高职院校文书档案数字化管理研究

文/湖南财经工业职业技术学院　刘琴

高职院校文书档案数字化管理研究

文/湖南财经工业职业技术学院刘琴

高职院校文书档案的数字化管理是信息时代发展的必然趋势，这不仅为档案管理效率的提升带来了契机，也为高职院校档案管理工作带来了新的挑战。本文中，笔者将从高职院校文书档案数字化的重要性谈起，对高职院校文书档案数字化管理的作用及途径进行详细分析，旨在为提高高职院校档案管理水平提供参考。

高职院校；档案管理；数字化建设

在科学技术飞速发展的今天，信息技术已经渗透到国民经济和社会生活的各个领域，这其中也包括档案管理领域。以往，高职院校档案大多采用文书档案形式，这种以纸质材料保存原始文件资料的方式虽然能够有效、客观地反映历史，但其利用价值不高，管理难度较大，人力物力消耗也较大。因此，高职院校要适应时代发展要求，改变原有的档案管理模式，加强文书档案的数字化建设，推进档案管理进程，最大限度提升档案的利用效率。

一、高职院校文书档案数字化管理的重要性

高校档案数字化管理能够凭借储存技术、互联网技术、计算机技术、扫描技术、多媒体技术等将文书档案转化为多种数字化形式，从而方便档案信息的存档与提取。为了顺应时代发展的潮流，高职院校档案管理有必要引入数字化管理模式，将传统纸质档案与数字化档案结合起来，更好地发挥各自的优势。

（一）数字化档案管理是完善档案管理的有效措施。改变传统文书档案的管理模式，建立数字化档案管理系统是档案领域未来发展的总趋势。高职院校选择开放的数字化管理模式能够实现档案的科学化、数据化管理，更为高效地实现档案储存与利用，对于完善目前的档案管理体系具有重要的积极作用。

（二）数字化档案管理是强化信息安全性的必然选择。当今社会，人们越来越重视信息的安全性，尤其是进入网络时代以来，信息的安全性更是得到了全社会的高度关注。档案信息作为记录高职院校各项事业的重要依据，其信息的安全问题理应摆在档案管理的首要位置。文书档案数字化管理能够借助最先进的互联网加密技术实现对档案信息的保护，合理分配信息使用权限，有效提升加强信息的安全性。

二、高职院校文书档案数字化管理的作用

（一）提高了文书档案管理的工作效率。科技进步催生了办公自动化和无纸办公的理念，档案管理也势必要向着新理念发展。数字化档案管理能够借助扫描技术、计算机技术、互联网技术等高新技术的强大数据处理功能和存储功能将文书档案准确、完整地反映出来，并且更加及时地归档、更为快捷地调取，从而减轻档案管理人员的工作强度，提升档案管理的工作效率。

（二）加强了文书档案的文献质量。文书档案是高职院校档案中的重要部分，但一直以来，文书档案缺乏相关部门的重视，大多只是交给档案管理人员捎带监管，加之纸质材料移交困难，交接几次后，很多文书档案都散落在不同的部门或个人手中，部分珍贵档案甚至会随着相关人员调动而遗失，档案的连续性、完整性得不到保证。文书档案的数字化管理能够通过计算机建立起来的档案管理平台合理分配管理权限，有效解决档案交接问题，提高文书档案的质量，实现文书档案的永久保存。

三、做好高职院校文书档案数字化管理的路径研究

（一）转变观念，提高认识。文书档案的数字化管理是一项浩大的工程，需要高职院校各个部门的积极配合才能完成。一方面，高职院校领导要开拓思路、更新观念，将文书档案数字化管理提到议事日程上来，为档案的数字化建设提供良好的发展环境，如购置设备、扩建馆舍，增加必要的资金投入，升级档案安全保护系统等等。另一方面，档案管理工作者自身要提高档案管理意识，树立做好档案数字化的信心，认识到这项工作的紧迫性与使命性，认真做好收集整理、鉴别归档、保管移交等具体工作，确保档案的完整、有效。

（二）应用先进技术，做好档案加工。1.应用计算机技术做好档案信息的检索、处理、整合。随着科技的发展，计算机的信息处理功能日益强大，大容量、高速度的计算机能够快速对档案信息进行检索、归档等，极大地减轻了档案工作人员的劳动强度。同时，存储在计算机中的档案信息还能够实现统计、打印、传递、编目等多种功能，一次输入、多样化输出，扩大了档案信息的利用方式，提高了信息的利用效率。2.利用微缩技术翻拍、留存、传递档案信息。微缩技术就是将文件按照一定比例缩小，通过感光材料拍摄下来，制成微缩复制品，进而完成存储、传递、使用的一项技术。文书档案的微缩复制品不仅能够客观反映档案的载体和内容的原貌，还具有规格一致、保存时间永久、利用形式多样化等优点，极大地减少了大量翻阅文书档案的时间，方便了信息利用者。3.利用信息化软件提升档案管理效率。利用信息化软件能够实现管理工作各环节的统一和协调，不仅可以提供快速便捷的查阅服务，还可以扩大横向、纵向查阅范围，极大提高了档案管理效率。以MIS软件为例，这一软件以Delphi程序的开发和应用为前提，在Windows系统中MIS软件具有信息交互功能和服务可视化功能、超强的数据管理和网络信息处理功能，是专门处理档案管理的专业化技术软件，有效提高了档案管理工作效率。

（三）加强计算机网络及数字化信息网络建设。文书档案数字化后最终是通过网络传播的，因此，高职院校计算机网络与数字化信息网络的建设就显得尤为重要。这就要求高职院校在进行数字化档案管理时，不断引进最新的网络技术，建立一套传输效率高、安全、稳定的信息网络，将信息技术同档案开发结合到一起，实现档案信息资源跨区域、跨部门传递，方便使用者及时获取有效信息。

四、结语

高职院校文书档案数字化档案管理势在必行，我们要认真研究，合理规划，加大科技投入，通过一系列行之有效的措施提高档案管理与利用效率，使高职院校档案的管理水平迈上一个新台阶。