企业档案管理制度的特征与建立的必要性

◎姜波林



企业档案管理制度的特征与建立的必要性

◎姜波林

新时期企业的不断改革，使得企业档案工作的管理模式成为了档案界主要探讨的话题，只有建立起新时期企业档案管理制度才是最为合理的选择，也就是建立起高效、多元、灵活的档案管理方式。目前，该制度尚未形成，但是通过广大档案工作者多年的理论探讨和实践已初见端倪。本文主要分析建立新时期档案管理制度的必要性及企业档案管理制度的特征，并围绕着新时期该如何建立企业档案管理制度这一问题做了详细的论述。

新时期档案管理制度是一种全新的档案管理方式，具有多元、高效、灵活的特点，同时也是为适应企业制度变革的需要而在其基础上进行的一种改革。当前，市场经济始终冲击着社会的每一个层面，给企业档案管理工作带来了挑战。为了积极应对挑战，企业档案管理工作就要加快改进步伐，以适应时代发展的需要。

建立新时期档案管理制度的必要性

企业档案管理工作与企业是同步发展的，企业发展离不开档案工作。如今市场经济大环境的变化使得企业面临了更为复杂的形势。因此，档案工作不仅为企业的日常管理与生产活动提供服务，也能在发生经济纠纷时维护好企业的合法权益。建立新时期档案管理制度是企业改革发展过程中的一项重要内容，同时也是推动企业档案管理工作健康发展的必然阶段。一是企业改革需要档案管理制度的创新，档案可以为企业调整组织和产业结构提供重要的信息和依据；二是新时期企业制度的建立也在一定程度上对档案管理工作提出了一些新的要求，档案部门要探索档案工作发展的新思路，有针对性的改革，从而实现档案管理制度的创新；三是建立社会主义市场经济体制后，对档案工作提出更新更高的要求，为档案事业进一步发展创造了机遇。

新时期企业档案管理制度的特征

档案管理制度作为管理制度，它有着制度的共性，体现了档案工作的价值观，也维护了企业利益。通常我们认为新时期的企业档案管理制度不再是一种固定的管理模式。相反，它是一种档案权属明确、管理科学、企业自律的一种企业档案管理制度。

明确档案权属，使其多元化。在企业投资主体多元化和民营企业不断涌现的情况下，就出现了国有企业档案、中外合资企业档案、民营企业档案等不同档案所有制共存的局面。档案的所有权由企业产权决定，所谓的企业档案权属多元化实质就是依托于市场经济体制，其含义是指以下几个方面：一是国有或国有控股企业所形成的档案要归国家所有；二是民营企业形成的档案归民营企业所有；三是合资企业的档案一般是归合资双方所有；四是外商独资企业内部形成的档案应该由外商获得所有权。总之，所有权归谁，谁就能对档案管理进行控制。同时，档案权属一旦发生变化，就必然会对档案的管理制度与管理方式带来较大的影响。

科学管理。新时期档案科学管理的基础就是要求按照档案管理规律来建立符合该企业需求的档案组织管理制度。可以从以下几个方面着手：一是围绕档案工作的一般规律，相继建立健全文件归档制度、档案鉴定制度、档案整理制度、档案保管制度及档案利用制度等。对于企业档案管理工作来说，要始终用制度规范来约束。二是企业必须要按照企业的实际来建立各种档案管理制度。各个企业的经营情况、规模、及管理形态等方面都有不同，不仅档案管理形态、手段上有不同，而且档案工作设置的机构及运行机制也各不相同，所以在确定企业档案管理制度时要与该企业的基本特征相符。

企业自律。新时期企业档案管理制度的又一特征就是企业自律，这是与传统企业档案管理制度的根本区别。目前，企业对档案管理自律所蕴含的有自主、自理两个层面的意义。在档案管理工作法律的框架内，企业对档案的管理形式及管理对象有自主决定权，企业建档工作被视为企业行为。此外，通过企业的自律原则可以突出建档工作中企业所占的主体地位，以企业法人财产权为其理论基础。企业要管理好档案就一定要认识到档案所具有的价值，搞好生产经营管理工作。总之，建立新时期档案管理制度，就是建档案高效、多元、灵活的档案管理制度。

新时期企业档案管理制度的建立

坚持以史为鉴。档案管理制度作为企业制度的重要内容之一，为推动企业建设和发展提供了可靠依据。所以，必须要建立起科学、规范化的档案管理系统。新时期的企业不同于传统企业，两者有本质差别，但是两者之间也有共性，即档案管理制度。制定新时期企业档案管理制度不可白手起家，而是要借鉴传统企业档案工作史上的实践经营和理论。以集中统一管理理论为例，对档案是否应该实行集中统一管理与企业所有制形式没有必然的联系。档案工作中，集中统一管理是一般规律的基本要求。其区别只是在于管理的范围及内容之间存在的差别。新时期企业对档案管理可以全部实施集中统一管理，适用于国企，也适合于民营企业。通过对传统企业档案管理制度的借鉴，能较大程度的缩短新时期企业档案管理制度的进程。

加快现代化企业档案管理的步伐。时代的发展迅速，科技水平也在突飞猛进的提高，鉴于这种新的形势，就要结合着企业档案管理的自身特点，建立一套行之有效的安全防范及科学管理处置机制。要加大对档案管理的资金投入，用数字化处理纸质档案实体，搞好档案馆建设，对档案安全要进行定期的检查，实行档案安全管理目标责任制。此外，加强档案管理人员队伍建设，培养专业人才，多学习专业知识，从而使档案管理工作开展能够在功能、结构、容量等多个方面都适应时代变化发展的需要。

建立必要的约束机制，保证档案工作的健康发展。建立约束机制能从档案制度、成本核算及质量控制等方面约束着手。一是制度约束，企业领导要督促档案管理部门建立起一套规范化档案管理制度及档案人员任职制度，以免有档案管理任意化倾向的出现，利用制度来对档案管理工作进行规范，特别是针对一些外向型与信息化程度较高的企业来说，规范化的档案管理模式是十分重要的。二是保管档案的空间减少了，从传统档案管理工作来看，这是削弱了档案工作，但是从另一个角度来看又是具有一定合理性的。企业不可能永远保存没有价值的档案，对无任何价值的档案就可以挑选着保存或者直接销毁，通过建立成本与质量控制的档案管理工作就能实现简洁、高效的要求。

（作者单位：吉林省洮南市环境卫生管理处）