档案保管要素浅析

田　宇



档案保管要素浅析

田宇

档案保管工作是档案管理工作中相对独立的重要工作环节，关系着档案的保存环境，决定着档案的保存寿命。在实际工作中，应充分认识档案保管工作的重要意义，熟悉并掌握档案保管工作的任务要求、基本原则、危害因素等，优化保存方法，采取有针对性的防护措施，最大限度地延长档案寿命。

档案保管 档案寿命 危害要素

档案保管是档案管理工作中相对独立的重要工作环节。档案保管关系着档案的保存环境，决定着档案的保存寿命。在实际工作中，存在着许多威胁档案安全与寿命的有害因素，因此研究有害因素，优化保存方法，采取有针对性的防护措施，对延长档案寿命，发挥其长久社会作用显得尤为重要。

一、档案保管的重要性

我国《档案法》中明确规定，组织内的档案机构或者档案工作人员，负责保管本组织的档案，做好档案的日常管理工作，同时指出做好档案保管工作是党和国家赋予档案机构的神圣职责。当前，档案保管逐步趋向于科学性、技术性和专业性，已经发展成为一个专门的研究领域，即档案技术学。作为科学管理的一项重要工作，档案保管是根据档案的制成材料，使用一定的设备和装具，采取适当的措施和方法，妥善保存档案，延长档案寿命，从而使档案信息实现最长远的利用。档案保管涉及三方面内容：一是静态层面，即库房内档案的日常管理工作；二是动态层面，即档案在流动过程中的安全保护；三是技术层面，即利用专门措施和方法，例如，采取复制、修补等专门技术处理，延长档案寿命。

档案保管的意义，从宏观方面看决定着档案事业的发展。保管质量的高低直接影响着档案管理的工作水平。档案保管是档案管理工作的基础，与档案工作的各个环节有机相连、相辅相成、相互促进。档案保管一旦离开其他工作环节孤立存在时，保管也就失去了其本身存在的价值。在实际工作中，档案管理人员应当重视并掌握其他各个环节对档案保管工作的促进与制约，加强在各个工作环节中的档案保护措施。例如，档案是由文件转化而来的，文件信息的载体或书写材料直接决定着档案保存的耐久性，档案部门有责任和义务对文件材料的载体和书写材料提出要求，从而最大限度地延长需要永久保存的档案寿命。档案保管工作不能仅仅是“为了保管而保管”，其最终目的是档案的利用，为各项工作提供依据。如果只是片面强调保护而忽视利用，保管工作就失去了其本身的意义。因此，有效的档案保管应当为整个档案工作的顺利开展提供良好的物质基础，能够为档案的整理、鉴定、统计、利用、编研等工作提供有利条件。反之，如果档案得不到良好的保管，或者为了方便利用而破坏档案，甚至直接损毁档案，那么档案的利用工作将会失去基础支撑，档案管理的其他工作环节将会受到致命打击，从而给国家社会组织造成不可估量的损失。因此，档案保管的各项制度措施、方法技术，都要既有利于档案保护，又要满足当前和长远利用效率的最大化，这是档案保管工作的出发点和评价标准。

从微观方面看，档案保管决定着档案的寿命长短。档案作为物质，其运动规律本质决定了档案不可能永久保存下去，其寿命长短与档案所处环境密切相关。如果保存环境适宜，保管方法得当，档案寿命将会得到极大延长，能够发挥长远作用。反之保管环境恶劣、方法不得当，将会加速档案的损毁，缩短档案寿命，对利用者造成严重损失。随着社会的进步、人类的发展，人类生存环境日益恶化，危害档案寿命的影响因素也不断增多，如酸污染、沙尘、有害气体、电磁污染等等，这些都对档案的保管工作提出了更高要求。因此加快档案保管措施研究，采取有效方法保护档案，势在必行。

二、档案保管的任务原则

档案作为各种社会实践活动的历史记录，需要将其内容和载体完好地保存下来，而档案保管正是要有效避免档案安全遭受社会和自然等因素的破坏。我国档案工作最基本的原则是维护档案完整与安全，方便社会各方面的利用。因此，档案保管是实现档案完整与安全的重要环节和直接手段，即通过了解掌握档案的损毁规律，采用专门的技术措施手段，最大限度地减少和降低档案的损毁率，延长档案寿命，维护档案的系统性和完整性，保证档案安全。具体来说，档案保管要实现防治档案损坏、延长档案寿命、维护档案安全的作用。在实际工作中，档案损坏是难以避免的，因此，需要采取必要的措施消除危害档案安全的因素，最终实现延长档案寿命的目的。所有保护措施和技术手段都应有利于档案寿命的延长，应该避免为了消除某一种危害而对档案进行处理，却产生了新伤害的情况出现。要真正做到确保档案安全，使档案以一种物质存在的形态最大限度地留存下去，避免出现档案丢失、泄密等情况，产生不良后果。

在实践中，档案保管应当坚持“以防为主，防治结合”的工作原则。预防档案损坏，防止档案丢失，防止人为或自然对档案的污染和损毁；同时，对已经损坏的档案进行治理，对破损档案进行复制、修补。档案保管原则中，“防”是首要任务，是主导，“治”是辅助措施，是补充。如果“防”的工作做得不够充分，那么“治”的任务必然会成倍增长。然而，如果对已经损坏的档案不加以治理，档案就不能被充分利用，档案损坏的程度和范围将会持续扩大，最终直至全部损毁。因此，应该做到防治结合，在“防”的同时，做好“治”的工作，从真正意义上做到维护档案的安全和完整。档案保管要做到三方面：一是集中保管、综合管理，便于档案的开发利用；二是保管要科学、有序，按照保管期限、门类、载体分别编号，统一管理；三是以利用促保护，用保护为利用。

三、档案寿命决定要素

影响档案寿命的因素主要分为社会因素和自然因素。社会因素又称人为因素，可以分为三类，即由于各种原因对特定档案进行有计划、有意识的破坏，使历史情况无法实事求是地记录下来；由于档案工作人员以及利用档案人员的疏忽大意、缺乏档案知识或不按规章制度利用保管档案，使档案丢失损坏；人为造成的档案材料老化和磨损。自然因素包括档案材料本身的性质对档案耐久性产生的影响，如载体材料、书写材料、印刷材料等；档案所处环境和库房的条件。具体来说有十类自然影响因素。一是温度危害。温度过高容易破坏纸张纤维，加速其他有害因素的影响；而太低易使纸张变脆。二是湿度危害，即在特定温度下空气中水分子的含量。水分子含量过大，易使纸张纤维素水解，加速空气中酸碱性物质危害，也容易促发生霉、生虫。三是有害气体危害，即空气中的有害酸碱气体。这些气体会腐蚀档案载体，加速档案老化，造成材料变色褪色，甚至信息消失。四是光线危害。光照条件下，容易产生光氧化反应，即空气中的氧会加速纸张纤维素的氧化速度。阳光和紫外光能够破坏档案载体结构，降低纸张、塑料等载体的强度，使之变脆甚至老化。五是虫害危害。任何虫害都可能对档案造成致命的损害，虫害造成的档案损毁是无法挽回的，因此防虫是档案库房的必要任务。六是灰尘危害。灰尘是具有不规则形状、有棱角的固体杂质。灰尘附着在档案上，在整理、保存、利用档案等管理过程中，随着纸张的翻阅、移动，灰尘会对纸张产生摩擦，使纸张和字迹遭受破坏。七是老鼠危害。老鼠对档案的破坏更加严重，其啃噬的部分无法恢复，同时，老鼠的排泄物、食物残渣也会污损档案。八是真菌危害。真菌在繁殖过程中产生的有机酸会腐蚀载体，产生不易去除的色素，会导致档案变色，字迹污损。同时，真菌分泌的酶能使纸张纤维素水解，损坏纸张纤维。九是火灾危害。档案库房存放着大量的易燃物，一旦着火，必须使用灭火气体灭火，严禁使用水或干粉灭火，否则会加速档案的损毁。十是磁场危害。设备仪器产生的电磁场对磁记录档案危害明显，档案库房防磁已经逐步成为档案保管工作中的新课题。以上这些危害要素都严重影响着档案的寿命，同时，各类危害要素之间可能会产生继发效应，即一种危害要素产生的结果成为促使另一种危害发生的引线，因此应当给予充分重视。

档案保管工作的质量在一定程度上体现了整个档案管理工作的水平，在档案事业发展中具有重要地位。因此，要充分认识档案保管工作的重要性，熟悉掌握保管的各项制度规定、措施方法，有针对性地开展档案保管危害防治，确保档案资料的安全完整，使档案充分发挥积极作用，为社会创造更多、更有价值的物质财富和精神财富。

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（作者单位：国家知识产权局机关服务中心）