城建档案工作中现存的问题与对策探析

文/中山市城建档案馆 刘红健

城建档案工作中现存的问题与对策探析

文/中山市城建档案馆 刘红健

城建档案记录着城市建设的发展变化，为城市的规划、建设和管理工作提供了重要的服务。城建档案工作还存在着建档不规范、接收不畅和保管不完善等问题，必须要通过认真贯彻执行相关法规和行业标准、加强软硬件设施和专业技术队伍的建设等手段，加强城建档案工作。

城建档案；现存问题；对策

城建档案中蕴含着丰富的信息，记录着城市建设的发展变化，为城市的规划、建设和管理工作提供了重要的服务。做好城建档案的接收、整理、保管和利用等一系列管理工作是城市建设中的一项不可或缺的工作，特别是在我国目前全面推行新型城镇化建设的阶段，做好城建档案管理工作显得尤为重要。

一、城建档案工作的意义

（一）为城市规划提供信息服务。城市规划通过调控城市中的各类建筑技术指标与基本城市资源，全面规划城市整体布局，确定基本方案，然后在后期城建之中采取具体措施。为实现城市规划所代表的先进性，城建档案提供了信息支持，缩短了城市规划所消耗的时间与资源，并且提升了整体工作的效率。城市规划在城镇建设中非常重要，为保证城市规划的效率，需做好规划准备工作，了解地区特点与区域建设情况，进而开展城市规划，而了解城市情况又离不开城建档案信息的利用。

（二）记录城市建设信息。城建档案中记录的便是城市建设信息，其中的点点滴滴都属于最真实的记录，是非常重要的城市信息资源，其不仅属于人文精神所包含的一部分内容；也属于城市建设工作的基础，为城市后期的维护与更新等工作提供了有力依据。比如，在后期维护检修一些建筑的设备时，往往会出现各类隐蔽线路的查找困难，这时通过从城建档案中查阅该建筑的设计图纸，就可以轻而易举地解决问题。

（三）为城市管理工作带来便利。伴随着新型城镇化建设的脚步加快，现代城市的各类管线林立，埋在地下的各类管线纵横交错，不管理好会为城市带来很多麻烦，甚至引起泄漏或爆炸等事故的发生。通过加强城建档案中地下管线类档案工作的管理，可以为建设单位提供工程开工前的地下管线埋设信息，也可以为相关单位进行管线检修与维护时提供重要的信息，从而为城市管理工作带来便利。

（四）可作为参考文献。城建档案信息不仅关乎于城市中的具体建筑，同时关系到城市的历史文化与社会的方方面面。在很多的社会工作中，可以将城建档案作为参考文献资料，以充分开发城市历史文化资源或者服务于社会生活。很多城建档案馆都意识到城建档案信息的重要性，纷纷变被动为主动，加强城建档案编研工作，通过各种途径努力开发城建档案信息资源，出版了很多与城市历史文化有关的书籍与音像制品等。

二、现阶段城建档案工作存在的问题

现阶段，城建档案工作仍然存在不足，笔者认为主要因为现阶段我国针对城建档案工作认识存在不足，导致我国在该领域的发展比较缓慢，而且投入力量较少，相对专业管理人员培训机制不足，使得很多城建档案工作无法由专业技术人员完成，从而导致城建档案各环节的工作都存在一定的问题。

（一）建档不规范。一些建设工程单位在实际工作中，对城建档案工作不重视，为减少开销，节省了城建档案整理编制环节，导致工程档案收集不完整，甚至造假的现象出现。此种行为一方面违反了城建档案的相关法律法规；另外一方面带来了许多实际的隐患，例如，当某幢建筑出现质量问题时，由于该建筑的竣工档案不完整或不真实，不但会给追查质量的原因造成很大的困难，而且不便于后期的维修。存在建档不规范的问题，主要是因为城建档案的法律法规执行得不够严，很多城建档案馆本身因为机制的性质而不具备执法权，所以单单依靠行政的手段去约束建设单位把工程档案管理好是一件比较难的事情。

（二）档案接收不畅顺。我国现阶段在《档案法》中明确规定移交档案，而落实到省一级或市一级的具体单位，同样做出了不同区域的管理方法，但是此类规定落实到实际实施中总会带来各类问题，使得档案接收工作仍然存在障碍。城建档案因为利用竣工档案验收后才能办理房产证的行政手段，使得建筑工程档案的接收还算比较顺利，但是在一些市政道路工程之类的项目，由于不需要通过档案验收这一关，其档案就不好接收。特别是不少城市的地下管线工程档案，因为管线权限单位的独立自主性很强，也使得其档案接收不畅顺。

（三）档案保管不完善。现阶段城建档案多数仍然为纸质文件，而城镇化建设又在快速发展，房地产与市政工程等项目的大量建设，使得纸质城建档案的数量大增，一些条件落后的城市，其城建档案馆的库房容量已难以承受，从而导致档案保管条件跟不上要求。再加上人手的不足，在档案保管的安全方面也做得不够周全。目前很多城建档案馆已开展了档案扫描的数字化工作，甚至电子档案的接收，这是档案工作的大势所趋，做得好则对档案保管有利；做得不好则可能因为过于重视电子档案而忽视了纸质档案的保管。

三、针对问题的解决对策

根据上述问题，笔者认为应该从国家法规和行业标准的执行、档案保管利用软硬件设施的改善和城建档案专业技术队伍的建设这三方面着手，去加强城建档案工作。

（一）认真贯彻执行国家法规和行业标准。要解决城建档案建档不规范和接收不畅顺等问题，

必须要认真贯彻执行城建档案的国家法规和行业标准，把行政和执法两方面的手段结合起来，才能提高城建档案的报送和接收水平。认真执行《城乡规划法》《建设工程质量管理条例》、建设部《城市建设档案管理规定》《城市地下管线工程档案管理办法》以及《城市建设档案著录规范》《建设工程文件归档整理规范》《建设电子文件与电子档案管理规范》等，努力争取上级主管部门和相关单位配合，实行城建档案的全过程管理，在建设工程开工前做好档案移交合同的签订；在工程施工中把好跟踪指导的关；在工程竣工阶段把好预验收和最终验收的关，从而提高工程竣工档案的移交率、规范率和完整率。

（二）不断改善档案保管利用的软硬件设施和条件。一些条件和水平落后的城建档案管理部门要提高自身的档案意识，摸清现状，并到先进单位去调研学习，把不足之处和改善方案向上级领导汇报，争取上级部门的重视和大力支持，通过人、财、物等方面的投入，不断改善城建档案保管利用的软硬件设施和条件。完善办公区域的安全设施配备，落实各项安全措施，加强档案库房日常的“八防”管理。针对一些地区城建档案库房空间不够的问题，可以考虑与当地档案局合作，联合争取建设一幢档案大楼，目前已有不少城市成功实行这种档案集中保管和办公的模式。另外，查档接待室要做到卫生、整洁、安静、有序，尽量营造一个具有档案文化气息的优雅又舒适的办公环境。随着电子档案查阅的趋势，在查档室还要配备方便群众自行操作的电脑和触摸屏等。

（三）加强城建档案专业技术队伍的建设。为提升管理工作实际效果，需要吸纳一批具有专业素质的工作人员。城建档案管理工作存在较强的专业性和一定的特殊性，需要建立一支具有城乡规划、档案管理、建筑工程、管线测绘、计算机应用等专业技术水平的综合性队伍，才能顺利保证城建档案接收、业务指导、数字化建设、地下管线档案管理、档案编研、保管利用等一系列工作的全面开展。城建档案管理部门一方面要注重人才的引进，严把进来的关口，根据实际工作需要招聘相关的专业技术人员；另一方面要加强对现有人员的培养和培训工作，为员工多创造学习的机会，建立鼓励员工参加专业技术培训教育的相应激励机制，不断提高城建档案专业技术队伍的整体素质和水平。

[1] 文冬莉.城建档案管理中的问题及对策分析[J].办公室业务, 2013(13):190-190.

[2] 唐华.如何加强城建档案管理和提高管理水平[J].城建档案, 2013(6):25-26.

[3] 马忠玲.城市规划档案管理现存的问题及对策探析[J].决策与信息旬刊, 2015(32):163-163.