数字化管理在国土资源档案管理中的适用性研讨

文/安徽省太和县国土资源管理局 孙影

数字化管理在国土资源档案管理中的适用性研讨

文/安徽省太和县国土资源管理局 孙影

本文在初步探索数字化管理在国土资源档案管理中适应性的基础上，对数字化建设措施进行了分析，希望能为国土资源档案的数字化管理提供相应的支持和借鉴。

国土资源；档案管理；数字化；适用性

数字化档案管理主要指将档案信息借助模拟技术向着数字化信息方向转化，并对已经转化为数字形式的档案信息进行合理管理的活动。一般情况下，数字化档案具有存储简单、所占空间小的优势，在实际管理过程中档案信息的安全性也会有所提升。同时，借助现代多媒体手段还能够实现对数字化档案信息的资源整合，并将不同类型的档案制定成规范格式，分类在数据库中存储，便于档案信息的检索和共享，也能够显著提升国土资源档案的有效利用率，为国土资源管理提供相应的辅助。

一、国土资源档案数字化建设的内涵和主要意义

对国土资源档案进行数字化处理，具体而言就是使用较为先进的数字化技术将传统纸质档案转化为数字化档案，使国土资源档案逐渐转变为数字化资源的过程，在这一转化过程中，所使用的软硬件设备主要有扫描仪、计算机、图像处理技术以及计算机存储系统等等，只有合理利用这些软硬件设施才能够完成对档案资源的快速转换，切实推进国土资源档案的数字化管理进程。

当前我国现存的国土资源档案主要以纸质档案为主，这种档案以纸张为载体，相较于数字化其存储空间大、档案资源使用和共享存在一定的难度。而随着信息技术的发展，信息化进程逐渐加快，电子计算机技术在档案管理中的应用也逐渐增强，国土资源部门已经认识到信息化的优势，开始尝试建设数字化档案，在国土资源档案管理工作中出现了纸质档案和电子档案共存的多元局面。同时，在时代发展进程中，这种多元化的档案资源局面必然会随着信息技术应用趋势的加强向着数字化管理方向倾斜，档案管理工作也将转变为对数字化档案资源的管理。唯有如此，才能够真正实现对档案的规范存储和高效开发，国土资源档案的有效利用率也才得以显著增强，最终实现造福社会，同时提升档案管理经济和社会效益的目的，为国土资源档案管理工作在未来获得更好的发展奠定坚实的基础。

二、数字化管理在国土资源档案管理中的适用性

（一）数字化档案的建设和管理能够满足国土资源档案多元化管理需求。现阶段，随着社会的进步和城市化进程的加快，我国国土资源建设逐渐增多，国土资源档案也更为复杂，档案类型呈现出多元化发展趋势，基本包含综合类档案、测绘类档案、地籍信息档案等等，并且档案存储载体也不尽相同，如影音档案、电子档案、纸质档案等，同时在这些大的类别下还可以划分出不同的子类型，如国土资源地籍档案就可以更为具体地划分为国有土地和私有土地两种形式。因此基于当前我国国土资源档案的多元化发展特征，在实施档案管理的过程中也应该重视对多元化管理手段的探索，在实际管理过程中对不同类型的档案进行合理划分并实施统一管理，进而存储到大型数据库中，能够充分表现出数字化档案管理的优势，以及数字化档案在多元化国土资源档案管理中的适用性。

（二）数字化管理能够与国土资源档案管理的繁杂性相适应。在对我国国土档案进行科学管理的过程中，由于国土资源档案管理具有较强的特殊性，不仅种类繁多，而且不同的档案类型所适用的管理方式也不尽相同，档案管理的流程相对复杂，因此为了进一步提升管理质量应该借助较为专业的档案管理知识，使用智能化的管理手段，真正实现管理工作的规范化、标准化和有序化。而数字化档案管理的应用能够实现对档案资源进行数字库和知识库之间的转变，进而借助智能信息处理系统完成对数字化档案的分析和整理，对于档案管理效率和效果的提升产生着相应的积极影响。

（三）数字化档案在国土资源档案管理更替性方面的适应性较强。我国国土资源档案不仅种类繁琐并且受到地方国土资源的影响不断发生着一定的变化，因此只有借助数字化系统才能够解决对不断变化着的档案的更新和管理。简单地说，就是随着城市化进程的加快和地籍信息更新频率的不断提升，原有的人工管理模式已经无法与当前国土资源档案管理需求相适应，因此必须借助智能化和数字化的手段对国土资源档案加以管理，最大限度地避免信息更新错误的产生，促使国土资源档案管理的实效得到一定的提升。

（四）数字化档案管理还能够适应国土资源档案管理整体性的要求。在我国，国土资源档案是国土资源档案信息和资源的综合体，因此必然具有较强的系统性和完整性，不同档案资源之间存在一定的联系，所以必须实施统筹管理。而这种统筹管理工作量较大，对工作的准确性要求极高，一旦出现数据问题必然会对整体管理产生不良影响，进而造成巨大的损失。可见，传统的人工管理模式已经无法适应国土资源档案管理的整体性需求，因此必须借助较为先进的数字化技术建立统一的数据库，通过计算机技术对档案进行统一的管理，即使发现错误也可以借助数据的调整加以弥补，保证档案管理工作的顺利进行，为国土资源档案管理工作的良好发展奠定基础。

三、新时期进一步加强国土资源档案数字化建设和管理的措施

（一）积极更新管理理念，加强对数字化国土资源档案管理工作的重视。在国土资源的实际管理过程中，只有充分认识到数字化管理应用于国土资源档案管理中的重要性，档案管理工作者才能够逐步结合数字化管理理念对自身档案管理工作理念进行更新，进而为积极推进国土资源档案的数字化管理而努力。在我国，国土资源档案管理工作涉及的部门相对较多，并且这些部门的信息无法完全在数据库中进行记载，严重影响了档案管理工作中从数据库到知识库的转化，因此在实际管理过程中，必须对管理方式进行有效调整，借助计算机设备和互联网积极推行自动化管理，并通过数字化管理中的强大数据库实现对档案资源的有机整合，在管理人员的配合下积极推进数字化管理转化进程，切实提升国土资源档案管理的规范性。同时，各部门在工作中也应该结合数字化管理思想对自身管理理念加以更新，自觉在日常工作中将本部门所涉及到的国土资源档案上传到数据库中，以自身的努力逐步提升档案数据的完整性和连续性，为国土资源档案数字化管理的有效开展提供相应的支持。

（二）制定分步骤的数字化管理实施计划。基于我国国土资源档案管理工作的复杂性，档案管理的数字化建设也存在巨大的难度，基于此，管理人员首先应该明确国土资源档案管理数字化建设的难度，认识到这一建设工作的开展需要得到诸多部门的配合和支持，还需要具备一定的人才资源保障。因此应该循序渐进地进行，在具体的实施过程中必须制定合理的实施计划，再基于实施计划逐步落实建设资金、实施单位、人才培训、工作人员意识培养以及基础设施建设等工作，为数字化管理工作的开展奠定坚实的基础。其次，在完成数字化管理体系的搭建后，还应该组织工作人员对传统纸质档案进行数字化转换，并对所转化的数字化档案进行严格的审查，保证转化工作的可靠性，确保数字化国土资源档案的使用效果。唯有如此，才能够逐步实现对国土资源档案的数字化管理，提升管理实效。

（三）做好数字化档案管理的安全性建设工作。相较于纸质档案管理，数字化档案管理最大的缺陷就是数据库信息资源的安全性问题，这也是当今社会在国土资源档案管理方面推行数字化建设所必须面对的最大障碍。但是随着信息安全技术的不断提升以及对工作人员进行的专业培训，现阶段数字化档案信息资源的安全性已经能够得到一定的保障。因此在加强国土资源档案数字化建设的过程中，一定要提升对管理系统安全建设工作的重视，使用高质量的防火墙和安全软件，并组织专业的安全管理人员定期对系统进行管理和维护，为系统的安全性提供相应的保障，为国土资源档案信息的安全管理创造条件。

（四）逐步提升档案管理人员的综合素质。工作人员是各项工作得以顺利推进的基本保证，在国土资源档案的数字化管理建设工作中，工作人员综合素质的培养也是一项重要的措施，只有逐步提升工作人员在数字化档案管理方面的能力和工作经验，才能够切实推进数字化档案管理工作的优化开展。在具体操作方面，相关部门在人才培养工作中应该以全心全意为人民服务作为培养宗旨，在此基础上对工作人员进行专业技术培训，不断提升其档案管理素质和计算机专业素养，并适当地向工作人员讲解3S技术，使其能够更为适应新时期数字化国土资源档案管理工作的需求，为数字化档案管理工作的优化开展提供人力资源保障。

四、结语

综上所述，国土资源档案管理工作具有复杂性、多元化和整体性的特征，随着时代的进步，传统的手工管理模式已经无法适应档案管理的发展需求，因此十分有必要基于数字化管理在国土资源档案管理中的适用性加强档案管理的数字化建设，逐步提升国土资源档案管理的效率和质量，为国土资源管理的发展提供更好的服务，促使我国国土资源开发和管理工作在未来得到持续健康发展。

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