丰富管理手段 加强材料和低值易耗品管理

刘 琦， 高培峰， 张继霞， 兰 山

(北京理工大学 实验室与设备管理处，北京 100081)



丰富管理手段 加强材料和低值易耗品管理

刘 琦， 高培峰， 张继霞， 兰 山

(北京理工大学 实验室与设备管理处，北京 100081)

材料和低值易耗品批次众多、种类繁杂，尤其是在高校物资管理中，在仓库集中存储领用制度不复存在和管理重心向学院倾斜的情况下，材料和低值易耗品在管理中面临与固定资产截然不同的问题。针对材料和低值易耗品管理中的特点，从学校层面优化管理程序，借助信息技术丰富管理手段，提高管理效率，实现“有帐可查、有物可寻”，实现材料和低值易耗品的集约化、精细化管理。

材料; 低值易耗物品; 管理

0 引 言

材料指一次性使用后即消耗, 或不能复原的物资[1]；在会计准则中，低值品和易耗品被定义为“不能作为固定资产的各种用具物品，如工具、管理用具、玻璃器皿、劳动保护用品，以及在经营过程中周转使用的容器等”、且“具有单位价值较低，使用期限相对于固定资产较短，在使用过程中基本保持其原有实物形态不变”的特点[2]。材料和低值易耗品是实验室用于人才培养、科学研究的重要物资和物质基础[3]，近年来随着学校各项事业的不断发展，材料和低值易耗品购置量不断增加，在仓库集中存储领用制度不复存、实验室管理自由度不断增大的情况下，如何规范材料和低值易耗品管理和使用、提高管理效率和水平、建设节约型实验室等方面面临新的课题。

在此背景下，我校积极尝试规范材料和低值易耗品管理，借助信息技术手段，优化材料和低值易耗品建帐入库管理程序，丰富管理手段，提高管理效率和效果，切实加强材料和低值易耗品管理，取得良好效果。

1 材料和低值易耗品管理存在的问题

在帕累托分析法则中，材料和低值易耗品可以归为C类物品[4]，即数量众多但普遍单位价值较低。对这类物品的管理既不应花费大量时间又不能放任不管。但目前材料和低值易耗品管理中，对其管理认识不到位，普遍存在以下问题：

1.1 重视程度不够，管理意识较低

通常来讲，低值易耗品具有单位价值低、使用年限短等特征[5]，而材料具有消耗快、周转快的特点。加之在高校中采购分散，多品种、多批次的材料和低值易耗品在一次采购中数量少、金额低，在具体管理环节中无法得到充分重视。而且在财务管理中，材料和低值易耗品通常采用一次摊销法进行核算[6]，处理方式简单，在账、物管理方面的意识不断弱化。

另一方面，由于仪器设备在教学科研活动中和整体资产结构中的重要地位，高校普遍重视单位价值较高的固定资产，而轻视价值较低、管理难度较大的材料和低值易耗品管理。高校固定资产有相对完善的管理体系，而材料和低值易耗品管理随意，客观造成重视程度不高，相关制度不完善。

1.2 管理程序不规范，购买处置随意

目前，很多高校对材料和低值易耗品没有形成规范的管理制度，没有形成科学完整的管理程序[7]，采购与管理以分散化的“自主管理”为主，报废无需报批，购买与处置较为随意。由于普遍缺少校级层面的统筹管理，缺少管理的统一性和计划性，加之低值易耗品的流动频率高，如没有反馈、记载制度，容易造成“管理黑洞”[8]，导致丢失和重复购置以及积压和浪费情况的发生。

1.3 管理效率低下，管理手段有限

通常材料和低值易耗品种类多、批次多，价值和使用年限差距大，信息属性相对复杂[9]。部分高校仍在使用手工登账方式对材料和低值易耗品进行入库管理、账目核对，管理效率十分低下；即使采用计算机作为辅助管理手段，在传统的管理模式下仍旧无法做到对购置物品详细、准确地登记，台账建立不完全，信息错填、漏填的问题突出，查找信息不方便，无法真正掌采购和使用情况，大大降低了台账的意义，制约了握材料和低值易耗品的精细化管理。因此有必要借助信息和网络技术，改变管理思维和模式，提高材料和低值易耗品管理水平。

2 丰富管理手段，提升材料和低值易耗品管理水平

随着学校事业的不断发展，材料和低值易耗品的采购量快速增加，在旧的管理模式下暴露出上文提到的诸多问题。因此我校积极完善材料和低值易耗品管理制度，丰富管理手段，优化管理程序，取得不错管理效果。

2.1 专人专管，提高重视程度

管理人员是材料和低值易耗品管理体系中关键。通过设置专人负责，向各职能单位和在校教师传递提高管理意识、强化管理责任的重要信号，以点带面，普遍提升材料和低值易耗品的重视程度和管理意识。

强化管理人员的责任意识和体系意识，专门管理人员不断通过培训和研究，进一步完善材料和低值易耗品管理体系和管理制度，提高管理水平。

同时，通过设置专管人员，明晰了材料和低值易耗品各入库程序和环节，提高了服务水平和管理效果；在审核环节中有精力、有能力严格把关，防止危险品未经审核的随意入库以及辨别本应属于固定资产的仪器设备，防止固定资产流失。

2.2 优化管理程序，建立材料和低值易耗品管理体系

在深入分析目前材料和低值易耗品的类别、范围等属性基础上，建立覆盖较全的管理体系，针对体系内的各管理模块，重新梳理管理流程，优化管理程序。

普通材料和低值易耗品审核入库。因皆具有易消耗的特性，将材料和低值品归于一类进行审核管理，并建立对应的“库”；耐用品如一些仪器仪表等，尽管价值低，但使用年限相对较长，对耐用品单独审核入库。通过分类，不仅可以实现精细化管理，而且对于不同生命周期特点的物品实现不同方式进行管理。

用于仪器设备自制的材料和低值易耗品则比较特殊，这些物品不仅作为材料消耗和应用，而且作为自制仪器设备的一部分划归到学校固定资产范畴。这些材料和低值易耗品的价值也是衡量自制仪器设备价值并入账的主要依据之一。因此，单独建立与自制仪器设备相关的审核程序，实行“先建立设备账目，再进行材料入库”的方式，保证自制仪器设备与相关材料和低值易耗品一一对应，简化管理程序，促进自制仪器设备管理的提升，从而达到鼓励在校人员进行仪器设备自制的目的。

化学试剂和危险品是材料和低值易耗品管理中的重点。化学试剂和危险品的判断需要很强的专业知识和丰富的经验积累，需要对全校安全状况有很深入的了解。出于此类物品的特殊性，建立“双审核”制，由长期从事安全管理工作的人员辅助材料和低值易耗品专管人员共同管理和审核，防止涉危品游离于学校严格的监督、管理之外。

2.3 丰富管理手段，建立信息化管理平台

建立基于互联网的信息化管理系统是实现现代化、规范化管理的重要途径[10-11]。在理顺管理机制和流程的基础上，从学校层面搭建了材料和低值易耗品管理平台，将原本复杂的管理流程利用网络和信息技术将其简单化、扁平化，实现分散采购，集中入库。

纵向来看，材料和低值易耗品管理平台包括在线验收申请、网上审核入库、在线入库单打印以及统计查询等模块。

图1 材料和低值易耗品管理流程

①在线验收申请省去了过往手工录入的繁琐程序，同时编入更为强大和完善的分类功能，将不同物品进行申请，配合验收明细，保证材料和低值易耗品的精细化管理；

②网上审核通过简化流程，引多角色审核机制，不仅避免了采购人在材料和低值易耗品验收入库时奔波多个职能机构之苦，而且通过管理员之间的分工协作，保证特殊物品、危险化学品等按学校相关程序严格把控，按要求入库；

③在线入库单打印模块提升了一站式服务体验，用户在入库审核通过后，即可打印入库单并办理随后的财务手续；

④统计查询是材料和低值易耗品管理平台的核心模块，通过几乎涵盖所有字段的综合查询系统，建立相对清晰、准确的材料和低值易耗品管理台账，做到采购入库有帐可查、有帐可依。通过电子台账的建立，可以帮助采购人查询材料和低值易耗品采购和使用情况；同时通过柱状图、饼图等形式对统计结果进行分析，协助管理人员及时发现管理中出现的问题；

⑤预留系统接口，支持实验室信息管理系统建设，推动材料和低值易耗品实现本地化、个性化管理，建立起全校范围的材料和低值易耗品管理体系。

3 总结和展望

材料和低值易耗品是实验室开展人才培养、科学研究等活动中的重要物资，同固定资产一样，是作为资产的重要组成部分[12]。材料和低值易耗品本身的特点和高校资产管理工作的复杂性导致材料和低值易耗品在具体管理中面临很多问题。我校从实际出发，积极丰富管理手段，利用信息技术搭建网络管理平台，优化管理业务流程，规范管理程序，解决了材料和低值易耗品管理中的部分问题，提高了管理水平和效率，取得不错效果：①建立管理台账，实现有账可查。通过建立学校材料和低值易耗品电子台账，清晰记录每一笔购置和入库详细情况，实现有账可查和数据统计，有助于减少重复购置和浪费情况的发生。②缩短审核时间，提高管理效率。通过建立网上审核平台，消除了面对面审核的环节，减少了采购人员和管理人员办理业务的时间，提高了办事效率和服务水平。③规范管理程序，消除安全隐患。优化并规范了材料和低值易耗品业务流程，不同性质的物品按相应程序审核入库，防止了资产流失，消除实验室安全隐患。

今后将在目前工作基础上，完善材料和低值易耗品学校-学院-实验室三级管理体系，完善平台中的使用、报废等管理功能，进一步做好材料和低值易耗品的管理工作。

[1] 同济大学生产设备处. 材料和低值易耗品的管理[J].实验室研究与探索，1982(1)：86-88.

[2] 王 雷. 浙江卡森置业有限公司低值易耗品管理系统的研究与分析[D]. 昆明：云南大学，2015：1-4.

[3] 刘 琦，张继霞，兰 山，等. 材料、易耗品与低值耐用品信息化管理与实践[J]. 实验技术与管理，2015，32(3)：250-251.

[4] 周泽建，周江琳. ABC分类方法在土壤实验室化学药品管理中的应用研究[J]. 高校实验室工作研究，2013(4)：95-97.

[5] 陈晓梅. 对低值易耗品管理存在问题的探讨[J]. 财经界，2015(7)：114.

[6] 李杰林. 低值易耗品资产全生命周期管理研究[C]// 2012年度中国总会计师优秀论文选,2013:14.

[7] 曹 萍. 浅析高校低值易耗品的采购与管理[J]. 数字化用户，2013(10):126-127.

[8] 赵小虎. 浅论高校低值易耗品的采购与管理[J]. 中国现代教育装备, 2009(15): 13-15.

[9] 周 靖. 实验室低值易耗品综合管理系统设计与分析[J]. 实验科学与技术，2012(4):61-63,144.

[10] 王承明, 袁玉清, 殷元元. 基于校园网的低值易耗品管理信息系统的设计与开发[J]. 实验室研究与探索, 2005, 24(12): 58-59, 69.

[11] 吴 兵, 王 喆. 低值易耗品的超市化和信息化管理模式探索[J]. 实验技术与管理, 2012, 29(7): 205-208.

[12] 李植飞,黄轶旻,李欣蔚. 新形势下地方高校实验低值易耗品管理中存在的问题及改革探索[J]. 内蒙古中医药,2012(11):159-160.

Enriching Administrative Means, Strengthening Management of Materials, Low-values and Consumable Goods

LIUQi,GAOPei-feng,ZHANGJi-xia,LANShan

(Laboratory & Equipment Management Department, Beijing Institute of Technology, Beijing 100081, China)

Materials, low-values and consumable goods are of big batch number and in an unexpected variety, especially in material management of colleges and universities. Due to the centralized storage the requisitioning syhstem of warehouse is no longer exists, the focus of management turns to the school, the management of materials, low-values and consumable goods are faced with distinct problems with assets in the management. For the characteristics of materials, low-values and consumable goods, it is practicable to optimize management procedures in the university level, with the help of information technology to enrich management means, and to improve the efficiency of management. And realize the intensive elaborate management of materials, low-values and consumable goods.

materials; low-value consumption goods; management

2015-07-18

刘 琦(1988-)，男，山东寿光人，硕士，研究实习员，主要从事实验室管理、设备管理等工作。

Tel.：010-68912610，15652368067；E-mail：ssclq@bit.edu.cn

G 647

A

1006-7167(2016)02-0283-03