加强物资管理中的内部控制的策略分析

文/黄芬



加强物资管理中的内部控制的策略分析

文/黄芬

摘要：物资管理有关内部控制方面的工作是一项非常细致、规范、系统的工作，所以，事业单位内部管理就显得更加的重要。必须要对事业单位物资管理方面的内部控制做出科学有效的管理以及控制，才可以使得事业单位未来的发展更加稳定快速。本文针对物资管理有关内部控制方面的策略进行了探讨，旨在提供一定借鉴。

关键词：物资管理；内部控制；策略分析

物资管理实际贯穿在整个事业单位管理方面的各项环节当中，对于事业单位种种活动的顺利运行起到了不可或缺的作用，是事业单位有关管理过程当中的重点组成部分。因此，对于事业单位方面的内部控制进行完善，并合理调整事业单位物质方面的管理模式，对于推动事业单位的发展进步有着重要作用。

一、物资管理当中有关内部控制执行方面的难点

(一)物资采购过于随意，库存物资容易出现堆积

在事业单位管理当中，对于仓库物资进行科学的采购通常是一个非常薄弱的环节，导致这种情况的原因有很多。在此环节当中能够涉及到物资保管部门、采购部门以及使用部门，假如各部门之间在信息方面的沟通不够及时，或者是信息不完整，这些都会直接导致仓库物资出现堆积的情况。比如使用部门通常就临时性或者是抢修任务当做借口，对于物资方面的需求没有明确细致的计划，这样很容易导致采购部门也没有采购计划，需要什么就去采购什么；另外保管部门由于物资品种非常多，并且管理繁琐等有关原因，没有建立物资保管方面的最低限额，对于相关采购部门也没有提供库存物资方面的详细情况。上述情况的出现导致科学采购变成了难点。在确保生产经营的有关前提下，只有确保物资不产生断档，就很容易产生物资采购上的随意性，进而致使管理方面的疏忽，导致管理产生脱节，最终使得库存物资无法起到其应有的作用，没有流动性而产生物品堆积的情况，一直到堆积时间过程产生老化或者是更新，导致浪费。

(二)购买次品对生产产生严重影响

通常情况下，物资在进行采购之后实施库存管理，同时依照入库单据以及发票去报销付款。不过因为财务人员、保管人员以及采购人员等对采购物资实际的质量状况没有详细的了解，对相关物资的好坏不能进行准确的判断，并且物质使用部门通常也没有切实参与到这个环节当中，导致在付款之前没有有效的内控措施，使得物资采购风险大大提高，对于公司整体的经济效益和安全等都产生了不利影响。

(三)报废资产方面的浪费非常严重

资产报废在整个物资管理当中具有非常重要的地位，这对事业单位而言意味着净资产方面的流失，直接降低了实际的效益。在具体的生产过程当中，由于设备故障问题要求更换亦或是整体设施方面需要改造，通常事先并没有相关的财务人员参与，对于那些确定报废的资产没有专业、准确的鉴定结果，另外对于新改造的方案当中也常常缺少对旧设备有关评价方面的标准，容易产生资产上的浪费，对于事业单位的发展非常不利。

二、强化物资管理有关内部控制方面的对策

(一)强化组织管理以及制度建设，避免管理流于形式

建立可以充分覆盖有关废旧物资回收和处置各环节的相关管理制度，并且在各种有关业务环节之间构建一套能够相互制约的有关内部控制体系，就事业单位有关废旧物资管理方面的职责分工、分级审批以及业务流程等进行详细的规定。对于结算、处置、定价、申报、回收等各种关键环节做出有关要求。对于信息记录和传递过程、实物管理、业务环节过程、资金流动过程等所有业务环节方面的监督都一定要具有非常明确的限制，从而妥善的做到相互牵制、互相制约。保证废旧物资方面的处理工作足够规范、足够有序，在关键环节当中闭环严谨。

废旧物资相关管理制度以及内部控制相关制度体系一定要含盖以下内容：第一就是事业单位有关废旧物资管理方面的内部管控环境，含盖着管控权力制衡以及职责、管理控制指标方面的明确情况、关键岗位上的设置，对于项目层次的处理是否拥有决定权，具体由谁对处理过程进行监督，由谁对账务登记进行管理，对于岗位的设置以及职责分工情况等是否存在相互制约；第二就是对管理过程当中有关潜在风险环节方面的识别、防范以及评估情况；第三就是针对废旧物资规范有关管理活动方面制定的复核、授权、制度、报告和统计，还有业务监督以及检查规定的有关情况；第四就是构建废旧物资管理有关情况方面的报表制度；第五就是构建废旧物资管理有关过程当中的监督制度，其重点应该从结算管理、处置方法、处置渠道、回收管理以及归口管理等相关环节进行监督和规范。

(二)强化仓库方面的物资管理，和有关部门之间进行信息沟通

对于仓库管理必须要依照相关的销售计划以及生产采购资金有关筹措等科学合理的制定出仓储计划，对库存存量具体的结构以及数量进行明确；强化日常当中的管理工作，严禁没有经过授权的有关人员接触存货；合理构建库存存货方面的分类管理制度，并且针对存货实际的重要程度、订购难度、耗用量大小以及价值高低等有关标准，科学的划分出A、B、C类进行妥善管理。并且还要对仓库定期盘点有关制度进行提高与完善。有关库存材料方面的管理当中，相关的仓库管理员一定要妥善做好材料方面的盘点工作，切实做到账实相符，特别是必须要熟悉最近的存货数据，从而为采购材料方面提供有效的依据，并且还要为生产投料方面做好妥善的准备。相关采购部门对于物资方面的采购数量还有品种在采购之前必须要有一个科学的测算。首先一点就是应该考虑仓库材料方面的库存数量；然后在依照采购需求，明确具体的采购数量。这就需要有关物资保管部门和采购部门之间应该构建良好的有关库存信息方面的共享平台。最有效的管理模式就是凭借办公自动化有关管理，对于出入库直接在有关软件当中进行填制审批，妥善做好仓库物质方面的及时更新，并且有关部门可以第一时间进行查询以及确认。

(三)及时进行监督，完善内控制度

就物资采购来说，其牵扯到很多方面的责任以及权力，并且有关事业单位外部环境方面的因素也不能确定，假如事业单位具体的内部管理不够健全、完善，那么很容易会对物资采购方面的内部控制造成非常大的影响。因此应当强化对采购环节方面的控制，重视在事前以及事中的监督工作，从而使得物资采购更加趋向于规范化以及合理化。首要一点就是必须要健全相关的岗位责任制度，有关业务人员必须对需要的物资做出计划编制，找到可以切实满足事业单位要求的相关供应商，然后利用最低的价格向有关供应商发出具体的购货订单。实际在验收货物、使用以及存储物资的时候，一定要实施会计记录，同时还要对招标采购制度进行完善，事业单位采购必须要由不同的部门来负责在招标过程当中的各个程序，让部门之间能够互相监督。并且招标必须要公开、公正、公平，从而防止人为因素产生的影响。同时还要对物资采购过程中的检查制度进行完善，对于具体的库存物资实施定期检查，凭借多个部门成立相关的检查小组，每个一段时间就对物资进行盘点，从而保证账物完全一致，假如出现不相符的就要妥善的查明具体的原因，并且还要追究有关人员自身的责任。完善事业单位之中的内部审计制度，利用对物资采购方面的审计，避免在采购的过程当中出现舞弊的现象，出现问题应该第一时间进行纠正，确保实际的采购活动能够在国家法律以及内部规章的有关范围之内妥善进行。

三、结束语

对于物资管理过程来说，构建并提高内部控制制度对于工作效率的提升非常有利，能够有效的减少物资消耗，避免不必要的损失以及浪费。并且还能够提高实际的管理质量，降低舞弊行为出现的可能性，对于事业单位的进步具有非常深远的意义。

参考文献：

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(作者单位：国家新闻出版广电总局七五一台)