建设新时代档案管理规范化的对策探讨

郭怀英

摘 要：随着改革开放的不断深入，计算机网络的不断发展，规范化管理档案工作显得尤其重要。规范化管理档案工作不但可以提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，还可以发挥档案管理工作的自身价值，为经济发展和社会进步作出应有的贡献。本文拟对建设新时代档案管理规范化问题进行探讨，供参考。

关键词：经济社会发展；档案管理；规范化

档案管理是指收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用档案的活动。档案记录着一个国家、公司和单位的历史沿革，它可以真实地反映一个国家、单位、企业职能活动的过去的整体面貌，同时也为以后的工作提供资料参考和利用。新时代档案管理工作的规范化、标准化是档案管理工作的重点之一，是提高档案工作效率和质量的基本保证。新时代的背景，要求档案管理工作必须要运用科学的原则、方法和手段，才能使档案管理与时俱进，适应新形势，使档案管理工作逐渐规范化、标准化、现代化。

1 新时代档案管理规范化的作用

档案是一个单位发展、建设的重要无形资产。随着新时代的不断发展，档案管理工作也显得越来越为重要，逐步受到社会各界的重视，尤其是现代化、信息化的发展，档案管理工作的现代化更是刻不容缓。要使档案工作适应新形势的发展，做好档案管理标准化、规范化，是实现档案工作现代化的关键环节。

档案是单位的一项重要的信息来源，档案管理工作是信息产业的重要组成部分。档案对于单位做出各项关键决策提供了一定的依据。规范化的档案管理，可以为今后档案资料的查找和利用提供方便，为单位的信息收集具有巨大作用，才能发挥档案最大化的贡献，成为单位信息来源的动力。

2 档案管理存在的问题及因素分析

2.1 档案管理观念落后，重视不够

档案管理工作者在观念认识上比较落后，认为自己就是一个“仓库管理员”，只负责各种资料的收集和整理，对于现代化的档案管理的重要性没有足够的重视，认为保管好就行，处于了一种松懈、安于现状的状态，落后的档案管理观念，缺乏现代化创新意识，严重影响了档案管理规范化的进程，使得单位不能很好地利用档案中有用的信息资源。由于领导对档案工作缺乏重视，工作的条件和场所很差，每天重复着琐碎繁杂的工作，工作人员无法认识到自身工作的重要性，认为自己的工作可有可无，产生自卑心理，对档案管理的规范化建设产生了十分消极的作用。

2.2 档案管理人员素质有待提高

档案管理工作是一个需要有一定责任心，工作认真、细心、严谨的岗位，专业素质要求也较高。然而目前档案管理工作人员多数综合素质偏低，新时代新形势对档案工作人员的素质的要求更高，管理者的整体素质问题更加严重。对于档案管理工作缺乏认识和重视，安排一些年龄偏大、兼职、新调动人员做档案工作，导致档案工作的质量得不到保证，严重影响管理工作的效率和水平。但是，科班出身的档案管理人员数量极少，而且薪资待遇不高。这就导致极少的专职人员流失，更加影响了档案工作的信息开发和编研，档案管理规范化建设难以进一步发展。

2.3 管理技术手段落后，设施陈旧

同样由于对档案工作的重视不足，财力投入偏少，使得陈旧的档案管理的设施得不到更新，基础设备缺乏，很多档案室存在到不到规定的安全指标，建设不规范、不标准，严重阻碍了档案管理现代化的建设。我国大多数单位的档案室的管理技术和手段落后，依然停留在传统的手工工作方式，跟不上科学技术手段的不断更新，没有对档案工作信息开发和编研的意识。有些档案室随配置先进设施，管理人员却不利用，使其搁置成为摆设，先进的管理技术也就流于形势，没有实际的操作和利用，因而造成人力、物力和财力资源的极大浪费。这种现象严重制约着新时代档案管理规范化的进程。

3 新时代档案管理规范化的对策

档案管理工作对我国经济发展和现代企业制度改革发挥着至关重要的作用。要规范化管理好档案工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，完善档案管理工作的新要求，激发档案管理工作人员的历史责任感和使命感。

3.1 全面普查案卷

这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重复现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。

3.2 提高案卷质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

3.3 严格立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。

3.4 用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。

3.5 实施“以我为主”的归档原则

“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。

3.6 提高人员素质

档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

当然，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。

参考文献

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[2]彭利军.不断改革创新 促使档案管理规范化现代化[J].衡阳通讯，2008（04）.

[3]丁丽艳.档案管理的规范化和优化模式[J].城建档案，2011（08）.