档案数字化建设的思考和建议

韩向斌，何祖华

（南京中医药大学 档案馆，南京 210023）

档案数字化建设的思考和建议

韩向斌，何祖华

（南京中医药大学 档案馆，南京 210023）

本文针对档案数字化的前期准备、过程实施和后期数字化数据及存储设备的检验3个环节，根据工作经验对出现的问题进行了整理，并提出了具体的操作方案，从法律规范约束、环境安全控制、数字化内容质量把关3个方面来规避风险，保证档案的安全和数字化工作的顺利进行。

数字化；安全；档案；数字档案

随着信息时代的发展，信息查询速度和数量不断提高，档案信息工作不断深入和推进，为使馆藏档案得到更好的利用，档案部门迎来了馆藏档案数字化的浪潮。传统的纸质档案在检索和查阅上都较为复杂，保存效果也较差，不利于档案的开发利用，数字档案存储空间小、利用便捷，所以将纸质档案数字化成为档案工作的主流趋势，为了节约人力、物力资源，控制成本，数字化外包走上舞台。南京中医药大学档案馆也加入了数字化的大军，根据几年来的数字化工作经验，对工作中存在的问题做了总结和思考。

1　做好档案数字化的前期准备

1.1进行市场调研，做好标书

通常招投标部门会根据标书要求结合竞标价格来确定中标方，所以要得到满意的竞标商，首先要做好前期的调研和考察。对已经完成数字化和正在进行数字化的单位走访，了解数字化服务公司的情况和数字化部门对该工作的意见，实地体会数字化现场工作并了解数字化流程和注意事项。征询专家和相关行政机构的意见，结合企业背景和档案数字化外包规定，邀请符合条件的公司到单位竞标，择优选择。

1.2鉴定、统计要数字化的档案，签订相关协议

1.3做好场地的安全设施布置

首先，工作室需要进行全方位24小时监控，要安装前后摄像头，保证360度无死角。其次，做好电子产品检测，合同中规定禁止携带电子产品，但是档案部门不可能对外包人员搜身，有效的办法是采取电子探测，但自动电子探测门的代价较高，扫描工作本身又短期性的；人工探测费用可以接受，但是扫描人员较多，且出入频繁，长期守门也不现实，所以这个问题仍然不能得到很好的解决。最后，做好场地信号屏蔽，场地是无网络的区域但是却因为条件限制，可以接收手机信号和网络信号，所以应安装信号屏蔽器。此外，U盘变得越来越小，越来越隐秘，装饰品成了U盘的外衣，主机USB口也较隐秘，U盘插上去人眼几乎都无法察觉，更不用说安装在高处的摄像头，因此还要拆去主机上的所有可能外设安插接口。

1.4与外包方提前协商，尽可能保证人员稳定性

扫描工作较为枯燥，且含金量较低，工资偏低，工作人员多为年轻、低学历人群，这就造成外包公司中扫描人员整体素质偏低且流动性大。而人员变动由外包公司管辖，档案部门无权干涉，这会造成后期档案检查中出现问题时权责不清，如档案单页丢失，扫描数据交接不清等问题，给档案的安全性带来极大的隐患。

1.5制订数字化加工方案

按照《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2005）纸质档案数字化技术规范》的要求制订加工方案，包括：前期准备标准（借还档案，扫描文件命名、电子目录与纸质目录校对，纸质目录与纸质原件校对），扫描中标准（确定文书、图纸、照片等不同文件的格式、分辨率、大小、色彩度等参数；扫描操作规定，要保证纸张，页码顺序、案卷顺序、档案盒都保持拆卷前的状态，规定问题另行备注不可在原件上进行，不能因加工或拆卷而造成对纸质文件的损坏）、质量检验标准（确定检查标准，文件歪斜、纸张大小与原件不符、页码顺序不对、漏页或重复、PDF文件未双层处理、文件不清晰、光盘刻录数据损坏、数据不全等重新处理）。

2　档案数字化工作的实施

2.1借阅归还档案

第一次进北大校园，我也好似刘姥姥进了大观园，感觉一切都是新鲜迷人的。北大之大，景色之奇，建筑之美，都超乎我的想象。

档案应遵循当天借出、当天归还的原则。双方工作人员均要在“数字化档案借阅记录”上登记、签名，写清案卷数量和卷号、借出和归还时间、双方负责人签字。在档案出库入库时都需清点清楚，出库后数字化服务人员检查有无缺损，入库时档案部门负责人检查原件是否复原，数目、排序是否正确，有无缺页损坏等问题。档案应及时还回到库房，以免信息外漏或者丢失。通常，实际工作中，纸质档案较重且较多，搬运过程只能记录档号和卷数，内部虽有目录但装订完了后很难做到一页一页的检查，被遗漏或者订错一页或几页，如果纸质的档案常年未被利用，根本无法察觉，多年后再发现也无从确定是怎么弄错的；以件为单位的档案，由于统计数量更加庞大，一份一份地查看更加不现实；档案因年代过久，纸质易因老化出现损坏；工作人员有时也因翻页时动作幅度较大造成原件受损；案卷过厚，数字化服务人员装订不仔细，个别纸张会错位，造成打孔时打在内容上，破坏了原件等。因此，纸质档案交接过程中需要工作人员耐心、细致，制定技术标准和流程规范，保持操作的统一，保证纸质、数字化档案的安全。而目前好多档案馆库房、办公区较小，有的仅一墙之隔，扫描直接在库房中进行，虽然方便操作，节省了空间和时间，但给档案的安全带来了极大的隐患，所以这种情况要杜绝。

2.2档案扫描过程

第一，拆卷。档案不论是件、卷、盒，都应遵从复原后保持档案装订原貌的原则，所以在拆卷时要按照顺序，一本本有序进行，力度适中，以不损坏档案为原则。第二，扫描。扫描的文件、图片、图纸都应达到制定的数字化标准的要求，保持内容、大小、色彩均与原件一致，应按照文件编号处理、合成一份文件，按照规定的命名方式命名，等待挂接。通常，普通文件按300dpi黑白扫描，老旧泛黄档案和彩页按300dpi彩色扫描，并保存为PDF和JPEG两种格式；照片扫描像素为600dpi以上，保存为JPEG格式；图纸扫描像素根据图纸大小调整，以内容绝对清晰为标准，保存为TIF和PDF两种格式。老旧泛黄档案如果破损严重或无法直接扫描，还需要先进行修复处理。扫描的图片通常要进行纠偏、去污、拼接、裁剪等技术处理。第三，装订。扫描完成后，应将档案按照档案的装订原貌进行重新装订，且应注意保持档案的页码、件号、卷号顺序不变，内容准确、无遗漏。

3　档案数字化数据后期处理

3.1数字化数据检查

扫描工作量大，重复性强，档案具有相似性，扫描时容易造成漏页，错页的现象，因此，数字化后的档案数据要进行质量检查。因为数字化数据量巨大，采用抽检的方式进行检查。通常，数据验收时抽检的比率不得低于5%，合格率达到95%以上（含95%），认为合格（合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100%）。但实际工作中发现，档案需要绝对的完整、清晰和真实，抽检对档案工作来说存在有很大的问题。首先，扫描工作具有主观性，和扫描个人认真程度密切相关，所以常常发现扫描问题是扎堆出现的。其次，案卷需要装订，就容易出现页码遗漏、标注错误的现象，数字化过程也是二次纠正的一个好时机，而抽检很难发现。最后，如招投标、科研文件部分档案不需要数字化，数据自然会出现断码的情况，抽检很难排除缺页原因是断码还是漏扫。况且由于数量巨大，一旦挂接入系统，后期利用中很难发现问题，一旦出现问题后，纠正也很麻烦。为了解决遗漏问题，可能档案还要重新扫描、处理，然后再覆盖系统数据、光盘数据、移动硬盘的错误数据，还会给利用者带来不便。所以本馆采用一页一页检查的方式，虽然耗时耗力，但一劳永逸。审核完毕后，一定要尽快针对问题进行修改，再次检查无误后，必须负责人或相关领导确认、签字后方有效。

3.2存储、备份数据检查

电子数据需要载体存储、备份，通常保存载体为光盘、移动硬盘、服务器等。为保证数据安全，通常采用在线、离线备份和多套备份方式。所以检查过程要针对不同的备份载体进行。通常针对设备是否正常（光盘、移动硬盘是否可读）、数据是否可正常读取、数据数量是否正确，数据内容是否完整等标准检查。检查完成后离线备份数据需要进行目录著录、粘贴标贴、存放入库等操作，以便今后的管理和利用。

3.3原文挂接

数字化数据检查无误后，可以将其挂接到系统中对应的目录下，开始进行利用。因数字化文件数量巨大，通常采用批量挂接的方式，需要文件名称与数据库中目录一一对应，这是就体现了文件命名规则的重要性。挂接过程会出现电子目录找不到，或者目录多条的现象，就需要即使修改电子目录，重新挂接该条数据。挂接完成后，需要针对挂接的数据进行检查，通常问题有数据显示不正常、文件打不开、挂接漏页、挂错位置、文件格式错误，无法下载等问题，因文件内容本身就大，数据量又多，工作量也更加庞大，通常只能采取抽检的方式进行，抽检的比率不得低于5%，合格率达到95%以上（含95%），认为合格。挂接原文的错误通常都是一眼就可发现的，且不涉及文件内容，所以抽检是可以保证档案的真实有效性，后期利用发现问题后，只需要找出备份文件重新挂接即可，工作量也较小。

4　结 语

馆藏档案的数字化降低了档案的保存成本，提高了检索利用的便捷性，同时也有效推动了档案电子信息化进程，对档案事业的发展起到了积极的推动作用。但因档案数量巨大而催生的数字化外包，给档案安全也带了新的风险。档案部门除了在数字化外包期间做好上述的工作，还应增强工作人员的安全意识，对全馆人员进行数字化安全风险教育，让档案工作者做好数字化期间的监督工作，确保数字化工作期间，档案信息和原件得到最大程度的安全保障。

主要参考文献

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.127

G270.7

A

1673-0194（2016）16-0195-02

2016-07-02

2013年南京中医药大学校哲学社会科学基金项目（13XSK09）。