等，工作量很大。这种工作状态，已无法适应新常态下档案管理的需要。

（二）档案管理机构有待完善。随着高职教育的飞速发展，高职院校档案工作与高职院校教育发展存在较大的差距，存在档案管理落后与教育快速发展的矛盾。存在档案管理机构有待完善的问题。

根据中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号，高等学校档案管理办法，高校档案机构包括档案馆和综合档案室。具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：

1.建校历史在50年以上；

2.全日制在校生规模在1万人以上；

3.已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。

根据我院在校生规模达16327人，建院历史达50年以上，可设立档案馆。设立档案馆可增加人员编制，加强档案工作。

我们设立的档案室，多年来有人员编制2人，在2014年8月新增人员1名，根据现有的档案工作情况，3人是不能满足现有档案工作需要的。

（三）管理力量弱，水平不高。各系、各部门未能从实质上落实分管档案工作领导和文书与档案兼职管理人员，下去指导工作不好对接，工作没好开展。另外兼职文书与档案管理员，没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不够专业，档案收集意识淡薄。而且有部分档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，以其他工作为主，档案工作为辅，日常事务往往只是将材料放人档案盒中，没有足够的时间整理归档，严重影响了档案管理水平。

（四）利用状态和需求不相适应。因历史遗留问题，原贵州省黔东南民族农业学校、黔东南苗族侗族自治州财贸学校等相当部分档案材料缺失，有些历届毕业的学生来校查档案，存在档案材料缺失现象。另外还存在档案收集不齐全、不完整现象，影响档案的利用效果。

（五）档案管理人员业务素质不高。档案专业知识涉猎的范围很广，基础性的、实用性的、研究性的都涉及，还有计算机等等，目前档案管理人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展要求悬殊较大。档案专业出身的人员较少，这些情况已不适应新常态下的档案事业发展，档案管理人员的素质影响档案管理水平。

（六）有些高职院校，不按高校档案实体分类法。因相当部分高校，是由中专合并重建，据了解有些高职院校不采用《高校档案实体分类法》，这是不能满足高校档案工作发展的需要。

（七）档案信息化建设程度不高。档案室硬件环境设施不够齐全。我国近年来，随着科学技术的不断进步，计算机及网络技术在档案管理中广泛运用，管理手段不断进步。计算机及网络技术管理档案的高职院校较少，部分高职院校还采用手工收集、检索，信息量较小，不利于档案的收集、利用和开发。

三、高职院校档案工作对策

在新形势、新常态下，人们对信息的需求量越来越大，说明档案工作越来越重要，迎来了档案发展的春天。高职院校档案是一个集党政管理、教学、科研、基建、出版、仪器设备、财会、外事等为一体的综合性信息体系，学院要上规模上档次，档案工作是重要的基础工作，科学规范的管理档案，是衡量一个学院办学业绩和管理水平的重要标志。

应对新常态下档案利用工作，必须从提高档案意识，规范档案管理，掌握利用者需求特点，提高档案管理人员素质等方面去探索档案开发利用的新思路。

（一）提高人们的档案意识，努力实现全员参与。通过学院进行办学水平评估、思政评估、申报省级精品课、新增专业设置等系列工作，大家都体会到任何一项工作都离不开档案工作，只有档案工作做好了，这些工作的评估、申报才有据可查，才有重要的支撑材料，才能顺利过关，乘此机会对领导和各系、各部门进行档案工作重要性的宣传，说明档案是将业绩、成效、经验记录下来，与每个人的工作、学习、生活息息相关。同时进行《档案法》的学习和宣传，逐步提高人们的档案意识、资源意识、不可再生意识，让各系、各处室不断自觉自愿地来关心档案和档案工作，按照《档案法》的有关规定进行档案的收集、整理、保管、移交，共同做好档案资源体系建设，有效实现档案的共建、共管、共享，更好地服务我院的发展，逐步形成一种全员参与、自觉自愿的文明习惯。

（二）完善档案管理工作体系，规范管理内容。建立各系、各处室档案资料专（兼）职管理员，是做好档案工作的组织保证。兼职管理人员应相对稳定。列入本部门重要议事日程和目标责任制，切实加强领导和管理。学院档案主要来源于教学系部和各处室，来源途径广泛多样，他们是产生档案的主体，也是直接参与档案的管理者。院内各文件形成部门是文件材料整理归档的责任部门，即谁形成、谁整理、谁归档。各系、各部门是文件材料的形成者，熟悉文件材料的来龙去脉，了解文件的整个形成过程、重要程度和文件之间的有机联系。由文件材料形成部门立卷，能使文件收集齐全、完整，保证案卷质量，提高工作效率。

文件是档案的前身，只有各系、各部门将文书处理工作做好，档案工作才能做好，全院的档案才能做到精细化管理。在文件办理完毕时，文件可随办随归，按照《黔东南民族职业技术学院各类档案收集范围与保管期限》等进行档案的收集、整理、立卷、归档、编写卷内文件目录、组卷等工作。然后按归档移交时间要求将整理好的纸质文件连同目录和电子文档一起移交到综合档案室。

（三）采用信息化管理手段。为适应新形势、新常态下档案工作发展的需要，我院将目前使用的泰坦超越2000V3.1（5站点）网络版软件升级为泰坦电子文档数据中心平台系统。

该系统，可以通过网络转接学院40个部门，将部门形成的文件并办理完毕后，独立进行文件随办随归、整理、立卷、归档、编写卷内文件目录、组卷等工作。实现部门组好卷后按归档时间要求移交到学院综合档案室。使档案收集齐全、完整，也便于他们平时利用，全院的档案才能做到精细化管理，可以减少重复劳动和无效劳动，极大地提高档案的工作效率。与学院智慧化校园建设接轨、与学院推行的ISO900同步。使用泰坦电子文档数据中心平台系统，建设本院信息化档案资源大数据库中心，统一档案管理标准，规范管理模式、管理制度，并通过专业规范的数字化加工实现档案资源数字化、档案管理标准化、档案服务网络化；更好地为学院及社会提供及时、准确、全面的档案信息，满足人们利用档案信息的需要，进一步提高本院档案管理水平和利用程度。

（四）加强档案管理人员自身建设。档案管理工作的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新行业、新领域、新技术不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出新的要求和挑战。档案管理工作人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，来提高档案管理工作人员自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。

四、抓档案资源体系建设

随着人们对档案的认识逐渐提高，档案意识的不断增加，对档案工作也不断重视和加强。档案来源于各系、各部门，通过规范管理，档案收集工作成为各系、各部门的一项基础工作，只有收好了档案、才能做好档案资源体系建设，收的目的是为了用，用好了才会进一步促进收，两者相辅相成，缺一不可。只有将档案收集齐全、完整，利用效果才好，档案工作在社会上才会有地位。

（一）抓好收集关。一是通过校园网上发布的消息来宏观了解学院的工作情况，便于督促各系、各部门收集的档案材料齐全、完整；二是对各教学机构、各处室的工作职能、业务范围、工作内容要有整体把握和全面了解，指导档案工作时才会“有的放矢”“胸有成竹”；三是要求档案专兼职管理人员收集档案要有前瞻性，做到“眼勤、手勤、耳勤、腿勤、口勤”，确保档案齐全、完整、安全。

（二）优化资源结构，整合档案资源。丰富馆藏内容，优化馆藏结构，建设内涵丰富、门类齐全的综合档案室。我院档案分为党群档案、行政档案、教学档案、科研档案、基建档案、仪器设备档案、出版物档案、外事档案、财会档案、声像档案、实物档案、电子档案等十二类。扩大档案资料征集范围，除收集好我院在工作中产生的档案材料外，还要对历届毕业证书（按年代）、校徽、荣誉证书、上级重要领导照片、毕业生信息反馈材料等进行收集，不断拓宽档案来源渠道。

整合档案资源，实现资源共有共享。学院档案实行统一管理、分级保管的原则，对“一级保管”（院级保管）的档案，即整合档案的实体，又整合档案的信息。对“二级保管”（系、处室保管）的档案，只整合一个目录，知道这些档案在哪部门存放就可以了，通过电子文档数据中心平台系统实现资源共享。

五、高职院校档案利用实例分析

新常态下，社会对档案利用需求日益增长，档案作为重要的原始记录，具有重要的凭证作用，其管理的最终目的是为了实现档案的充分利用，高职院校档案利用的主体是学生，学生毕业后到社会各单位工作，学生在校的个人档案转化为人事档案。充分挖掘馆藏涉及民生、关乎民生的信息资源，把散落在不同全宗（我院有五个全宗，原四所中专学校的档案和学院的档案）内的档案信息进行科学管理，提供更为便捷有效的服务。

（一）为部分毕业生就业政审提供了方便。1997年，国家开始实行招生并轨后，计划经济时代的统招统分已不复存在，毕业生不再由政府包分配，实行自主择业。有些学生毕业后，就业一时没有着落，在外打工，由于对自己的个人档案意识薄弱，毕业多年后，有的将自己的个人档案丢失、有的从不过问，不知下落。现在各行政事业单位招考逐年增多，学生考取行政事业单位的人数也逐渐增多。有些学生考取行政事业单位后，没有个人档案，就不能政审，若不能政审，就要被取消参加工作的资格。为此没有个人档案的学生十分焦急，陆续到学校来查找个人档案的有原卫校毕业的金忠秋、张昌权2014年10月考取丹寨乡镇医院，吴于香2014年10月考取宁波市第三人民医院的，李登江2014年11月考取仁怀县医院，吴灵彩2014年12月考取广东省第二人民医院，梁洁2015年8月考取龙里县卫生局；原农校毕业的冯欣、刁艳梅2015年6月分别考取修文县龙场和修文县农业局；学院毕业的吴艳2015年7月考取省医，李忠孝2015年7月考取黎平县乡镇林业站，盘金山、姜银花2015年8月分别考取榕江县塔石乡卫生院和榕江县计划乡卫生院等300多学生。学校当时已将他们的个人档案寄到当地教育局或交由本人带走，现学校是没有他们的个人档案，针对这种情况，我们想办法帮他们补相关材料，来完善其个人档案，复印录取新生花名册、学籍、毕业验印花名册等材料，同时根据查档案材料，出具现实表现证明等，还与对方人力资源社会保障部门进行对接解释，为这类学生能顺利政审和就业提供了方便。

（二）处理专业不规范历史遗留问题，为这类学生能顺利通过初审、复审、就业提供方便。原黔东南苗族侗族自治州卫生学校2000届、2001届妇幼专业、口腔医士专业毕业的学生，学生参加事业单位招考，因专业不规范，学生初审、复审不过关，如原卫校妇幼医士专业、口腔医士专业毕业的学生，毕业证书将妇幼医士专业写成“妇幼”专业，口腔医士专业写成“口腔”专业，造成这一类的学生不能报考和审核过关，经我们与卫生局、人社部门协调、沟通、对接凡到我院来查档案的学生都能帮他们解决实际问题，能顺利考试和就业，如2000届妇幼医士专业毕业的吴桥凤只有3个月就35岁了，最后一年的报考机会，但因是“妇幼”专业而招考的专业是“妇幼医士”专业，使复审不过关，后来我们出具证明到州卫生局盖章，又与锦屏县人社局和州人社局对接、说明，最后复审过关，考取贵州省锦屏县彦洞乡卫生院等等。

（三）为丢失毕业证书的学生提供材料补办学历证明书。原农校2000届烟草专业的董继章（凯里市）、原卫校1983届护理专业毕业的杨清团、2002届妇幼医士专业的高道雨、李朝凤（麻江县人）等跨度30多年毕业的学生，也有应届毕业的学生，因毕业证书保管不慎，出现被盗、丢失、被火烧等情况，这些学生因没有毕业证书，不能参加行政事业单位招考和医师资格、护士资格、会计资格等考试，我们为这类学生先后提供录取新生花名册、学籍、毕业验印花名册、学院证明等材料729件次，到省教育厅、州教育局补办大中专毕业生学历证明书，为参加各类相应的考试提供了方便。

（四）为历届学生提供学籍材料，完善干部人事档案。干部人事档案是反映个人德、能、勤、绩的客观材料，是政审和考察干部的重要依据。上级组织部门，为进一步加强干部人事档案工作制度化、规范化、科学化建设，从2008年3月开始，各单位将干部档案管理工作作为一项重要的基础性工作来抓，扎实推进干部人事档案目标管理达标升级。为此，各单位在收集、整理干部人事档案的过程中，要求凡有毕业证书复印件的个人档案中，必须有毕业生登记表或学籍等作为支撑材料，原毕业的学生有黎平县的杨智盛、石达用，丹寨县的陈兴智、王兴云、张颖等个人档案只有毕业证书复印件，而没有毕业生登记表或学籍成绩，这些学生都到学校来复印学籍材料，为完善学生的干部人事档案提供了932件次的档案材料。2014年7月为剑河的张美吉、李敏等学生提干复印学籍材料，完善学生干部人事档案等。

（五）为原临时工参加社保提供了方便。国家为进一步保障和改善民生，提高各类人群的养老保障。为此，在原有关单位工作的临时工，纷纷到当时工作的单位查阅有关材料，寻找依据，可以减免交几万元的保险费，如原财校临时工龙向钧、饶红、原农校临时工潘银英、彭益珍等，通过我们提供原财校职工花名册和原农校临时工工资及奖金等支撑材料，为她们参加社会养老保险提供了可靠的依据。

（六）围绕学院不同时期的重点工作，超前开发重大活动所需的档案信息。如：2012年为我院成立十周年仪式，提供了大量的宣传资料；为原四校的土地证办理提供了大量的文字依据，能顺利地将土地证作抵押贷款，为新校区建设做出了贡献；2009年，我院新校区土地308.26亩（原黔东南民族农校）与凯里市舟溪村关于“要求处理舟溪村第一片纠纷地”土地权属争议一案中，除查找本校的文书档案和基建档案外，到州档案馆、市档案馆查找州革委、州农业局、州农村工作部、市革委等有关单位的档案，为土地纠纷提供了有力的证明材料，使土地来源清楚，由原黔东南民族农业学校转让到黔东南民族职业技术学院（2001年8月，四校合并，原黔东南民族农业学校合并到黔东南民族职业技术学院）不属非法转让，为我院挽回了巨大的损失。

（七）档案打假辨真伪、扬正气。近年来，在事业单位招考和报考医师、护士资格证时有人举报办有我院及原黔东南州卫生学校、原贵州省黔东南民族农业学校假毕业证的。如：在2013年10月18日，贵州省普定县教育和科技局，传真一份关于请求提供工作协助的函和刘东玲的毕业证书。其基本情况是，2009年报考普定县教师特岗的刘东玲，在基层工作三年后便可转为正式财政在编人员。准入的条件是：教师资格证和相关的学历。普定县教育和科技局来电、来函，要求查找其毕业证书的真实性，经查学籍、毕业验印花名册等核实，其是贵州省黔东南民族农业学校土肥专业，1999年7月毕业的学生，毕业证书是真的，为他们的工作提供了方便。

在2012年12月6日和2013年7月31日都匀市公安局治安大队和贵州省医师资格考试办公室分别提供一份2005年原黔东南州卫生学校口腔医学专业毕业证书和2008年黔东南民族职业技术学院计算机应用专业毕业证书复印件，经查学籍和毕业验印花名册核实，未能查到提供毕业证书复印件的这两个人，其毕业证书上的编号系套用其他同学和其他专业的证书号，再进一步辨别真假，毕业证书上的学校印章、校长印章均系伪造。这两份毕业证书是假的。另外在2015年医师资格考试报名资格审查过程中，有3名考生同时持有原卫校2003届口腔医学的毕业证书，经查档案均为假毕业证书。

档案打假，辨真伪，档案的利用作用，为真实性提供了充分的凭证依据，同时也有力地打击了社会上办假毕业证、假文凭的。档案是维护国家、集体、个人权益的重要法律信证，其信息资源的利用在经济建设、社会发展中发挥巨大的作用与功能。

多年来，学院档案室始终能找准工作的切入点，能及时主动、开拓性的为社会各项工作提供需要，切实解决实际问题，为社会办实事，传递正能量，获得院领导、上级单位、社会的一致好评。

六、总结

本文从高职院校合并前档案管理情况、高职院校档案工作现状、档案资源体系建设、档案利用实例等方面对高职院校档案利用新常态的研究进行有价值的、启发性的探讨、分析论述，在为社会、外单位、历届毕业生、本单位等提供档案利用时，主动作为，把握先机，对他们进行档案相关知识的宣传，说明新常态下档案与每个人的生活、学习、工作密切相关，可提高他们的档案意识，让他们逐步认识档案、关心档案、利用档案，走近档案，参与档案、保护档案。对推动高职院校档案利用新常态取得新突破，具有重要的实际意义和指导意义。