信息化社会对传统档案信息服务的影响与合理应对的思考

文/山东省济宁市第一人民医院　崔雨晴

信息化社会对传统档案信息服务的影响与合理应对的思考

文/山东省济宁市第一人民医院崔雨晴

档案信息管理工作是政府部门、各种规模企业等事业单位重要的工作项目之一 。从信息化社会的作用，分析在信息化社会中传统档案信息服务受到的影响有哪些，探讨降低影响采取的对策，促进档案信息化建设在现代化社会中发挥更大的作用。

信息化社会；传统档案信息服务；影响；应对

21世纪，是信息化时代，那么信息化社会由此而衍生出来，各行各业积极的引进与应用高端技术去建立健全内部控制管理体系，此时就为传统档案管理工作带来一定的困扰，特别是对传统档案信息服务方面的影响是极为显著的，那么如何完善传统档案信息服务模式， 就成为现代企业中从事档案管理工作人员的首要任务。

一、信息化社会的概念

它是现代社会衍生出的一种新型概念，可以被认为是现代化网络技术与计算机技术不断升级与应用的社会，也是对当代社会发展面貌与趋势的有效概述。

二、分析社会信息化是如何影响传统档案信息服务的

（一）社会实践环境的变革使传统档案信息服务理念受到冲击。传统社会的封闭性造成档案信息服务的单向性，使其持有“民可使知之，不可使由之”的管理理念，这种狭义服务范畴在信息化社会实践环境中的适应性相对较低，此时在社会信息化的驱动下，传统档案信息服务在理念与形式上必然会发生转型，以去迎合时代发展的需求，那么由此可见社会实践环境的改变将会使传统档案信息服务获得一定的发展空间。

（二）市场经济的多种功能使传统档案信息服务受到影响。这主要是因为多元化与个性化并存于市场经济的社会实践领域中，此时对档案信息需求的主体发生改变，不仅仅是政府机关、教育与科研人员，还可能是大众群体。缩微机、计算机网络等现代技术就顺利的融入传统档案信息服务工作体系中，使需求者得到翔实的第一手材料。也就是说，在社会发展的进程中档案信息回归大众，演变成社会公共服务事业，此时传统档案信息服务理念外延，管理形式调整。

（三）信息文明的相关要求，影响档案信息服务体制的编制。传统档案信息服务可以被视为实体管理工作，坚持“资政”理念，信息文明对其产生影响主要是因为信息自身携带的共享性与自由传输性。在信息文明的有关要求下，传统档案服务体制中又新添加了考察与反馈机制；此外，在服务体制上，也重视档案信息利用者的参与环节，给使用者提供了方便；总之在信息化社会信息文明化的作用下，传统档案信息服务体制在制定与编研上中心更为的明确化。

三、应对措施

（一）档案管理人员树立与时俱进的思想理念，强化管理意识。管理人员作为档案信息管理工作的主体，其职业素质与管理水平的高低直接关系着档案信息管理的效率，也影响着信息化社会中档案信息服务模式构建的进程。为了使传统档案信息服务工作得以改良，档案管理人员应该从思想上提高认识，真正的去除传统的管理理念，把落实网络信息化档案管理工作作为奋斗的目标，最终达到档案信息资源共享的目的。

而为了强化档案管理人员的意识，协助其树立正确的价值观念，可以通过强化组织领导力度的途径来达到上述目标，把这一工作视为企业发展的战略性内容，完善档案管理方案，重视对其的调整与重建工作。在档案管理机构，设置不同的组织，与此同时使各个组织人员的职责明确化，规范他们的行为，在奖惩制度的激励与约束下，档案管理人员各尽其责，各守其职，团结协作，共同落实信息化档案管理工作；此外摄像监控技术的应用，对管理者起到了监督的作用；

（二）拟定规范化的档案工作机制，使档案信息管理程序日趋完善化。在信息化社会中，为了使查、借、转递档案信息等程序更为的规范化与科学化，档案管理人员在确保档案信息资料无误的情况下，认真的填写《档案转出登记表》，同时完成电子版查询目录的修正工作，明确转出的时间与对象，做好档案管理费用的结账工作。其实档案管理机制中涵盖的内容是多样化的，例如，对于档案信息的查阅环节而言，机制中规定禁止个人对本人、亲属的档案信息进行翻阅、借用、移交；此外在对其查阅之时必须严格遵守保密原则与阅档守则，切忌对档案信息资料实行涂抹、圈点、抽拿、更换等手段，也不能对其内容进行抄写、复制，只有在上级部门许可的情况下，查阅者才能对档案进行借阅，并保证在一定的时间内及时地将材料归还到档案室；

（三）落实数字化建设工作。专业化扫描仪器、高倍数码相机在档案信息管理工作进程中的联合应用，解决了企业内部传统扫描仪不能处理的文件；在数字化建设的进程中，参照企业的实际需求，选用的扫描仪器对色彩应该有较高的标准与要求，以此去减少资源浪费现象发生的概率；在对档案文件进行编排时，一般按照的顺序为黑白二值文件、灰度文件、全色文件；档案的扫描工作任务完成以后，开展的是图像处理的环节，在这一工作内容中，落实档案图像筛选是前提，最终达到使档案信息利用效率提高的目标；当然为了做好档案信息数字化建设工作，仅仅做到以上两点是不够的，此外，色彩模式的启用使档案裁边工作顺利运行；数据库的建立健全使传统纸质档案被替换，网络查询的便捷性使档案信息资源实现共享的目标。

四、结束语

总之，信息化社会对传统档案信息服务所产生的影响是不可忽视的，档案管理人员应该提高自身的认识，借助使用信息技术、构建电子档案、调整服务理念与态度的方式，弥补传统档案信息服务工作中存在的缺陷，进而不断地提高我国档案信息服务水平，最终使我国档案信息服务工作的实用性达到最大化的目标。

［1］张楠楠.信息时代档案信息服务探析［J］.黑龙江档案，2012（5）.

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