企业文书档案管理的缺陷及对策研究

李博（沈阳飞机工业（集团）有限公司，辽宁沈阳 110000）

企业文书档案管理的缺陷及对策研究

李博
（沈阳飞机工业（集团）有限公司，辽宁沈阳 110000）

企业文件档案管理的水平是衡量一个企业现代化水平高低的标准之一，这主要体现在文书档案管理上，它能够反映单位整体水平和综合水准。为了做好文书档案工作，严格的工作流程和制度必不可少，在此基础上，文书档案管理工作之间的有机衔接和规范管理也非常重要，只有通过不断努力，加强各个职能部门的合作，才能够使单位文书档案的管理工作更加完善。

企业 文书档案管理 缺陷 对策

文书档案是档案管理工作的重要组成部分，其水平的高低直接关系到档案的完整性及质量。因此，企业只有提高文书档案管理的水平，才能切实实现档案的价值。但是在实际工作中，文书档案的管理总是存在这样或那样的问题，致使文书档案的作用不能完整地发挥。

1 企业文书档案管理现状

目前，电子计算机技术在企业文书档案管理中的应用越来越多，信息化逐渐成为现代企业发展不可或缺的一部分。然而，总体上企业文书档案管理在制度化和规范化等方面都达不到现代企业发展的要求，落后的发展水平不但使档案管理的质量无法得到有效提高，更是减缓了企业现代化发展的速度［1］。企业文书档案的形成有以下几个环节：收集、整理、开发利用，三个环节都需要消耗大量时间。在某种程度上，企业文书档案管理的落后是必然的，然而，企业文书档案管理的落后还由于以下几个原因：部分单位和部门在妥善保管方面做得不够，在专门的场所没有配置专门的除湿器和打印机等设备，硬件无法保证文件的完整和安全。档案软件衔接不上其他业务管理系统，档案软件的及时升级更新也存在问题［2］。企业文书档案管理工作需求较少，见效较慢，日常工作相对复杂，使得领导和档案管理人员对于工作不够重视，工作态度不够积极。目前部分企业已经下发了档案管理的文件，建立了一系列制度，然而制度文件的实施细则和实际工作存在出入，常常会发生脱节的情况，这便导致制度文件无法科学指导企业开展各项档案管理工作。

2 企业单位文书档案管理的特点

（1）企业单位在进行各项活动时会产生一些具有保存价值的历史记录，它们的形式各不相同，主要包含了企业的生产、经营、管理活动等。这些具有保存价值的历史记录主要通过诸如合同、文书审计以及传媒类的纸质载体来实现，它们可以将企业在生产经营发展整个过程中的每一个事件、相应的事件过程、重要成果以及重要文件等都一一记录下来。在企业文书工作当中，其最为关键的环节便是文书和档案的收集、文书档案的管理、将文书及档案进行分类以及储存文书、档案的工作。（2）只有有了企业文书管理的基础，才能够进行相应的档案管理工作，这是因为企业的各类文书都需要经过综合整理，才能够以其独有的形式而形成相应的企业档案，档案管理的涉及面十分广，渗透到企业的各个部门与环节之中，可以说是整个企业发展历程的一种真实记录，它对于任何一个企业来讲，都具有重要的借鉴意义。企业行政工作、研究开发工作、固定资产与企业的会计业务都会与档案有所关联，这也变相的说明档案管理工作在企业中的重要性。针对不同部门或者环节的档案，其内容也各有不同，因而其储存形式也有较大的差别。档案的形式有很多种，常见的主要有以下几种：纸质文档、视频文件、图片文件以及音频文件，这些都是档案的重要载体。（3）企业的文书管理与档案管理其实并不是孤立存在的，而是紧密相连的。企业单位文书的整理、文书的立卷以及文书的归档等工作是文书管理工作的主要内容。而文书档案管理则包含了各类文书以及书写材料、文件格式的整理以及文件归档等方面的工作。可以说企业单位档案管理工作的重要基础和前提就是文书管理，而文书管理的过程也是档案的形成过程。

3 企业文书档案管理工作的优化途径

要做到企业办公室文书档案管理工作的优化，首先就应当规范化企业单位的文书档案管理工作，将责任落实到具体责任人身上。一体化管理对文书档案管理工作也十分必要，从文书档案的纸张规格及标准，到文书档案的储存格式和书写要求等细则都应当有全面而严格的统一规定。专业技能对于相应从业人员的重要性不容忽视，因此，企业单位应当将强对他们的技能培训工作，让企业员工能够在内心建立起对于文书档案管理的重要性认识，不仅仅是一句口号。要做到这一点，可以通过采取培训的方式来提升企业单位员工的专业技能并增强工作意识，作为文书档案管理工作的人员，自身也需要加强理论知识的学习，提高业务技能和素质［3］。此外，随着科学技术的不断发展以及社会的快速前进，企业单位也应当紧跟时代脚步，学会多种现代化办公技能，使自身办公流程得到不断的优化，这样有利于企业办事效率以及专业性的提升。文书工作和文书档案管理工作之间存在着紧密的联系，文件是档案的形成基础，档案是文件的最终形式。文书工作完成的好坏程度将对档案工管理工作完成的好坏起到决定性的影响。所以，文书工作人员需要具备较强的档案意识，除此之外，还需要留意档案管理人员的培训工作，只有通过培训，才能够加强员工的管理意识和责任感，增加员工的档案管理专业知识，对其进行现代化信息技术基础培训，员工能够自觉地现代化手段运用到档案管理工作中。需要在企业内部将档案宣传和教育工作视为重点，开展广泛和各种形式的档案管理知识普及工作，从而将企业员工对档案管理的了解、认识提高，支持企业文书档案管理工作所营造的有序环境，最终促进企业文书档案管理各项工作的有序进行。最后，企业单位应当建立健全相应的规章制度及监督机制，明确责任，同时建立起科学的奖惩机制来督促档案管理工作的改进与提升。

4 结语

总之，信息时代的快速发展，要求企业文书档案管理必须与时俱进，实现文书档案管理科学化、规范化和创新化；必须转变传统观念，提高企业对文书档案管理的重视程度；必须强化制度保障，建立健全档案管理制度；必须重视电子文件管理，实现档案管理的电子化。只有这样，才能发挥企业文书档案管理的最大效能，实现价值最大化，才能促进企业的可持续发展，才能为社会进步和经济发展做出最大贡献。

［1］聂海荣.办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策研究［J］.财经界（学术版），2014（06）.

［2］马力媛.浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策［J］.档案天地，2015（06）.

［3］张聪.试论文书档案管理中存在的问题及对策［J］.现代交际，2015 （07）.