医院后勤档案的意义与对策

◎夏京艳



医院后勤档案的意义与对策

◎夏京艳

随着医疗改革的不断推进，医院的工作也逐渐呈现出标准化、规范化的趋势，医院后勤档案管理工作是医院档案管理的重要部分之一，加强医院后勤档案管理对提升档案管理水平的作用无可比拟。本文首先研究了医院后勤档案管理的意义，随后分析了医院后勤档案管理工作中存在的问题，最后根据这些问题提出了几点具有针对性的解决医院后勤档案管理问题的对策。

医院的档案主要来自资产管理、科研、行政及后勤四个方面，是由图片、文字、音像等不同载体完成的历史记录。医院后勤档案管理涉及的主要内容包括设备运行、保洁灭害、水电气等日常类管理以及医院建设、绿化、维修、设计、招标等建设类管理，若医院还会开展业务外包活动，则外包业务档案管理也属于医院后勤管理的范畴。信息时代下，医院后勤档案管理在维护医院权益、促进医院发展、提高管理效能等方面的作用非同小可，因此对医院后勤档案进行高效率管理是时代所趋。

医院后勤档案管理的意义

为医院建设及规划发挥凭证作用。 当代医院为了适应社会发展需求，一直在不断地扩大规模，但是医院在扩建过程中，需要有初始的建设数据、文件、资料等档案提供真实的历史依据及发展现状，而后勤档案就是这类重要的档案，记录了包含房产、人员及设备等整个管理活动的全部信息，不仅能为开展后期工作进行决策提供咨询材料及参考依据，还能为医院建设及规划发挥凭证作用。

为医院日常管理发挥参考作用。医院后勤档案不仅需要记录整个管理活动的开展过程，还要记录活动的结构，也就是说，所有的后勤档案都必须是真实的记录，不仅要为总结和研究工作发展规律提供科学依据，还要为提升工作水平与效率提供重要资料，为医院日常管理发挥参考作用。

为医院发展提供强力保障。医院建设及管理过程当中的最原始资料就是医院后勤档案。该档案的目的是记录医院后勤部门在维修管理、物业管理、基本建设、绿化保洁、被服洗涤以及生活保障方面的工作状态，可以为医院的发展提供强有力的保障。近几年，由于医院后勤设备的不断更新，结构的复杂化，导致设备日常维护工作难度较大，保存这些大型设备档案的完整性也越来越被重视，加上后勤部门的日常工作量大，工作内容繁琐，又与其他部门紧密协作，所以医院后勤档案在数量上相比其他档案也是遥遥领先，该档案的保存价值极高。

医院后勤档案管理工作中存在的问题

后勤档案归档系统不完善。档案归档工作是档案管理工作的核心，但事实上，有很多的大中型医院都忽略了后勤档案管理的重要性，导致医院后勤档案归档系统不完善、制度不健全，没有全面而系统的后勤档案整理流程，也没有设立统一明确的档案管理。在某些医院开展后勤档案管理工作时，管理人员没有按照确定的编制要求程序化地进行后勤档案分类规整，而是仅仅凭借经验整理，看似工作做得详细整齐，实则无章可循，极易引起后期档案查找的不便。

后勤档案管理人员意识薄弱。由于医院后勤档案管理部门人员的道德素养水平参差不齐，流动性强，且管理队伍不稳定，大部分医院的后勤档案管理人员管理意识都不强，在其工作时容易导致档案资料流向不明、档案资料收集不全等管理工作脱节现象，再者，很多医院并未设立后勤档案管理部门，甚至各类档案分散在不同的部门的不同人员中，这些人员如果不能自觉地在项目实施后及时归档，将导致后勤档案不齐全，无法为医院的日常管理及日后规划工作提供及时、有效的参考依据。

维修等工作档案记录不详。随着医疗改革的发展，医院在科室结构及规模上都做出了相应的调整与扩大，如果某科室在进行改造维修或者重新装修工作，那么不仅房屋的样貌会发生改变，原先部门的结构也会产生变化，这些变化应当集中反映在后勤档案当中，然而实际操作中，并没有很多的医院会对这些繁杂的变化及时地逐一记录，导致档案记录不全面、不详细，丧失了其作为“重要记录存储器”的使用价值。

解决医院后勤档案管理问题的对策

完善后勤档案管理制度。为了发挥制度的规范和指导作用，建立科学且合理的后勤档案管理制度不可或缺。医院领导应当倡导各部门在积极提供具有留存价值资料的同时，延伸档案内容的收集范围，以支持档案管理，并参照新医疗改革而的要求与目标，结合医院自身后勤档案管理现状，及时加以制度的改进，保证后勤档案管理流程标准化、规范化。例如，在医院进行修建时，各部门负责人要及时收集修建工作中（从施工到竣工）的所以协议及文件，及时交予后勤档案管理人员收集，再由后勤档案管理人员进行整理，最后按照规定的建档方式进行归档，保证修建档案资料准确且齐全，若有遗漏，及时联系相关部门负责人，这样一来，后勤档案才能发挥其整体功能。

加强后勤档案管理人员培训。医院应当建立专门的后勤档案管理部门，并加强高素质后勤专业化管理人才的队伍建设，让每一位后勤档案管理人员都对其管理职责熟记在心，并制定责任制度，一旦后勤档案管理工作发生疏漏，责任到个人，以提高后勤档案管理工作的效率，避免在后勤档案管理中产生不必要的疏漏。另外，档案管理人员在进行后勤档案移交时，必须按照医院指定的交接流程及制度，不可随意交至不相关的人手中，保障医院后勤档案资料的完整、真实以及机密性。

推动后勤档案电子化发展。受电子信息技术的发展的影响，我国的档案管理资料也实现了载体的多元化。医院档案的形式不再局限于文字，而是出现了音像及电子数据形式，为科研及医院发展创设了一条捷径，因此，医院后勤部门应当强化对网络技术的利用，以扫描条形码的形式、磁盘的存储模式实现电子化档案收集，推动后勤档案电子化发展，实现后勤档案电子化管理。

综上所述，在竞争日趋激烈、高速信息化发展的今日，强化后勤档案管理是实现医院后勤管理高效化的重要方式之一，医院应当意识到开展后勤档案管理是一项任重而道远的艰巨任务，应当在推进信息化建设的同时完善相关档案管理制度，在为管理工作及决策者提供有效备查依据的同时，提高后勤管理服务质量，提升医院整体水平，实现医院的可持续发展。

（工作单位：荆州市中心医院）