档案管理与知识管理的关系

李晓琨

档案管理与知识管理的关系

李晓琨

档案管理与现代的知识管理之间是存在着相应的联系的，传统的档案管理方式能够目前的知识管理奠定实现的基础，而知识管理也能够反作用于档案管理，给予档案管理更多的发展空间。本文将针对档案管理与知识管理的基本内涵进行分析，从而研究二者之间的内在关系。

在企业的发展过程之中，档案管理与知识管理工作是相辅相成、互相促进的，也是我国档案事业之中最为基础的工作组织成分，研究目前的档案管理与知识管理二者之间的关系，能够促进档案管理与知识管理的综合水平的提升。所以分析二者关系也能够具有一定的现实意义。

档案管理与知识管理的基本内涵

档案管理在我国企业以及事业单位发展过程之中往往起着最为基础的作用，能够配合进行人力资源管理工作的同时，能够有效为管理工作以及人员调动工作提供基本依据。其档案管理的主要形式以档案、纸质信息为主，一些企业单位也在适当使用数据库等信息技术来完善档案管理的形式，但是还是无法完全脱离纸质档案的保存形式。随着企业与社会经济的发展，目前单一的档案管理已经不能够满足企业的发展需求，想要进一步提升企业的管理工作效率，促进企业的综合发展，就必须进行相应的转变。

知识管理这一概念很早就被提出，但是对于概念的界定与实施行为上往往存在着争论，我国企业在知识管理层面上起步较晚，还缺乏系统的理论体系，无法实现相对独立实施方式。而知识管理不是仅限于人力资源管理的层面上，而是将企业的组织智力化为相应的一种资产进行记录，也包括企业员工的有效知识等，利用对知识的管理行为，来为企业提供更大的生产潜力[2]。所以可以说知识管理就是综合结合集体的知识能力来利用所有的知识去获取并且创造知识，以此促进集体综合创效。

档案管理与知识管理的不同之处

档案管理的基本管理形式相对于知识管理而言偏向于实体化，档案管理的本质与核心是对于相关文件，其中包括企业文件以及人力资源信息档案等的安全性、真实性，这样所进行管理的方案才能够确保其相应的应用价值。而档案管理的配套措施往往偏向于制度化与规范化，需要一定的程序将档案管理运转下去。对于企业而言是必不可少的，同时也消耗一定的人力、物力与财力。

知识管理所不同的就是比起形式上的档案管理，更偏向于显性信息与隐性信息的有机结合，显性内容上能够进行管理之外，同时也更加注重文字信息背后的内部个体知识，这种内部知识我们也可以称之为内部潜力探索，对于个体所具有的创效潜力予以相应的掌握，从而合理进行资源的有效配置，这样才能够实现知识的应用。

档案管理与知识管理的相似之处

其实档案管理的形式与知识管理的形式归根到底都围绕着价值、以主要提供价值服务于个体或整体发展而存在，所以二者的基本的管理目的都是为了提供价值与实现价值，管理目的相当一致，这也为二者能够融合统一奠定基础。无论是知识管理还是档案管理其管理形式都可以通用，传统形式上的纸质管理，将文件进行归纳整理等，或者利用信息技术促进档案的数字化管理等，都可以为二者提供相对完善的管理方式。

除此之外档案管理与知识管理的管理内容上具有一定的相似之处的，档案管理强调信息，强调广泛意义上的资料整理，而知识管理是基于信息整理基础之上的，对于信息所具有的基本知识属性上进行收集与管理的。在管理环节上二者之间的管理也大体相同，都是对于信息进行收集之后，加以整理，并且根据实际发展状况对于信息进行有效地应用，最后进行档案的保管。

档案管理与知识管理之间的内在联系

档案管理为知识管理奠定相应的基础。做好档案管理能为知识管理提供相对基础性的信息，实施上知识管理也是基于档案管理信息上而继续发展的。档案管理的根本目标就是为企业等各个组织活动提供档案信息，服务于广大组织与个体，满足绝大多数的经营体的发展需求与档案需求[4]。知识管理的目的也是在为广大用户提供相应的知识服务以及实现知识价值等，在档案管理工作已经完成较好的同时，知识管理能够省去基础性的步骤，直接使用需要的相关信息，所以档案管理为知识管理能奠定相应的基础，促进信息的交流与共享的同时，促进成本管理。

知识管理能够反作用于档案管理。因为知识管理能够对于信息背后的隐藏信息加以重视的基础之上进行管理，这些隐形的知识是需要不断整理总结的，以组织的发展角度上而言，档案的表现形式相对稳定，是已经固化了的产物知识管理是基于迅速发展的知识经济下的产物，所以知识管理在某种程度上来看是基于档案管理的一种创新成果，所以知识管理在发挥更大价值的同时也能够反作用于档案管理的发展。

知识管理与档案管理是相辅相成的关系。传统的档案管理往往手段落后，偏向于浅层的信息管理，知识管理更加注重技术的实现，对于基础信息不是能够有效掌握，而知识管理与档案管理的共同的有效运用，能够在满足知识需求的同时，实现档案价值与管理价值，无论是浅层的利用方式还是深层的利用方式，都能够加强其管理的价值，为企业的发展而提供经营与发展的可靠依据。

目前在对于知识管理与档案管理的利用方面还有很大的发展空间，我们要在明确知识管理与档案管理的基本内涵、相似之处、不同之处的基础之上，进一步加强对于二者关系的理解与研究——档案管理为知识管理奠定相应的基础并且知识管理能够反作用于档案管理，所以二者之间其实是相辅相成、相互促进的关系，共同在提供服务的同时实现价值并且创造价值，益处促进管理行为与管理活动的开展。

（作者单位：青岛市第五人民医院）