文书档案管理强化策略

文/北海市规划局 吴妍



文书档案管理强化策略

文/北海市规划局 吴妍

【摘要】本文对行政部门文书档案管理中存在的问题进行了分析，并从档案收集制度、档案工作人员职业素质以及档案移交和应用三方面对文书档案管理应该加强的措施进行了分析，并总结了策略应用过程中需要注意的问题。

【关键词】行政部门；文书档案管理；策略

一、当前文书档案管理中存在的问题

（一）文书档案收集不全的问题。文书档案资料越全面，就能够积累越多的企业发展资料，在企业各部门进行相关事务分析时能够提供的帮助也就越大。然而，目前行政部门存在着文书档案收集不全的问题，这在档案的管理方面表现得尤为明显。为了使档案能够被真实、完整地收集起来并提高档案的可用价值，必须保证档案资料伴随工程进程诞生并及时提交，大部分行政工作并没有将档案收集整理制度独立出来，只是按照企业档案管理的一般规则进行整理，这不符合行政档案资料整理的实际需要，影响了此类档案管理工作的实际价值。

（二）文书档案收集管理的过程受阻。企业文书档案管理的前提是行政部门对可用作档案的资料进行全面的收集和高效的处理，这需要档案管理工作人员对相关事务具有高度的职业敏感性。但是，目前大多数行政工作在文书档案管理方面所选择的都是年龄较大的、长期在企业档案室工作而很少出入工地的员工。这些员工由于对档案资料的收集管理工作重要性认识不足、自身职业能力有限，没有深入实际去观察哪些资料能够当作文书档案进行收集，因此使得档案收集管理的过程不顺畅，更有甚者，出现档案文件质量、数量上的问题，这使得整个文书档案管理工作受到阻碍。

（三）文书档案移交和应用效率低。文书档案来自于企业的各个部门，档案管理的实际价值体现在对档案的日常应用方面，这是档案管理工作的两个重要内容之所在。而如今的企业在文书档案移交方面存在着问题，目前在档案管理工作中，没有专门部门对企业进行约束，在行政部门档案整理过程中没有任何压力，档案整理的效果差，速度慢，甚至有的单位对档案根本没有整理的想法；同时，由于单位员工流动较大，管理层和普通员工对档案应用的价值理解不强，降低了文书档案的应用效率。

二、文书档案管理强化策略

（一）建立档案收集整理制度。强化文书档案管理工作的要点之一是保证文书档案本身的全面性和档案资料的真实价值，因此，建立档案收集整理制度是十分必要的。首先，行政工作应该重视到档案的特殊性，对档案资料的阶段性特征进行分类。在充分分析不同类型档案的特征基础上，按照档案的分类派遣相应的工作人员进行档案收集。其次，完全来源于行政工作本身的档案，应该有明确的档案提交格式以及提交时间规定，并将档案提交的责任与施工责任合并起来，同时纳入到企业管理当中，使所有参与工作的人员和管理负责人，将收集和呈交档案资料作为一项重要的工作任务来完成。再次，应将档案资料收集整理的效率以及档案资料的质量进行科学评估，建立相应的评估体系，将档案资料的价值与相关工作人员的“业绩”挂钩，通过有效的激励使档案管理工作人员能够全心全意投入到工作中。

（二）加强档案工作人员的培训。行政部门企业文书档案的收集依靠档案管理工作者的个人职业能力发挥才能完成，档案管理工作人员才能够充分认识到档案的复杂性并进行科学的整理，而其他工作人员也能够根据档案整理需要为工作人员提供可靠的资料；另外，企业内部行政档案、材料档案资料的收集与管理，需要相关工作人员对不同类型的档案资料具有一定的敏感度，能够科学地分析已有的档案资料，因此，企业需要根据自身档案资料应用的需要，对相关工作人员进行职业能力培训，例如开办业务学习班、业务比拼竞赛等，通过这种方式使档案工作人员的职业能力不断提升，以满足企业文书档案管理工作的需要。

（三）在文书档案管理工作中采用信息技术。行政部门文书档案移交不及时以及企业档案应用效率不高的问题，可以通过档案管理工作人员的高效工作加以解决，而高效的档案管理工作必然要借助现代信息技术。因此，企业必须积极推进档案专业化规范化管理，确立建设档案管理体系，并且积极引入计算机管理机制。例如，对行政部门不同类型的档案规定归档日期，并为档案管理工作者配备个人电脑，保证档案移交的效率；在企业行政部门档案应用效率提高方面，信息技术扮演着更为重要的角色，档案管理工作者不仅可以通过企业内部MSN、微信群等途径发布档案文件收集通知、提醒相关员工按时提交档案，还可以应用相关的办公软件对同类文书档案进行大数据分析和处理，进行企业某一方面发展的数据性描述等。这些依靠于信息技术的管理行为都能够有效地促进文书档案的移交速度提升，并使档案管理工作的价值凸现出来。

三、结语

综上所述，行政部门文书档案管理工作中存在的各种问题，需要通过档案管理制度的建立、相关工作人员职业能力的提升以及信息技术的发展进行解决。而在实施相应策略时，企业应始终注意一个问题，即保证文书档案管理工作中的“投入”与“产出”之间的平衡性，积极提供相关资源和条件，将文书档案管理视为企业发展之所需，而不是单纯地进行资料收集和整理，只有这样，文书档案管理工作才能够真正发展起来。

【参考文献】

[1]陈晶.企业文书档案管理滞后性探讨[J].现代商贸工业,2015(O2):115-116.

[2]谭斯文.加强文书档案管理的具体措施[J ].科学中国人,2015(01):125-126.