浅谈实践办公中电子档案的弊端

文/山西省运城市军队转业干部培训中心 崔凌云

浅谈实践办公中电子档案的弊端

文/山西省运城市军队转业干部培训中心 崔凌云

曾经的我们会担心因为潮湿、虫蛀、火灾等等天灾人祸而导致档案丢失，造成无法弥补的过失。随着社会的进步，时代的发展，电子版代替了纸质版，我们曾经遇到的问题被不再占据主要，新的问题又接踵而至。如何避免电子档案泄密？如何避免因为个人操作失误，导致电子档案误删，带来不可弥补的损失？本文进行分析和探讨。

电子档案；档案泄密；保密；误删

提到电子档案，很多人并不陌生，目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，所以常常都会使用到电子档案。 电子档案的远距离传输功能，使异地资料同步与更新成为可能，人们不必再到档案馆繁琐的查阅，只需上网登录即可，从而大大地节省了时间和精力。也正是因为网络和电子设备对个人信息保存的方便、快捷、翔实、完整，工作人员办起公来，不仅提高了工作质量，还加大了办公人员的工作效率。加快了社会科技发展的进程，更便捷了人们的生活方式。当然，任何事物都有两面性，当我们在享受网络给我们带来的快速与便捷时，新的问题又摆到了我们的面前，即：如何确保个人电子档案的安全性？个人信息的丢失与泄露事件时有发生，给家庭与社会带来的损失也是不计其数，我们作为国家的公职人员，有责任保护人民的个人电子信息的安全。

一、病毒的危害不容忽视

伴随着电脑的出现，人们更重新认识到了一个词语，那就是“病毒”。一般情况下，我们的电脑都会安装杀毒软件，只要我们不打开病毒网页或者不下载非官方的软件，一般不会让电脑感染病毒。手机是人人必备的，但是随着智能机的普及，病毒也开始光顾这类群体。工作之余，我们拷贝同事文件时，如果因为网速慢或者文件过大，网络传送耽误时间，一定要找一个绿色无毒的U盘，如果因为贪图手机的存储功能，或者借用一个不确定是否安全的U盘拷贝文件，相当于给同事和自己的电脑同时埋下了隐患，那么紧接着所面临的，很可能就是电脑变得迟钝起来，反应缓慢影响正常工作，有时候出现蓝屏甚至死机，严重时会导致电脑所有数据丢失。如果非法分子利用病毒窃取这些档案信息，伪造证件，进行诈骗等等违法行为，将给人民带来不可估量的损失。

二、办公人员的秉公执法至关重要

除了病毒导致电脑信息泄露以外，人员的保密工作也是一个问题。纸质档案转变为电子档案是一个必然的趋势，这个艰巨的任务不仅耗时而且量大，全都需要人事部门的工作人员进行电子归档。工作人员在对人事档案进行记录、续写的时候，纸质档案上的内容要完整且一字不差地电子归档，不能由于情绪因素，个人恩怨甚至是权势金钱诱惑而违背个人职业操守，也切不可私自出售他人人事档案信息，随意更改人事档案的信息，一定要认真遵守部门的规定，严格执行工作流程，做好档案的保密工作，严于律己，踏踏实实做事，杜绝档案泄密。

三、合格的电脑技术也是完成工作的一项重要保障

部门人员电脑技术是否过关也是一项重大难题，档案部门的干部职工队伍一般由档案专业人员、非专业人员和计算机人员组成，缺乏既懂档案知识又熟悉计算机专业技术的全才，这在客观上会制约档案工作现代化进程。在纸质转化电子档案的过程中，熟练的电脑技术不仅节省时间，还能避免出现一些重大失误。工作时，不经意的一个操作，可能造成严重的后果。例如长期未清理电脑垃圾，处理一些不用的文件时，误删了一个重要文件而导致无法恢复；或者日常操作时，不经意间进行了复制和粘贴这两项操作，然后出现多个相同文件，发现后在删除多余文件时，操作时误选了一个重要文件，从而导致把这个重要文件一起被删除。所以工作人员对电脑技术的掌握程度，不可忽视，即使事后发现，也为时已晚。要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

四、客观环境对电子设备的影响

以前的纸质不易保存，因为容易受潮，容易被虫蛀，造成页面文字缺失甚至严重损毁。电子档案出现以后，可以完全避免档案受潮，被虫蛀，但是电子设备也对周围环境有很大的要求，所以我们要保持工作场合干燥通风，环境卫生整洁，做到防磁，防火，防尘，防高温等要求，最大可能地减少电子设备安全隐患，因为一旦损毁将无法恢复，无法补救，给国家将会带来无法估量的损失。

新事物的出现，其自身存在的弊端也不容忽视。从中央到地方，从机关到企业已普遍建立了计算机局域网，但是，为了加强文件资料的保密，有些部门规定不准接入互联网，有的甚至是单机操作，与网络实行物理隔离。当电子信息档案风险出现后，最为紧迫的是积极采取风险防范措施来进行及时的处理，主要是将多种办法结合的措施相结合使用，将风险造成的危害降低在可控范围内。电子信息档案的管理者和管理单位，对于信息安全一定要时刻保持清醒的头脑，切实提高安全防范意识，要充分认识到电子文件的风险是时时刻刻存在的，还具有不确定性，而且万一出现风险问题就会带来不可逆转的影响，所以我们一定要对电子信息档案管理的风险保持高度的认识，要将预防工作看作档案管理工作中的重中之重，严格执行各类风险防范措施，确保管理水平得到全面的提高，力求电子信息档案安全、无风险，这对于有效规避风险和降低损失具有重要的意义。