电子文件的特性与管理实践

◎　王建华

电子文件的特性与管理实践

◎王建华

电子文件的管理是信息时代的全新课题，需要来自理论研究和实践两个方面持续的科学探索，本文着重介绍电子文件的概念和特性，并结合电子文件的特性介绍管理电子文件的实践方法。

电子文件是随着办公自动化的普及，互联网的应用和电子政务、电子商务的兴起而产生的。电子文件产生、传输的方便快捷，比传统纸质文件具有不可替代的作用。电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，可在通信网络上传输并依赖计算机等数字设备阅读、处理的文件。电子文件是由电子计算机等数字设备生成和处理，其信息是以二进制数字代码记录和表示的，因此亦可称为“数字文件”。

电子文件的特性与管理

信息的非人工识读性。电子文件使用了数字代码，它的非人工不可识读性，给电子文件的读取披上了一层神秘的面纱。人可以在高倍显微镜下看到光盘上刻写的激光斑点，但不可能读懂那些小点的含义。此外，电子文件经过压缩、加密等处理后，只有通过计算机特定的解压、解密程序才能还原为输入前的状态，人工才能识读它。

系统依赖性主要包括两方面含义，一是电子文件是计算机技术的产物，其信息形态是数字化的。从它的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助计算机系统才能实现；二是许多电子文件在交换使用时会遇到不同程度的障碍。这是由于计算机和应用软件在生成过程中的不兼容属性造成的。为了确保该份文件的可读性和管理性，我们在更换计算机的硬件、应用软件、系统软件的同时，我们一定考虑它的兼容性或保存其原来版本并加以处理。使电子文件切实为我们所用，提高电子文件的利用率。

信息与特定载体之间的可分离性。传统的文件信息一般都被固定在某一载体上，而电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终”，不再具有物理意义上的固定状态和固定位置。电子文件可以同时存在不同的载体上，还可以从一种载体换到另一种载体上，内容却不发生任何变化。对于多媒体形态的电子文件而言，由于不同的载体适合存贮不同的媒体信息，其文字、图形、声音、影像等不同的媒体信息往往分贮于不同的载体上，具有相对独立性。

电子信息的易变性。造成电子文件信息发生变化的主要原因有：一是在以往的传统文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在这特定的载体上，不能改变；二是数字信息容易丢失、被修改和毁坏。电子信息很容易被改变或被不留痕迹地处置，被修改的拷贝很容易在网络上传播，从而出现多个版本，真假难辨。新的计算机系统和程序常常无法读取那些过时的代码，从而要求将原文件迁移到新的技术环境中，迁移过程中信息的损失、变异有时是不可避免的。因此，电子文件的真实性、完整性是电子文件管理的又一难题。

信息存储的高密度性。电子文件的信息存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。应用信息压缩技术，磁、光介质存储设备存储文字、图像文件的能力可增加数倍甚至更多，真可谓“海量存储”。

电子信息组织的多维性。纸质文件只能给用户提供固定结构的信息单元，文件中信息之间的关系是一维的，用户对获取信息的路径无可选择。计算机超文体技术的出现造就了一种新的文件信息组织方式，即由存放信息的“节点”和描述这些信息节点之间的“链”组成的“超文本文件”。超文本文件可以为用户提供立体网络的信息组织，用户可以自主地、有选择地通过链接方式浏览相关的信息节点，获得自己需要的信息单元及其组合。构成信息节点的信息可以是任意媒体形式，可以是静态或动态信息，可以通过不同的链路获得。在开放超文本技术中，这些信息还可为其他文档共享。对于超文本电子文件的管理需要着眼于信息节点和节点之间的关系链，还需要其中有价值的部分归档管理。

物理结构与逻辑结构的分离。文件的信息结构为物理结构和逻辑结构。物理结构是指文件信息存储于载体上的位置及分布情况，例如文件的正文、指示、附件等各部分信息以及多媒体文件中不同媒体信息各自在载体上的存储位置；文件的逻辑结构是指文件信息的内在关系，例如文件中的文字排列、章节构成、页码顺序、插图位置、多媒体文件中图、文、声、像的结合方式等。由于纸质文件载体和信息的不可分离性，其信息的逻辑结构被固化在特定的载体上，导致其物理结构和逻辑结构的不可分离和一致性，而且这种结构是直观可视的；而电子文件的物理结构和逻辑结构则通常不一致，而且物理结构对于一般用户是不可视的。电子文件在处理和传递过程中，其物理结构经常发生变化，每运行一次就可能变换一次存储方式，而其逻辑结构却可以不变，也需要保持不变，因而，电子文件的真实性实质上是指其逻辑结构的真实可靠，保证电子文件的真实性和可靠性，也就是以不依赖物理结构的方式保持其逻辑结构的完整、真实和准确。

信息的可操作性。电子文件中的数字信息不是静态、固态、消极的信息，而是动态、可变、积极的信息。数字信息的可操作性主要表现在：第一由于信息手易变性，可以方便地改变其存在状态，经过相应的操作，人们可以使电子文件处于操作者希望的状态之下；第二，可以利用已存在的文件信息做其他事情，电子文件中的信息不仅是自身含义的表达方式，还可多方面地加以利用。

了解电子文件的特点，对电子文件的管理、电子文件的鉴定与归档十分重要的作用。了解电子文件的技术特点是科学地管理电子文件的前提。电子文件是信息技术的产物，信息技术的发展必然导致电子文件不断发生变化，形成新的特点。为了加强电子文件的管理，保障电子文件的安全保管和有效利用，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，我们必须做好电子文件的收集与归档、移交与接收、归档文件的保管和利用工作。文件管理人员应当不断认真研究电子文件的内涵、外延和特点，并据此探索科学管理的有效措施。

(作者单位：辽宁省凌源市采供血办公室)