OA办公自动化系统在企业中的应用价值

摘 要 随着现阶段信息技术的不断发展，OA办公自动化系统应用十分广泛，在企业管理中起到关键作用。但部分企业对于OA办公自动化系统不甚重视，这导致办公效率低下。本次结合OA自动办公系统的概念、特征、发展过程，对OA自动化办公系统的实际应用价值进行分析，并详细探讨这一系统的结构、运用效果，希望能够为企业的实际办公工作提供一定的指导。

【关键词】OA办公自动化系统 企业 应用价值

随着现代企业的飞速发展，其办公过程中离不开信息技术的应用。由于信息技术的发展与广泛应用，OA自动化办公系统受到广泛关注。通过这一系统，不仅仅可以提高企业工作的有效率，同时，还能够为企业的发展、运行提供科学合理的工作依据，为企业的竞争力的提高打下坚实的基础，因此，现代企业应该重视OA自动化办公系统的应用。

1 OA办公自动化系统概述

1.1 概念

OA办公自动化系统是专门应用于企业办公管理的自动化系统。这一办公系统不仅仅改变了传统的办公模式，还能够进一步提高其办公效率。在这一系统的支持下，可以将企业各个部分的公文流转、审批以及发布等工作流程进行有效综合，不断提高企业办公的系统化、规范化。由于其办理、高效的特点，无论在哪个行业中，都受到企业的追捧。

1.2 特征

作为一种新兴办公模式，OA办公自动化系统具有其自身的特征，其主要内容如下：

1.2.1 实现实时通讯

这一系统利用信息技术进行事物的处理，能够实现实时通讯，为各个部门节约了大量的时间，并进一步紧密了公司人员的联系。同时，这一办公系统为企业工作人员提高详细的资料。

1.2.2 高效便捷

这一系统可以通过信息资源、网络资源的高校运用，快速将相应资源转达到所需人员手中，促进资源共享，有利于工作人员进行资源检索，为各个部门提供便利；三是系统能够促进管理水平的提高。通过信息的快速传送、文件的高效利用，可以促进其管理水平的提高。

1.3 发展历程

OA办公自动化系统是一个不断发展、更新的过程，根据其发展历史，可以分为以下四个阶段：一是纸张信息数字化阶段。在这一阶段，主要实现从手工到电脑的有效转换；第二阶段为工作流为中心。这一阶段主要是指公文流转、流程审批内容；第三阶段是 B/S 应用模式为代表的 OA 系统时代；第四阶段出现协同办公。主要将企业工作中的公文流转、流程审批、制度管理等进行高效整合，促进其系统化、高效化发展。根据相关数据显示，现阶段，我国对这一系统的应用主要集中在第四阶段。

2 OA办公自动化系统在企业中的应用价值

2.1 企业对于OA办公自动化系统的巨大需求

由于现阶段信息技术的发展以及企业生存环境的改变，企业对于OA办公自动化系统具有巨大的需求，进行信息化建设，可以为企业的发展提供更好的服务。在以往的办公过程中，由于忽视对于信息技术的应用，直接导致办公效率不高，管理以及相应的决策，很难实行，十分不利于企业的发展。

2.2 OA办公自动化系统运用效果

这一系统的运用取得了良好的效果：首先，这一系统的广泛应用，不断加强了各个部门工作人员的联系。这一系统办公界面朴实，使用较为方便，能够有效地为员工提供信息查询。在这一系统的支持下，所有工作人员都可以参与到办公流程中去，了解企业的各方面发展情况，同时进行各项规章制度的学习。在此基础上，管理层有利于进行员工日常行为的指导，充分调动员工积极性，为企业的发展做出贡献；其次，提高自动化水平。在这一系统的支持下，能够有效地对合同管理、公文管理以及人力方面的管理进行高效整合，不仅仅方便各个部门之间的相互联系，同时，加快信息流转速度以及规范化程度，提高办公自动化水平。同时，这一系统的运用，大大节省人力物力，进一步降低办公成本，提高运行效率，对于企业的发展有积极作用。在此，加强信息共享与沟通。通过信息共享，让更多的员工参与到企业建设过程中，同时，为工作人员之间的交流提供便利。在这一系统界面，企业可以根据其实际情况进行信息的发布，当工作人员登陆界面的时候，能够快速掌握各种信息，处理相应的指令。最后，推动企业信息化发展。由于使用的是自动化办公系统，因此，工作人员可以进行公司内网的介入，全面了解企业内部的工作状态，进行业务处理等。在一定程度上实现了移动办公。实行信息化管理，各种管理工作不会受到时间、空间的限制，避免工作堆积现象的出现。

2.3 发展展望

实现企业办公自动化，不仅仅是企业发展的需求，同时，也是企业发展环境变化的需求。随着现阶段企业竞争不断增大，自动化办公系统应该被广泛应用。但是，在应用过程中，企业也应该注意到这一系统的不足之处，并根据自身企业的实际情况，进行相应策略的提出。其主要的不足体现在：工作人员对于这一操作不甚熟练；管理制度不完善以及相应的网络安全问题等。企业应该立足于现状，完善相关制度建设，规范自动化管理，加快专业人才培养，并重视技术创新，推动 OA办公自动化系统得到更为有效的运用，为企业发展做出更大贡献。

3 总结

综上所述，进行OA办公自动化系统的应用具有十分重要的价值，因此，各个企业应该重视这一系统的运用。通过这一系统，不仅仅可以提高企业工作的有效率，同时，还能够为企业的发展、运行提供科学合理的工作依据，为企业的竞争力的提高打下坚实的基础。同时，也要清楚地意识到，进行这一系统的运用也存在一定的不足，企业一定要根据其实际情况，进行相关管理制度的不断完善，推动企业信息化的发展。

参考文献

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作者简介

杨柳（1987-），女，满族，辽宁省抚顺市人。大学本科学历。现供职于北京铁路局北京机务段。研究方向为网络。

作者单位

北京铁路局北京机务段 北京市 100022