山东省档案网站信息公开情况调查分析——以烟台档案网为例

文/烟台市体育运动学校 刘丽丽

山东省档案网站信息公开情况调查分析
——以烟台档案网为例

文/烟台市体育运动学校 刘丽丽

档案网站信息公开逐渐成为保障公众对政务信息知情权、监督权的有效途径。通过对山东省17地市特别是烟台档案网建设情况的研究发现，档案部门存在对信息公开工作重视不够、更新不及时、站内检索功能良莠不齐等问题，并提出有效解决办法。

档案网站；信息公开；烟台档案网

山东省是我国东部沿海较发达省份，但全省17个地市的档案网站信息公开工作参差不齐，给公众查询档案资料、了解政务信息带来诸多不便。

一、档案信息公开的必要性

有效利用各种平台实现档案信息公开，是公众实现知情权、监督权、参与权，通过查询、阅览、下载等多种方式依法掌握利用政务信息的有效途径，是我国档案事业的发展和政府职能转变的重要渠道。目前档案信息公开方式主要有数字档案馆、档案网站、微博微信平台等。档案网站建设作为档案信息化的重要组成部分，是档案部门应用网络技术加强档案信息资源开发、拓展局（馆）服务功能的新兴渠道，是档案部门展示自身形象和为用户服务的主要平台。档案网站信息公开的主要途径是提供检索服务、实现目录或全文查询，从而方便用户快速地查找信息。

二、山东省17地市档案网站信息公开概况

截至2016年5月，17个地市都按要求建立了档案信息公开网站，除淄博市以数字档案馆的形式呈现外，其他地市均以档案信息网或档案网的形式呈现。各地市对档案信息公开工作重视程度和网站维护力度良莠不齐。济南、青岛、烟台、菏泽、潍坊、滨州6个地市较好地做到了及时维护网站、及时公开档案信息和党务政务信息，其他地市不注重系统维护和信息更新，有的只更新到今年3月份。档案网站站内搜索功能只有青岛烟台二市设置较为细致，其余地市有的没有站内搜索，有的搜索功能过于简单或搜索不到想要了解的内容。17地市中仅青岛、东营拥有视频资料展示区，其他地市均以文字、图片形式反映档案信息，形式陈旧单调。另外，仅青岛和潍坊二市设置政务公开信息下载功能，其他地市只有浏览功能。

三、烟台档案网信息公开分析

烟台档案网比较重视信息公开工作并能及时更新。网站导航设局馆概况、馆藏介绍、档案法规、档案珍品、档案报刊等12个模块，并设有便于公众及时了解政务动态的图片新闻、工作动态模块。站内检索功能多样化，设立开放档案查询、现行文件查询、政府公报查询、查档预约受理情况查询4个板块，便于公众有针对性的、直接进行查询。可实现对馆藏档案186691卷、49488件、资料30776册的目录查询，功能清晰明确、直截了当。公众可查询目录位置后再查询具体档案信息，大大缩短查询时间，提高了查询效率。

烟台档案网和其他地市一样，存在一些共性问题。第一，网站工作动态更新多，档案资料更新少。现行文件、档案报刊等板块内容匮乏，难以满足公众的详细查档需求。第二，网站维护方面存在缺陷，档案法规、档案研究等板块出现网页无法显示的错误提示。不仅给公众查档带来困扰，也影响了烟台档案网甚至烟台市档案局的形象。第三，网页美工粗糙，字体选择、排版等方面没有精益求精，整体杂乱不清、拖泥带水，需要进一步改进。

四、山东省档案网站信息公开存在的问题与对策

（一）存在的问题。1.对档案信息公开工作重视程度不够。山东省档案部门总体上对档案信息公开工作重视程度不够，档案信息网站公开内容不尽人意，有的只是象征性地公开动态政务信息，并没有真正发挥档案信息公开网站的作用，也没有广泛公开有价值的档案资料。2.档案信息公开网站检索功能良莠不齐。山东省仍有4个地市的档案信息公开网没有设置站内检索，给公众查询信息带来极大不便。大多数地市检索功能过于简单，无法完成庞大档案资料的查询检索，甚至通过输入关键词，根本找不到想要查询的内容。这从侧面反映了山东省对档案信息公开网站维护不力、更新不及时、网站开发人员水平有待提高等问题。

（二）应对策略。1.及时维护网站、更新内容。如果内容得不到及时更新，系统得不到及时维护，档案信息公开网就成了摆设。档案部门要加强《政府信息公开条例》的执行力度，制定切实可行的管理制度，抽调专人负责，及时准确地补充网站信息、及时维护网站系统，有效保障公众对政务信息的知情权、监督权。2.强化以人为本服务理念，提供多元化高质量服务。档案部门要进一步做好用户需求调研工作，摸清用户潜在查询需求，并针对这些需求设计合理的检索功能。同时对馆藏资料进行电子目录录入，并配置检索功能。设立检索说明和检索帮助，改善服务方式，加强与用户的互动，最大限度发挥网站功能，方便用户查询。

合理、及时、准确地进行档案信息公开，对推进政府信息化建设和民主建设有着非常重要的作用。山东省在档案网站信息公开方面存在的不是根本性问题，只要档案部门认真整改，一定可以做好信息公开工作，保障好公众的知情权、监督权、参与权，使档案信息公开成为政府与公众有效沟通的纽带。

[1]陈晓晖,赵屹.我国档案网站建设情况综述[J].档案学研究,2013(4).

[2]曾凡斌.我国档案网站中信息公开服务现状调查与分析[J].档案与建设,2009(10).

[3]陈莹.我国档案网站信息公开现状调查研究[D].黑龙江大学硕士研究生学位论文,2014.