对图书档案管理创新的思考

文/吉林省松原市油区教育处　宋辉

对图书档案管理创新的思考

文/吉林省松原市油区教育处宋辉

现阶段我国图书档案管理工作中出现了档案意识薄弱、管理滞后等问题，严重影响了我国图书档案管理工作的发展。本文主要分析了我国现阶段图书档案管理存在的一些问题以及现状，还有国外图书档案管理工作对我国的启示，对我国图书档案管理工作提出了几点创新建议。

图书档案； 管理； 创新

随着社会经济的发展、图书改革的深入，图书档案管理工作面临着越来越多的问题。图书档案工作对新形式下人才队伍的培养以及建设有着非常重要的作用，同时它也是了解信息的重要来源。目前，图书档案管理工作呈现出许多弊端，旧的管理方式已经不能适用于新形势下图书档案的发展需要。

一、我国图书档案管理的现状

我国的档案管理起源于革命时期，我党和我军为了选拔人才，根据个人的经历和事迹作为选拔干部的条件，逐步建立了以德才智为基础的干部档案管理制度。建国以后，这套制度逐渐完善。图书档案管理包括职工档案管理和图书档案管理。主要的内容包括档案的收集、归档、保管、传递等方面的工作。到了改革开放的初期，我国的档案管理工作已经有了一定的规模，制度体系基本建立，但是手工操作还处于主要阶段。

到了21世纪，图书档案面临着两个极端：第一个就是人们对于档案资料有种神秘的认识，把它看得非常的重要，比如里面的信息材料就对个人档案起着很关键的作用，其中有一点偏差，就会对个人的发展有一定的影响。第二个极端就是很多图书管理人员对图书档案不关心不重视，处理资料也带有一定的随意性，“弃档族”也大有人在。随着时间的推进，图书原有的一些档案管理模式已经不能适用于新形式下的发展，严重地影响到了我国图书档案管理工作的进程。

二、我国图书档案管理存在的问题

（一）理解性差，认识达不到一定的高度。目前，许多人认为图书档案管理工作没有实质上的意义，它只是保管一类的工作，没有多大的技术含量，认为只要保管好资料即可，只要需要的时候可以查询得到图书资料就可以了。对图书档案管理工作觉悟性差，忽视了它在图书管理中的重要作用，导致人员、经费等情况没有足够的保障。

（二）档案管理工作方式单一落后。在档案管理工作中，并不是所有的图书都有一套完整而独立的图书档案管理软件，很多中小型单位还是依靠手工编辑和检索来管理的，这种情况就很容易造成档案归档的不及时以及资料遗漏，造成资料收集的不完整。

（三）多头管理影响图书档案的完整性。由于图书在多个单位流动，致使图书档案的多头管理跟不上图书移动的节奏，这样就容易造成记录收集的不完整，图书档案管理的信息未随着图书的流动而跟进记录，影响图书档案管理工作的进程。造成了管理工作的遗漏，比如“丢档”“断档”等问题的出现，影响了图书档案管理的完整性。

（四）管理档案工作的人员紧张。我国图书档案管理工作有着专业性、机密性等特点。需要专人去保管，但是在实际的操作中，图书管理人员编制不够充足，对这方面的管理工作也不是太重视，很少培养专业人员去从事档案管理工作，认为没有必要大费周章地培养专业人才，只需要利用兼职人员去看管这些资料就可以了，大多数的图书档案管理工作还停留在原始、粗放的工作层面、即“你送我装”“你借我调”，毫无一丝技术含量可言。即使购买了图书档案管理软件，但是由于缺乏专业的技术人才，没有充分地发挥大数据知识的应用，致使档案管理工作仍处于初始阶段。

（五）档案管理传递方式不规范。目前我国图书档案管理还存在着许多不规范的问题，比如传递问题尤为严重。图书在传递的时候，图书档案资料并没有随着流入新的图书或工作单位。调动图书档案，不填转递单、不经过密封就让人自己拿走，就很容易造成资料的丢失、篡改。而且跟进记录工作存在缺失，常常出现“档在人不在”“人在档不在”等现象，严重地影响了我国图书档案管理工作的规范性。

三、我国图书档案管理的建设与对策

（一）健全图书档案管理制度，规范化统一管理。图书档案是图书真实信息的主要来源。关乎图书的信息的完整性，目前我国图书档案管理还存在着很多的弊端，比如档案遗失、篡改等问题，这就要求我们去完善档案管理制度，进行统一的管理。严格把关材料的归档、保管、传递，并制定明确的原则、基本的程序和注意事项。

（二）加强人员队伍建设，实行专业化管理。培养专业高效的技术人才，提高档案人员的工作素质和业务素质等等。及时更新传统观念，做好材料的归档、保存、传递等工作，确定基本的工作流程、工作原则和注意事项，实行高效、专业化的管理

（三）加强图书档案的信息化建设。目前我国大多数图书仍旧实行的是手工操作和检索作业，没有充分地利用大数据给我们带来的便捷。所以档案的信息化管理是目前档案管理工作的重要任务。档案管理人员要及时录入图书的基本信息，做到实时更新。并对档案信息进行维护和更新。不断地提高图书档案的信息化水平和服务质量，提高档案管理的快捷性。

（四）积极调研、献计献策、合作共享。 图书档案工作者要深入一线进行调研，了解人们对档案信息的要求，有目的地从档案材料中挖掘有价值的信息，开展编研工作，编制多种检索工具，为科研、领导决策提供主动服务。同时，了解和研究档案利用的各种反馈信息，加强管理，提高档案利用率。打破单位与单位之间的界限，加强与各级图书馆的信息联系，互通档案信息，以满足教学、科研需要，逐步实现档案信息资源共享。

[1]赵小兰.浅析图书档案管理存在的问题及解决的措施[J].管理学研究,2011.

[2]黄雅君.图书档案管理工作中的问题及分析[J].平顶山工学院学报,2014,13(1).

[3]段红.国外图书档案管理分析[J].档案与建设,2010(07).

[4]才让.对加强图书档案管理工作的几点思考[J].攀登,2015.