基于办公自动化环境下的文件保护浅析

黄晓璐

（河南护理职业学院，河南安阳　455000）

基于办公自动化环境下的文件保护浅析

黄晓璐

（河南护理职业学院，河南安阳455000）

随着我国社会经济的发展，办公自动化技术发展迅猛，逐步在高校得以普遍应用，在互联网的开放性和给病毒提供了契机，文件的保护问题日益突出，电子文档的保护尤为重要。基于此，针对办公自动化环境下电子文档的保护对策进行研探。电子文档的安全存储是指确保存储在计算机系统中的信息、数据不受意外的或者恶意的原因遭到破坏、更改、泄露。因此需要保证电子文档的的保密性、完整性、可用性、真实性，由于使用电子文档的最终目的是实现信息的利用，因此在保证安全存储的同时，还要确保不影响电子文档的可控性。

安全文档办公自动化

随着我国信息化社会的不断发展，计算机网络信息发展速度迅猛，已经实现了无人不网、无处不网、无时不网。但如今的网络状况日益严重，不只是存储在网络中的文件可能会被黑客窃取，即使存储在本地硬盘中，同样也面临被窃取的风险，所以，对重要的文件进行加密保护和备份就显得格外重要。

1　电子文档保护的重要意义

（1）网络黑客通过网络攻击等非法手段取得访问权限，并把文件复制带走。

（2）职工没有保密观念造成无意识地泄露，如使电子文档传给了没有阅读权限的阅读者，造成秘密信息公开。

（3）计算机病毒自动发送电子文档，计算机本身的病毒攻击文件并自动通过网络传出。

2　用压缩软件解决方案

说到文件加密，对于普通用户而言，最常见的加密软件也就是我们每天必然要用到的压缩软件（如W inRAR）。当我们通过鼠标选中某个文件或文件夹的时候，点击鼠标右键选择菜单中的“添加到压缩文件”命令，在弹出的对话框里右点击“设置密码”按钮，在新的对话框里面输入文件的加密密码，接着再输入一次密码进行确认操作。为了保护文件的相关信息，我们还可以选择“加密文件名”项，最后连续两次点击“确定”按钮就可以完成加密操作了。

3　文件存储加密

Window s Bitlocker驱动加密是一种全新的安全功能。从Vista开始，微软提供了名为BitLocker的系统自带加密功能，在W indow s 7中，这个功能更加完善，使用简单，加密效果非常好，特别在移动设备上使用非常方便。

（1）一般来说，在任意分区盘符点击右键，就可以看见“启用BitLocker”按钮。如果是某些精简版的系统，可以尝试开启系统服务中的“ShellHWDetection”和“BDESVC”服务。

（2）保存好恢复文件。按着提示，一步一步进行加密设置，一般来说选择使用密码加密即可，特别需要注意的是我们需要把恢复密码保存到非加密的分区文件中，而且不能保存在根目录下。而且一定要记住保存位置，避免忘记密码。

（3）关闭BitLocker加密。要取消BitLocker加密，进入控制面板的“BitLocker驱动器加密”选项，这里可以查看到每个分区的加密状态，点击“关闭BitLocker”，要先对分区进行解锁操作，然后才能关闭BitLocker，需要注意的是关闭的时间和加密的时间一样长。

4　使用Encryp to进行文件加密

使用Encry p to进行文件加密（下载地址：h ttp：//m acpaw. com/），接下来通过鼠标将文件或文件夹拖拽到软件的窗口中就可以了。当加密文件添加完成后，软件会提示用户设定一个密码提示。所有设置完成后，点选“Encrypt”按钮就可以开始进行加密操作了。由于软件使用的是AES-256加密算法，因此加密文件的体积越大，加密时间越长。文件加密处理完成后，会在软件窗口的左上角出现一个提示。点击“save as”按钮，就会生成一个crypto后缀名的文件。在进行解密时仍然需要Enrypto软件进行。操作方法和加密文件的时候类似。解密成功后也必须再次点击保存命令，才可以将解密的文件保存到指定的目录里面。

5　文件传递加密

PGP（Pretty Good Privacy），是一个基于RSA公匙加密体系的邮件加密软件。可以用它对邮件保密以防止非授权者阅读，它还能对邮件加上数字签名从而使收信人可以确认邮件的发送者，并能确信邮件没有被篡改。它可以提供一种安全的通讯方式，而事先并不需要任何保密的渠道用来传递密匙。它采用了一种RSA和传统加密的杂合算法，用于数字签名的邮件文摘算法，加密前压缩等，还有一个良好的人机工程设计。

（1）双击PGP8.exe，进入安装界面，根据提示进行安装后重启系统。重启系统后，双击PGP简体中文版.exe，PGP中文版安装密码是pgp.com.cn，单击【确定】按钮，然后依次根据提示进行PGP汉化。完成汉化后重新启动系统。

（2）安装完PGP后输入个人信息，包括姓名和E—mail地址，点击下一步，会要求为你的必要输入一个密码，该密码会在每一次调用密钥时都要求输入。

（3）完成后选择自已的密钥，然后点击“File—Export—Keying”公钥和私钥导出。可将自己的公钥和他人交换，但是私钥一定要妥善保存。导入选择对方公钥后，需用自己的身份为对方密钥进行签名，以确认可用。

（4）PGP用对方公钥加密后，只有对方用自己的密钥才能解密，这样确保了文件不会被盗取、篡改。加密完成后，原来的文件变为PGP格式的加密文档，用打开显示为乱码，对方获得加密的文档后，选择解密操作，对方使用自己的私钥完成解密，便可得到原有文本。

6　结语

通过电子文件加密软件的运用，不仅可以涉及到信息化新技术的使用，也涉及到高校日常文件管理活动的调整，只要使用者高度重视，将电子文档保护与日常活动相结合，电子文档就可以得到有效的保，同时也加大了对单位自身利益的保护力度。重要的文件要经常在不同磁盘下进行备份。

［1］唐诃.电子政府信息服务的安全保障［J］.中国信息导报，2005（2）：23—25.

［2］陈运.信息安全概要［J］.数据通信，2001（3）：29—31.

［3］吕诚昭.信息安全管理的有关问题研究［J］.电信科学.2000（3）：22—2 6.

［4］冯惠玲.《电子文件管理教程》［J］.中国人民大学出版社，2000年版.第1 1 5、1 24、36页.