浅析化工行业建设时期档案管理工作的有效开展

文/陕西煤业化工集团府谷能源开发有限公司 段瀛

浅析化工行业建设时期档案管理工作的有效开展

文/陕西煤业化工集团府谷能源开发有限公司 段瀛

本文阐述了化工档案的特点，讨论了化工行业建设时期档案的管理问题，旨在为业界人士提供一定的参考。

化工档案；管理；建设；发展

化工行业建设时期的档案管理既是建设项目的历史记录，又是项目投产后运行、维修、管理、扩建和技改等工作的重要依据，是知识产权的重要组成部分。近年来，随着我国加入世界贸易组织，我国的化工企业既面临着挑战又面临着新的发展机遇，为此我们必须要重视内部档案管理工作的整体效率。

一、化工行业档案的特点

（一）形成周期长，变动大。化工产品的研发从提出到最终确定下来，一般要经历提出问题、可行性研究、小试、中试到大试等多个环节，而每一个环节可能又是由多个方案经最终试验筛选的结果，一般要耗费较长的时间。并且即便研究成功了，也会随着企业的发展或者市场的变化，还会对原先的设计再进行不断地修改。

（二）专业面广、种类多。当下有很多企业是从事化工生产、化工销售和化工科技服务的。而现在随着科技的发展，专业划分也越来越细，不断有新的跨学科领域发展出来，如生物技术与化工的结合便有了生物化工，材料学与化工的结合便出现了材料化工，新兴的纳米科技与化学化工的结合便诞生了纳米化学等等。这样便产生了大量的化工行业档案。

（三）技术储备功能和继承性。化工学科的发展，最主要的一个特点就是实验在学科发展中占有绝对的权重，也正因如此，任何化工产品的研发和工艺设备的发明都需经历大量的实验才会最终得到令人满意的结果，而化工档案在里面的作用就明显体现出来了。化工档案是对前人智慧的总结，通过查阅化工档案可以使化工设计开发人员花费较少的时间和精力，就能取得所需要的结果。同时，对以往化工生产技术中没能力开展或因技术条件限制而无法进一步研究的课题，可以在前人研究的基础上继续开展研究，这样继承的开发研究，也是化工很明显的一个特点。

二、化工行业档案管理工作的优化

（一）档案的收集。首先，负责收集工作人员的专业水平是基础，领导重视是关键。如果收集化工档案的工作人员业务水平不高或者参差不齐，必然会导致收集到的化工档案不完整或者导致后续整理的混乱；而如果领导不予重视，则收集化工档案的工作效率不仅低下而且还可能造成工作人员对收集化工档案的不负责任，将会严重影响档案的质量，使得收集工作流于形式。其次，制定适合自身的规章制度，普及法律知识。任何档案部门都要根据自身存在的问题和当时的环境，制定符合自身的制度，包括奖惩制度、责任落实制度等。同时还要在档案收集的各个部门普及《档案法》和《科技档案管理制度》等知识，用以提升工作人员对档案工作的重视程度。

（二）档案的整理。化工行业档案的整理工作在企业管理工作中起着枢纽的作用。化工档案的整理关系着后来者对化工档案利用效率的高低，只有整理分类合理、归档正确的化工档案，才会使档案工作更加完善。笔者认为在化工行业档案的整理工作中，应该注意两方面：第一，应当对已存档的化工档案进行及时追踪。对已存档的化工档案，不能存起来就完事，因为化工企业周期长、变动大这一特点，决定了化工行业档案在随后可能会随着企业的发展而相应地做一些调整，这就要求档案工作人员应当与化工企业的相关部门经常保持联系，以追踪化工档案的变化情况，及实地反映档案的现实状况。第二，应该做到档案的及时解密和降密。尽管化工档案因知识产权等存在保密性问题，但也要注意到档案具有时效性，这一特征决定了档案本身不可能是无限期的保密，保密不是绝对的，而是相对的。

（三）档案的利用。在化工行业档案的利用过程中，我们应该做到以下几点：第一，转变服务模式，变被动服务为主动服务。档案部门应调查当地的化工发展形势，依据本地市的化工发展行情，寻找热点，服务企业等。又比如档案管理部门，可以开展横向研究，为同一行业的化工企业指引发展方向。第二，使用信息化服务手段。现在随着科技的发展，每天都会有大量的化工技术出现，旧的以纸质材料为主的档案管理服务模式已经不适应现在的发展要求，应该改变服务管理的方式，使用网络进行化工档案的存储，以方便使用者进行化工档案的检索。

（四）加强宣传，提高积极性。档案管理宣传工作是档案单位各项工作的其中一项，但是加强档案管理宣传如果只依靠某个部门和几个工作人员将无法达到令人满意的效果，宣传应该是群策群力，上下一心，通过单位的各项工作来体现档案的重要以及档案价值的博大，所以建立以宣传为重点的内部文化并加强以宣传工作成绩为核心绩效考核体系建设，从文化、职业素养和制度规范等各个方面提升工作人员在档案管理方面的主动性与自觉性，才能够营造出更好的宣传氛围，为档案使用者提供更好的服务，从而进人一个良性循环的科学轨道。

三、结语

综上所述，我们应当加强对化工科技档案的管理力度，化工行业建设时期可以通过提升文档管理模块这一切入口，可以优化其他专业管理模块，进而达到提高工程建设项目管理整体水平的目的，使我国化工发展迈向更高的水平，增强国家经济的发展实力。

[1]张兆孔,朱桂华.档案管理创新模式在煤化工建设项目的应用[J].中国档案,2014,N o.48907:62-63.

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