论档案与企业发展的关联

张　博/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

论档案与企业发展的关联

张博/中国联合网络通信有限公司天津市分公司

中华民族是一个历史久远的民族，在长久的历史发展中，我们的文字由何而来，我们的祖先和历代皇帝，由何代而生，历代变迁的原因，历史皇上的品性同，历史中发生的重大变故，四季的变化，星辰的情况记录，四季耕种的最好时令如何观查，古人对于观察天象变化的记录，对于人文灾难的情况，对于重大历史上的战争，包括历史上的名人、名帝、名妃等等，这些历史远古的记录，我们都是通过从古至今，历代史官所做的详细的档案所知，所以档案的传承关系到人类的进步，我国最早的档案文书就是甲骨档案”早在几千年前就已经出现。

档案发展史；推动企业；档案管理

我国最早的档案文书就是甲骨档案”早在几千年前就已经出现。属于记录皇帝言论和行为的具体记录，是我国相对较早的档案。后来再不同的朝代又出现了多种记录的档案文书，比如，钟鼎文书，绵帛文书、竹简文书等等，当造纸术出现后，人们便开始了纸质形式的文书，这一切变化都是因为历史的发展，历史的进步，所以文书的形式也随之变化和进步，当然，档案不仅记录了这一切，同时与历史的发展相辅相成中，互相推动发展。当今社会，档案记录着社会的进步，企业的发展，是社会中人为事件的真实写照，是企业发展的源动力和分析的依据，也是企业文化建设的基石，更是企业发展中以及企业生产力发展不可或缺的重要部分。随着企业的发展，我们在不断的总结历史的经验，也在不断的通过这些经验总结出潜在的规律及莫大的商机，这些经验和规律以及潜在的商机，我们都是通过企业长久以来积累的丰富的档案资料中发现的，这些宝贵的资料不仅凝聚了企业发展的历史足迹，也凝聚了企业精神文化和人文文化所在。所以档案是推动社会及企业发展的源动力，是推动企业生产发展力的依据，是企业领导人决策的根本，当然，企业的发展也同样推动了档案事业的发展，不仅摆脱了原先落后的管理及形式，使档案与办公自动化相结合，同样激发了数字档案馆的产生及发展。所以二者相辅相成，相互依赖，相互推动发展。

一、档案应推动企业的发展提供源动力

（一）有时企业或单位对档案从不重视，将档案工作视为可有可无，对档案人员的认知也是如此，认为是无论何人都可以胜任，且认为档案人员的工作就是整理、抄写、查询，复印、保管等的最简单的，最事务性的工作，不是关系到企业经济效益，企业发展，企业命脉的工作，只要保管好库房档案，不损毁，不丢失，不泄密，对外应付调用、查阅、检查，定期检查一下有档案的数量与保存状态，就等于完成了档案的所有工作。这样，就造成了企业从上到下，从领导人到大众群体都长久对档案的不重视，从各方面都不支持档案的工作，更不要说配合档案的工作，这样又如何可以发展档案事业呢？所以造成企业内档案管理力量不强大，档案管理水平落后，档案管理手段陈旧。企业内对档案的重要性、管档要求、档案的工作内容不太了解，甚至完全不知道档案是做什么，档案收集意识薄弱。档案不实行统一管理，没有配置专业的档案管理人员，而且大多数档案人员身兼数职，无法对档案工作投入全部精力，再加上没有经过专业的培训，所以档案工作无法如期完成，历史档案严重收集不全，或丢失。这样的档案管理无法保存完整的历史档案，又如何为企业的进步去服务呢？

（二）档案人员综合素质有待提高。由于部分企业从领导层就不重视档案的发展，所以会把一些将要退休或年老的同志安排档案工作，这些年老的同志没有精力去按档案法的规定去专业的整理和审核相关的文件，且一般不会使用电脑或一些自动办公设备，所以为了完成工作，他们可能只是将收来的部门档案按一定的顺序放在架上，提供一个简单的台账就完成了工作，他们一般没有经过专业的档案培训，没有经过上岗的特殊教育及训练，所以完全不了解，一件完成的档案的重要性，及需要做的工作内容，档案从收集阶段开始至最后入库上架，每一步都需要认真的核实与整理，收集要保证资料的齐全性，整理要查看资料内容的完整性与清晰性，编号阶段则需要对档案进行专业的分类，以及认真的编号档案号码，不能重号，也不错号，否则最后统计的数量就会与实物档案无法核对，为日后查询也会带来诸多不便，装盒工作，同样也很重要，需要细心的核对所装盒的文件与盒的对应性，并做好台账的记录，而且需要同时使用电脑将盒内文件的目录及备考的内容同步打出，这就需要档案人员不仅具备档案工作专业知识，还需要具备熟练使用电脑及办公设备的能力，最后，需要将整理好的档案盒按顺序移至档案库中进行上架，这项工作不仅需要体力，更需要细心和脑力的配合，要做到准确无误。所以档案的这些日常被别人看似简单的工作，如果没有专业的技能知识，没有过硬的电脑操作技能，没有多媒体及办公设备如何使用的技能，是无法胜任的，并不是任何人都可以承担的，所以一定要尽快的提高档案人员的综合素质，只有素质的提升，才可以更好的去做好档案管理工作，才可以更好的服务于企业。

（三）档案室硬件条件不过关，环境设备不齐全，对档案管理必备的条件不具备，个别单位没有专用档案室，设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，暴晒影响档案的整洁、完整及保存、使用。

二、我们要改变大家对档案工作的认知

因为档案工作是可以推动企业发展的动力，是可以为企业发展提供决策依据的参谋，我们可以通过档案中的大数据，来分析出事物的潜在规律，事物变化的因果，以及未来发展的动向。我们从几个方面分析下档案是如何推动企业发展的。档案中记载着企业的发展历史，在这个历史中人们总结了许多的成功案例，许多的经验，也记载着企业曾经失败的一些历史和如何挽救的过程及手段，档案中最可以真实的记录及体现出企业从开始到现在的一切变化及发展的过程。所以档案库就是一个对于本企业大而全的源数据库，当我们遇到难题无从下手时，我们就可以调用这些宝贵的资源，查到过去企业遇到这种情况的处理以及处理后产生的后果，这样为我们的工作就会带来灵感和途径。当然，我们也会遇到前所未有的新问题，档案中也是没有记录的，但是，我们的这个大数据库可以提供给我们经验，资料，以及通过查询多年相关的资料后可以找到相关事物的内在联系或变化规律，这样就可以为我们解决新的问题而提供了依据，当这个新问题解决后，我们就可以把事情经过的资料归档，整理成为档案，为日后的工作提供资源。

三、结束语

我们通过分析，可以清晰的发现，档案工作与企业的发展是息息相关的，但也是相关依靠，相关辅助的，只要档案工作做的完整、规范，就可以为企业发展提供动力，为企业的经营决策提供依据，同理，企业发展了，才可以使档案工作更专业，进步的更快，如果没有企业的支撑，档案工作也是无法完成的，所以二者相互促进。在社会快速的发展中，我们的档案事业也要奋力的发展，才可以适应社会的需要。