浅析word文档中长文档排版处理方法

路聚俭

摘 要：Microsoft office中的word组件是当前日常文字处理工作中应用最为广泛的一种计算机应用软件。国内每一台个人电脑上几乎都装有某一版本的word。Word功能丰富，性能优良，是人们进行文字编辑，提高办公自动化水平的重要辅助。使用word进行文档排版，是人们经常遇到的情况。但在对大型文档进行编辑排版时，由于结构复杂，操作步骤较多，对于非专业人员来说具有较大难度。文章针对word长篇幅文档排版有关问题进行探讨，详细介绍了word排版过程中各个环节的技术要点和操作方法。

关键词：长文档；word；排版

引言

当前，计算机技术广泛应用于人类社会生产、生活的各个领域。以计算机为平台，无数应用软件在各自所对应的行业内大展拳脚，极大地提高了工作效率和工作质量。其中，美国微软公司开发出版的office系列办公软件以其广泛的适用性、较高的使用性能，操作简单等优点成为人们开展日常内务工作的重要辅助工具。office系列办公软件包括多个软件，其中人们使用最多，普及率最高的应该就是word了。Word作为文档编辑工具，应用范围最为广泛，也是大家工作中应用最多的工具软件。在进行文字工作时，大家往往首先想到的就是使用word来编辑。在日常工作中，许多时候大家会遇到编辑、撰写的文档篇幅很大、字数很多的情况，比如论文、报告、小说等诸多文体，字数往往以万计。通常而言，这类文档由于篇幅很大，出于方便阅读的考虑，对于文章结构和文字格式都有着较为严格和清晰的要求。比如一篇大型报告，往往包括封面、目录、正文等单元，而正文又分为多个章节，每页还要标注页码、页眉等。这些内容设置起来操作相对繁杂，如果不是对word相关业务较为熟悉的化很难在短时间内做好。下面，笔者就如何使用word进行常篇幅文档排版工作进行阐述与说明，希望能够给大家一定帮助。

1 样式的设置

正文是文章的主体。对于篇幅很大的文档来说，正文在整个文档中占据的比例更是远远高于一般大小文档中正文所在的比例。因此，正文的设置是长篇文档排版的重点。在正文排版中，样式的设置又是其中的关键。一篇篇幅很长的文章，正文通常分为多个章节。一篇文章中所有章节的格式是一致的。所以采用样式的方法进行正文章节的设置，可以同时对所有章节发生作用，工作效率很高。文章正文样式的设置，包括以下几个因素：各章标题、一级节标题、二级节标题、三级节标题以及章节中的正文内容。通常情况下文章结构分到三级标题就为止了，极少遇到比三级标题更低的标题。工作中，需要根据文章实际排版需求，选择对应的的样式进行设置。

具体操作如下：首先从选项卡中选择“样式”栏，调出样式任务菜单，选择新建样式，再根据文档排版的具体需求进行级别样式的预设，然后把设置好的样式应用到对应的级别上。一般而言，文档结构中的各个部分，其文字格式也需要进行对应的设置，比如字体种类、字形大小、段落等。这个设置操作需要在“样式”栏中的“格式”选项中完成。

2 多级符号的设置

关于多级符号的设置，有两种情况。一种是文档录入已经完成的情况，那么就没有必要进行多级符号的设置。如果文档正文尚未录入完成。这可以在样式设置完成后进行多级符号的设置。在进行多级符号设置时，首先要在“级别链接到样式”栏中进行正确的设置，确定链接。这种方法对于文章编辑，调整章、节是非常有利的。设置好后，可以根据章节的具体增减变化进行及时调整。而如果文档已经输入完成，想要进行章、节修改、删除作业时，只有通过手动修改的方法予以实现。

3 节的设置

文档分节是word文档编辑的又一常用设置。给长篇文章排版时，文档结构中的不同组成单元，往往会针对同一类对象有着不同的设置要求。比如正文以前的页码要用大写罗马数字（Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ……）单独编排，正文开始要用阿拉伯数字（1，2，3……）连续编排等等。对于这种情况，必须进行文档分节设置才能予以妥善解决。

具体操作方法如下：进入页面设置栏，选择“分隔符”设置，首先进行分节符的类型选择。此时光标应停留在分节符前的页面上，然后通过在分节符类型下选择“下一页”达到分节的目的。分节操作主要是为了满足文章内部不同的格式设置需求而服务的。正文中存在多个格式不同一的区域时，就需要在相邻区域间设置分节符。

4 页眉和页脚的设置

页眉和页脚是文档中常见要素，对于文档的美观、结构的清晰和阅读的方便都有很大帮助。长篇文档排版时，往往对于页眉和页脚的格式都有明确的要求。比如首页页眉不同、奇偶页页眉不同、不同章节设置不同的页眉等。这种复杂的设置要求使得页眉、页脚设置难度较高，排版人员往往要经过一段时间的熟悉和实践才能有效的处理。下面就对不同情况下的页眉和页脚的设置进行一下说明。一是首页不同、奇偶页不同的页眉和页脚设置。其具体操作如下：是进入页面布局栏，调出页面设置，在打开的菜单中进入版式选项卡，根据需求在选项卡对应的首页不同“和”奇偶页不同选项前打勾即可。二是不同章节分别采用不一样法页眉和页脚设置的方法。具体操作方法如下：先依照前文关于章节分节的方法对文档进行分节处理，在版式上将文档分为彼此独立的单元。然后调出“插入”栏的“页眉和页脚”对话框，依次进行各节的页眉、页脚设置。需要注意的是，设置时要取消“链接到前一条页眉”的勾选，否者设置后的页眉、页脚就会和前面节的最后一页的页眉、页脚保持连续性。三是首页不同、奇偶页不同、不同章节不同页眉、页脚的设置。具体操作如下：

第一步是按照首页不同、奇偶页不同的页眉和页脚的设置方法进行设置，第二步是依照具体要求设置各处的分节符，将文档从版式上划分为彼此独立的多个单元。然后按照上文关于不同章节不同的页眉、页脚的设置方法进行设置。设置时同时要注意取消“链接到前一条页眉”的勾选，以保证各节页眉、页脚彼此独立，互不影响。

5 目录的设置

对于论文、报告、说明书等大型文档，目录是必不可少的组成要素。Word中也提供了目录设置的功能。目录的设置要在文档格式大体排版完成后进行的。要充分发挥word的目录设置功能，必须先对文档进行样式设置。否则目录设置功能不能发挥作用，文字工作者就只能通过手动方式逐一设置目录，这样一来，不但工作量巨大，而且不利于修改，每次对文档正文主体章节的调整，都有可能出现调整目录的需求，考虑到这些操作都要手动需求，无疑会给当事人造成很大的工作压力。如果在进行样式这种的基础上使用目录功能进行设置，文档的目录就会自动生成，效率非常高。具体操作方法如下：文档主体格式设定完成后，依次点击 “引用”栏、“目录”栏，然后在调出的菜单中点击“插入目录”，然后按照需要选择显示级别。如此一来，文档的目录就会自动生成了。

6 结束语

综上所述，word具有较为丰富的文档排版功能。使用word进行长篇文档编辑，操作步骤较多，但总体上路线还是较为清晰、步骤还是较为简单的。只要使用者勤加练习，是能够在短时间内掌握word排版的技巧的。

参考文献

[1]徐立新.计算机文化基础[M].北京：电子工业出版社，2010.

[2]宋翔.office 2010高效办公全攻略[M].北京：科学出版社，2011.