论事业单位档案管理中现代化方式的利用

刘淑杰

摘 要：档案作为一种文化，在社会的发展中是十分重要的，如果没有档案，那么国家的发展就会受到限制，也无法让人们了解人类发展的历史，这对国家的建设有着不力的影响。在事业单位的发展中也不例外，事业单位的档案管理也是非常重要的，现代化的事业单位档案管理是事业单位的发展中重要的组成部分，要将现代化的元素应用到事业单位档案管理中，可以改变传统的档案管理低效率的情况，让现代化的事业单位档案管理为事业单位的发展添砖加瓦。

关键词：事业单位；档案管理；现代化方式

经济在不断的发展，事业单位的建设也在不断的进步，事业单位在认识管理方面有着很大的提高，尤其是在档案管理这一方面，档案管理已经不在是传统的事业单位的档案管理方式，打破了传统，将信息技术应用到了事业单位档案管理中，在档案管理中使用计算机技术，利用电脑进行文件的传输，进行无纸化的办公，改变了传统的档案管理模式，将图像文字在计算机行显现出来，这样加快了事业单位档案管理的脚步，让事业单位的发展向前迈进了一大步。

1 在档案管理中应用现代化方式的意义

档案管理中使用现代化方式是档案管理发展中迈出了一大步，这是由于，我国事业单位档案管理使用的是传统的纸质档案管理方式，这样严重的阻碍了档案管理发展的脚步，在科学技术发展的今天，传统的档案管理已经无法满足人民的基本需要，现在的档案内容更加多变和复杂，如果不对事业单位的档案管理进行变革，那么事业单位档案的发展就会停滞不前，对事业单位的未来的发展也是极其不利的，这样就导致了事业单位需要引进现代化的管理方式，尤其是在管理设备上，如果继续使用传统的档案管理设备，是无法进行现代化的档案管理的。传统的档案管理设备没有响应的硬件设备作为档案管理的支撑，也没有档案管理软件作为事业单位档案管理的软设备，因此，需要对传统的事业单位档案管理进行变革，取其精华去其糟粕，将现代化方式引入到档案管理中，这样就可以加快事业单位档案管理的脚步。

随着事业单位的发展，人员的不断的增加，有很多的资料需要档案管理人员整理，如果使用了现代化方式进行档案的管理，那么在档案管理的过程中，就不会出现缺页漏液的现象，加快了工作的效率，让管理工作变得井井有条，尤其是计算机技术的应用，可以利用计算机对事业档案进行真理，在很大的程度上可以增加工作的效率，让档案管理部门增加了工作的效率，在这样的环境下，就可以促进档案工作的顺利开展。实用现代化方式，可以加快信息的传递，让相关的档案信息可以及时的传递到各个部门，为事业单位档案事业的发展做出贡献。

2 现代化方式在事业单位档案管理中的应用

2.1 可以在档案的检索和目录的管理中使用

档案的检索和目录的管理这两个方面在事业单位档案管理中是十分重要的，是进行档案管理的基础性环节，在检索和目录管理中，使用计算机技术对相关的目录进行系统的生成，不在使用手写的方式。档案管理在使用的过程中，要使用专门的软件进行事业单位的档案管理，事业单位的档案管理需要通过标准进行分类，按照相关的标准进行记录，仅仅需要将相关的信息记录到档案管理中，计算机就可以自动的进行识别，输入之后就可以进行显示。利用计算机技术，可以最大限度的提高使用的效率，在信息的检索方面也是十分有利的，几秒钟就可以将需要的档案信息检索出来，这样就减少了事业单位档案管理的工作，缩短了时间，利用现代化方式，可以充分的发挥事业单位工作人员的效率，可以使用自己的方式进行专题的研究，增加档案管理的深度和广度，对档案管理工作是十分有利的。

2.2 在库房管理中使用计算机

造库房管理中使用计算机技术，这样就可以将库房的管理高效化，进行系统的采集和整理。随着计算机技术的广泛应用，事业单位工作人员也需要摸索出防护一套属于自身发展的新的档案管理方式，对库房管理系统进行更新，让先进的计算机技术在库房档案管理中被广泛的应用，打破了传统的理念，让计算机技术可以更好的应用到库房管理中。采用计算机能够进行实时监控等功效，能够对空调设备、干燥、加湿等予以控制，从而控制库房湿度、温度、防盗报警以及火警报灾等，这些智能化的技术，是对档案库房进行管理的现代化手段的体现。

2.3 辅助档案业务工作

档案业务工作包括对档案进行收集、保管、整理、鉴定、利用、统计分析、销毁等环节。在档案业务整个流程中，除了管理事务比较繁重之外，还会产生很多档案信息，此时，用计算机进行辅助管理，可以给工作人员带来便利。当前，应用的比较广泛的是采用档案管理相应的软件对档案借阅以及归还进行统计，使档案工作者能够及时对档案存储的实时信息进行把握。

2.4 建立档案管理相应的网络

当今时代是计算机以及网络应用普及的时代，计算机在各个领域的广泛应用必然促使很多传统方式的变革。档案管理也不例外，档案管理只有突破传统，与时俱进，才能够满足人们想需求。事业单位应当根据需要，建立自己区域的局域网，以及档案管理相关网络，这样不仅有利于对资源及时共享，对计算机软、硬件进行共享，还能够让档案室和相关科室之间搭建一座信息方面的桥梁，逐渐让档案管理实现信息化。及时对网络档案实时的信息活动予以管理，实现档案信息资源的最优配置。

3 档案管理中现代化方式中应该注意的事项

虽然利用现代化的技术，将计算机以及网络技术应用于事业单位的档案管理能够在很大程度上节约工作时间，提高工作效率以及准确率，但是同时，计算机管理中也存在着以下问题：首先，文档分离问题。在我国，文档工作在其通过文档口时，将文件的前面两个阶段视作文件，而只将后面两个阶段视作档案，而且管理标准也不统一，这样使文档运动各个阶段相互独立，致使文档分离。其次，网络安全问题。由于网络技术不断升级，对档案信息实施网络管理时，其可靠性以及安全性问题越来越受到关注。而大部分档案管理者又缺乏必要的计算机技术，如果只对电子文档相应的逻辑归档进行了设计，而并未考虑到其物理归档，网络一旦遭到破坏，档案也会消失，设备利用率较低，复合型人才较为缺乏。档案室对计算机进行应用时，功能单一，大部分仅仅用于文件打字或者档案著录，对财力、物力和人力无疑是一种浪费。为此，应当对文档进行一体化，切实解决文档分离方面的问题。

4 结论

加大研究力度，对档案信息在上网之前进行加密控制，对网络安全进行及时测评等，开发有力的安全软件等，保证档案资料安全。对档案管理者进行计算机相关知识的培训，引进复合型人才，提高工作效率，更好的驾驭现代化方式中的档案管理。

参考文献

[1]田丽立.浅析行政事业单位档案管理的创新[J].现代国企研究，2015（14）.

[2]徐微.探讨如何做好事业单位档案管理工作[J].人才资源开发，2015（24）.