对信息化条件下档案保密工作的几点建议

董萍++王冠群++张艳

[摘 要] 信息化技术在企业档案管理中的广泛运用，既对档案管理工作提供了许多便利，也为档案保密工作留下了一定的隐患。本文针对信息化条件下档案保密工作中存在的隐患以及隐患产生的原因进行了简要的分析，再结合自身油田企业勘探开发研究院科技档案室的工作经验，对档案保密工作提出几点建议。

[关键词] 信息技术；油田企业；档案保密工作

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 19. 092

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）19- 0179- 02

我国的油田企业在不断发展的过程中，不断运用最新的科学技术，对石油企业的生产和管理进行改革，信息化技术已经在油田企业的生产管理中得到了广泛的普及，档案资料管理也实现了信息化管理。档案资料的信息化管理较传统的人力资源管理来说，虽然具有很大的优势，但也存在着不少隐患。

1 档案资料的信息化管理中存在的隐患

1.1 互联网信息技术不断进步导致的隐患

信息化技术在不断的发展过程中，已经渗透到了全世界的各个角落，油田企业的档案管理工作也不例外，信息化技术可以使档案管理工作变的更加简单、高效、便于查阅。虽然，信息化技术各档案管理工作带来了巨大的便利。但是，由于信息技术的特殊性，档案信息在管理的过程中也存在着巨大的隐患。例如：目前，网上较为流行的电脑病毒，或者是来自于不明黑客的恶意攻击。这些都有可能对档案的保密工作造成影响。尤其是油田企业中勘探开发研究院的科技档案室，其内的档案资料信息都是关乎油田企业未来走向的重要性文件，一旦被他人偷取或丢失，对油田企业造成的影响不堪设想。

1.2 档案管理人员缺乏保密意识带来的隐患

在我国，油田企业对档案管理工作缺乏足够的重视，从事档案管理的工作人员并非是从事档案管理的专业，严重缺乏工作中所需的专业理论知识，没有经受过正式的档案管理训练。因此，油田企业对档案管理人员缺乏严格的要求，档案管理人员自身对档案管理中可能遇到的风险与存在的隐患也并没有明确的认识。

1.3 保密规章制度不落实带来的隐患

在我国的油田企业中，关于档案信息保密的规章制度多数是为了应付检查而设立的，在日常的工作中，很少有员工会按照规章要求的去做。长此以往，规章制度对档案管理的工作人员自然就失去了约束力，很难起到其应有的作用。

1.4 保密范围和级别不清带来的隐患

油田企业为了防止档案信息的管理人员接触到油田企业高层的核心资料，并没有对档案管理人员说明涉密信息的商业秘密范围及其级别。如此一来，档案管理工作人员在工作时，缺乏对这些核心资料的重点保护，使档案保密工作的严密性与科学性都受到了很大的影响。

2 信息化条件下针对档案保密安全工作的几点建议

从我国油田企业目前的情况来看，引起油田档案保密安全工作的因素有很多种。尤其是在互联网信息技术不断发展的信息化时代，若要消除油田企业档案保密工作中存在的隐患，就要从以下几个方面下手。

2.1 从思想上认识档案保密工作的重要性

油田企业的档案保密工作的质量，不仅会影响到档案管理部门本身，其工作质量的好坏对整个油田企业未来的发展都会产生巨大的影响。本人在油田企业的勘探开发研究院科技档案室工作，一旦档案室内的保密资料被泄漏，我公司在未来的发展过程中势必会处于劣势，企业的整体经济效益也会受到巨大的损害。因此，要加强档案管理工作人员的培训，使其充分的认识到档案保密安全工作的重要性与艰巨性。除此之外，要加强油田企业内、外部的宣传教育工作，将档案保密工作的重要性与企业未来的发展与经济效益紧密的结合起来，端正档案管理人员的工作态度。

2.2 加强督促检查工作，确保规章制度得到有效落实

企业的规章制度之所以难以得到有效的落实，究其原因在于企业高层对档案管理规章制度的执行情况缺乏督促与检查。在制定信息化档案管理工作的规章制度时，除了要对企业档案信息的保密范围、等级做出严格规定以外，还要让档案管理工作人员明确自身工作的涉密范围以及涉密级别，使其明确自身肩负的责任与使命，从制度和体制的层面上对档案管理工作的程序和方法制定相应的行为规范，对于不符合规范的档案资料要进行重新鉴定，并按照相关规定进行归档处理。

2.3 加强技术防范，消除泄密隐患

企业的档案保密工作，除了要做好日常的档案管理工作以外，还要做好技术防范工作，避免网络病毒以及黑客入侵造成的信息丢失或泄漏。具体办法如下：

（1）建立网络防火墙，避免网络病毒以及黑客的入侵。

（2）引进高科技杀毒软件，定时定期对涉密信息载体进行杀毒隔离。

（3）坚持防治管理相结合的方针政策，采取其他技术手段措施，加强企业档案的保密工作。

3 结 语

在信息化的背景下，油田企业若要在竞争中始终保持优势地位，必须要加强档案保密工作，防止内部机密信息泄漏。因此，作为油田企业勘探开发研究院科技档案室的工作人员，要明确档案保密工作的重要性，在工作中认真贯彻油田企业的相关制度和规范，切实保证油田档案管理工作的安全性。

主要参考文献

[1]蔡红梅.新形势下做好档案保密工作的几点思考[J].档案与建设，2013（6）.

[2]田欣.对信息化条件下档案保密工作的思考[J].陕西档案，2014（3）.