水利工程勘察设计电子档案的管理和利用研究

文/攀枝花市水利水电勘测设计院 付娟

水利工程勘察设计电子档案的管理和利用研究

文/攀枝花市水利水电勘测设计院 付娟

科学技术的发展，促进了信息化的发展，为了促进水利工程行业得到良好的发展，应该意识到电子档案对水利工程行业的重要性，需要将信息化融入水利工程行业中来，确保电子档案管理的合法性和合理性，强化管理的职能，使电子档案得到良好的应用。本文对水利工程勘察设计电子档案面临的问题进行深入地分析，提出了强化管理和利用的方法。

水利工程；勘察设计；电子档案；管理

水利工程勘察设计电子档案是水利工程内部重要的管理资料，里面记录着水利工程行业的发展情况，主要是通过文字、图形、图像和表格的形式进行表达。能够对计算机信息系统中的各项数据进行快速地识别和管理，能够将信息储存在磁盘和光盘上，通过移动网络进行快速地传播，并且支持软件产品和软硬件功能。相比传统的纸质档案，具有保存时间长，查找快速的特点，能够满足当前水利工程行业的档案记录需求。

一、水利工程勘察设计电子档案面临的问题

（一）管理模式不规范。由于电子档案在水利工程行业应用的时间相对较短，没有形成统一的档案管理模式，电子档案管理的内容不符合水利工程档案管理的要求。尽管水利工程行业已经意识到了电子档案管理对水利工程行业发展的重要性，并且也在企业内部运用了该系统进行档案管理，但是对各项功能了解得不全面，电子档案的优越性没能充分地展现出来，相关的档案管理模式不规范，导致电子档案在应用过程中出现档案破损、失效和泄密问题。

（二）管理人员专业素养差。电子档案管理相对于传统的纸质档案管理存在着较大的差异，对管理人员的专业技能要求较高。但是水利工程行业的电子档案管理人员却普遍存在着专业技能差的情况，还在沿用传统的档案管理方法，不能理解电子档案的管理内容，没能充分发挥出电子档案管理的优势，造成档案管理的工作效率低下，没能将企业的资料及时计入电子档案中，阻碍了电子档案的发展。

（三）电子档案缺乏系统性、完整性。水利工程勘察设计与其它行业的工程设计存在着较大的差异性，设计的主要内容是由勘测、规划、施工图设计和竣工图设计组成的，规划的时间相对较长。在进行档案管理时，通常将档案管理的时间设置在工程结束阶段，日积月累，会造成档案的大量堆积，增加档案整理的时间，给档案整理造成较大的困难。在档案整理过程中，一旦遇到机器出现故障，就会造成档案保存不完整，档案资料丢失现象的产生，会给企业造成较大的损失。

二、水利工程勘察设计电子档案的管理和利用

（一）电子档案收集管理。加强对水利工程勘察设计电子档案的管理，能够确保电子档案的完整性和可靠性，与传统的纸质档案相比，电子档案具有易丢失和容易更改等特点，为了确保电子档案的真实性，应该加强对电子档案的控制工作。电子档案主要是记录水利工程勘察设计的数据信息，能够将工程设计中的各项数据信息进行有效的保管，促进信息的合理归档，在进行数据信息收集整理的过程中，需要确保数据信息的完整性和齐全性，不允许出现信息遗留现象。

（二）电子档案鉴定管理。加强对工程勘察电子档案的鉴定，能够确保电子档案的真实性，防篡改，提升电子档案的价值。电子档案的鉴定与传统的纸质档案鉴定内容具有一致性，需要确保对内容和形式进行深入地分析，明确里面存在的主要内容。应该利用职能鉴定法对电子档案进行鉴定，能够确保鉴定的合理性和合法性，展现出电子档案的应用价值。

（三）电子档案的保管。与传统的纸质档案相比，电子档案的保管具有复杂性的特点，对计算机系统的依赖性相对较大，需要计算机保持可以随时进行信息存储的状态。同时，还需要对电子档案的库房设备、计算机软件，以及库房温湿度、防尘防磁性等进行综合考虑，将其作为电子档案管理中一项重要的工作内容。

（四）电子档案的利用。电子档案相对于传统的纸质档案，具有查询迅速的特点，档案管理人员只要在计算机上输入相关的主题词，便可以进行数据的查找，能够提高电子数据查找的效率，确保电子数据的充分利用，符合当前信息化技术的要求，能够确保企业电子档案管理的有效性。

三、结论

伴随着科学技术的发展和档案数字化进程的加快，水利工程行业电子档案管理水平也在不断地提高，档案管理人员需要提高自身的专业技能，明确电子档案的管理方法，严格按照电子档案的管理原则开展各项档案管理工作，在企业内部构建合理的档案管理制度，确保档案管理方法的合理性和合法性，为水利工程勘察设计的档案管理奠定良好的基础，为水利工程的发展提供信息保障。

[1]张燕.水电工程勘察设计电子档案的管理探析[J].办公室业务,2012,N o.15821:41.

[2]陈芳.小议水利水电科技档案的科学管理[J].兰台世界,2015（S3）:59-60.