高校办公自动化系统基本标准建设的必要性与可行性分析

任岩岩

（广州番禺职业技术学院学院办公室　广州　511483）



高校办公自动化系统基本标准建设的必要性与可行性分析

任岩岩

（广州番禺职业技术学院学院办公室广州511483）

摘要随着计算机网络及信息技术发展，高校信息化水平仍有待提升，特别是办公自动化系统建设相对缓慢有待整体推进。在各高校逐步开展办公自动化系统建设时，亟需相应的系统标准参照，以节省大量的建设成本。高校因工作内容大部分相同或相似决定了办公自动化系统功能的相同或相近。因此，总结探索出一个基本建设标准具有一定的可行性，也是高校办公自动化系统建设发展的需要。

关键词信息化办公自动化系统标准建设可行性

一

在计算机网络及信息技术迅猛发展的当下，高校办公自动化系统发展起步虽早，但发展速度相对缓慢。在互联网+的大背景下，高等院校传统行政办公模式亟待改进，办公自动化系统的建设发展仍有较大空间。

在各高校逐步开展办公自动化系统建设时，没有相应的系统标准参照。在规划设计时需要耗费大量的精力进行前期的需求调研和论证分析。

且多数高校未能把办公自动化系统建设放到学校信息化建设和智慧校园建设的全局中来规划，从而使建设的办公自动化系统存在功能不完善，和学校其他系统不兼容，数据不能对接共享等一系列问题，有的系统更新存在技术瓶颈等问题需要重新更换系统，从而造成具大的资源浪费。

二

教育部印发的《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》（教技〔2012〕5号）中明确要求“制订学校管理信息化标准与要求，通过分类指导、示范引领推动各级各类学校管理信息化建设。”“建立数据采集、交换共享、管理与应用的技术平台与工作机制，衔接各级各类教育管理信息系统与基础数据库，实现系统互联与数据互通，建设纵向贯通、横向关联的教育管理信息化体系。”而办公自动化系统是各高校进行信息化建设的重要载体之一，是教育管理信息化体系中的重点环节。因此，一所高校的办公自动化系统建设的水平一定意义上体现了该校的信息化水平。2015年3月印发的《国务院关于印发深化标准化工作改革方案的通知》（国发〔2015〕13号），针对各行各业标准缺失老化滞后、体系不够合理、标准化协调推进机制不完善等现状提出了改革要求和具体措施。而现行的办公自动化系统相关标准为中华人民共和国电子工业部1993年3月批准发布的电子行业标准《办公自动化系统开发设计指南SJ/T 10352-93》，适用范围为政府机关、企业、事业单位办公自动化系统设计、建设、开发、实施和应用。该标准除了不能满足高校教育行业特性的个性化需求外，也因网络信息技术的飞速发展明显滞后。进行高校办公自动化系统基本标准建设的探索，正是积极响应并贯彻落实国务院和教育部的相关文件精神。

高校办公自动化系统标准建设，可以有效地节省办公自动化系统新建设高校大部分前期需求调研和分析论证工作，使办公自动化系统建设具有前瞻性和全局性，从而避免了一些不必要的资源浪费，节省大量的人才财力，整体提升高校信息化水平，为高水平大学建设提供条件支持。

因区域信息化水平和领导重视程度的差异，各高校办公自动化系统建设有早有晚，但无论是自行研发，还是直接购买，在建设中总会遇到一些问题，而其中有一些问题是相同的具有普遍性的问题。办公自动化系统建设都需要办公室进行前期充分的需求调研设置系统模块和规划流程，需要教育技术信息部门的不断调试进行功能完善。而高校因工作内容大部分相同或相似决定了办公自动化系统功能的相同或相近。因此，总结探索出一个基本建设标准具有一定的可行性，也是高校办公自动化系统建设发展的需要。

三

高校的办公内容决定了办公自动化系统的功能，而办公内容可以简单梳理分类为办文、办会、办事，具化到办公自动化系统服务模块上来，可以分为公文处理模块（包括收文处理和发文处理等）、通知公告模块、综合办公模块（包含会议室管理、车辆管理、办公用品管理等）、协同办公模块、邮件和即时通讯模块、通讯录、日程安排、电子文档管理等。其中通知公告是办公自动化的最基础应用，没有技术难度；综合办公和公文处理是办公自动化系统的核心功能，需要通过规划建设规范的流程来实现。办文和办事的审批流程都有相应的标准，因此设置基本的规范流程是可行的。其中办事流程较为简单，可按管理权限设置逐级审批。公文处理的流程较为复杂，为实现公文的网上流转，可以以中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）中的办文要求为依据来规划设置。在文件第六章“公文办理”中，有明确的收文办理主要程序和发文办理主要程序。其中收文办理主要程序分为签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序，发文办理主要程序分为复核、登记、印制、核发等，并对审批签发规则作了要求。而制定办公自动化系统中的公文处理基本标准只需按要求的办文程序结合高校的具体情况进行个性化设置。

此外，针对高校办公自动化系统建设中出现的新问题，结合计算机网络技术发展迅速、产品更新换代快的特征，要注意规划的前瞻性，提高规划建设水平；注意规划建设的全局性，把办公自动化系统建设纳入到学校信息化建设和智慧校园建设的总体规划中来，做好办公自动化系统与学校人事系统、财务系统、教务系统、学生系统、科研系统、档案系统等的数据对接、资源整合及共享；学习和借鉴政府电子政务系统的开发经验和发展模式；预判和适应网络技术的飞速发展，加强办公自动化系统的移动办公功能的开发探索和应用；教育行政部门及教育技术信息化部门主导，联合技术实力强、办公自动化系统开发经验丰富的企业和高校，制定发布相关的办公自动化系统建设标准，避免了软件开发公司和技术人员不了解高校用户实际需求而进行的盲目开发，使办公自动化系统的规划设计更有针对性。

如办公自动化系统建设基本标准能在相关职能部门的支持下得以制定并推广，各高校在进行办公自动化系统建设时就会少走许多弯路，不仅可以节约大量的资金，同时也节省了在新办公自动化系统建设上的人力支出。促进高校通过办公自动化系统建设，规范工作程序，提升高校管理水平和整体信息化水平，为创办高水平大学提供条件支持。

The Necessity & Feasibility Analysis on the Standard Basic Construction of OA System in Colleges & Universities

Ren Yanyan
（College Office，Guangzhou Panyu Polytechnic Guangzhou 511483）

AbstractAlong with the development of computer network and information technology, the informatization level in colleges and universities remains to be promoted, especially the construction of Office Automation system was relatively slow to be comprehensively promoted. During the construction of Office Automation system in colleges & universities, in urgently needed to the corresponding standard reference system, to save a lot of construction cost. Because of the work most of the same or similar content determines the Office Automation system function of the same or similar in colleges and universities. As a result, to summarize the construction of a basic standard has certain feasibility, which is also the needs of the development of Office Automation system construction in colleges & universities.

KeywordsInformatization Office Automation system Standards construction Feasibility

中图分类号C931.4

文献标识码B

文章编号160318-7234

作者简介

任岩岩（1983～），男，安徽阜阳人，广州番禺职业技术学院助理研究员，文学硕士。主要研究方向为高等教育、现当代文学。