浅析以用户为中心的企业档案开发与利用

文/广西中烟工业有限责任公司 钟颖

浅析以用户为中心的企业档案开发与利用

文/广西中烟工业有限责任公司 钟颖

移动互联网时代背景下，如何开展以用户为中心的档案开发利用，理应成为所有传统企业档案工作者面临转变且需着手解决的问题，通过分析档案用户与企业档案开发与利用的关系，提出以用户为中心的档案开发与利用模式，提高档案的利用效率，增强档案的存在价值，更好地为企业发展服务。

企业档案；用户：档案开发与利用

随着宽带无线接入技术和移动终端技术的飞速发展，人们迫切希望能够随时随地乃至在移动过程中都能方便地从互联网获取信息和服务，移动互联网应运而生并迅猛发展，掀起全球信息互联共享的浪潮，在这个由无数人组成的信息互联网中，所有用户不但是信息的接受者同时也是信息的主体，对于档案行业来说，档案的本质即信息，作为信息的重要组成部分，信息用户双重身份的转变对档案开发利用既是挑战亦是机遇。在具有用户体验至上鲜明特点的移动互联网时代背景下，如何开展以用户为中心的档案开发利用，理应成为所有传统企业档案工作者面临转变且需着手解决的问题。

一、新时期档案用户与企业档案开发利用的关系

企业档案的开发利用工作是以档案信息资源为前提，以利用者（用户）为服务对象，以满足利用者即用户需求为目的，通过多种途径、形式、渠道和方法开发、传递档案信息，实现档案价值的过程。档案工作的目的是向用户提供利用，档案只有利用了才能使其具有价值和意义。用户是档案资源及其服务的使用者。用户作为档案信息开发利用的对象始终处于中心位置，作为档案信息资源开发利用的主体，档案用户的基本情况和需求不仅决定了档案信息资源开发的方式和提供利用服务的内容，同时决定了档案信息开发利用的机制和模式。

（一）档案用户类型分析。不同的用户对档案信息的需求不同，需要开发的档案信息类型、开发及传播的方法也会有区别，因此档案部门必须对其利用者即档案用户进行研究分析，从而有目的、有针对性地开发档案信息资源，真正体现“以人为本”的档案信息资源开发利用理念。

1.按用户来源划分。在企业档案利用服务工作中，主要面对的用户从来源上划分主要有三类：一是企业外部社会人员，二是企业内部在职员工，三是企业离退休员工，四是企业离职员工。

2.按用户工作性质分类。在企业档案利用者中，按其工作所属范围性质为分为四大类：产品研发类用户、企业管理类用户、财会审计类用户、生产技术类用户。

3.按用户需求意愿分类。用户对档案信息对需求意愿通常会明确表达出来，但有时部分用户由于各种主观或客观因素，对档案利用的愿望没有明确表达出来，根据这两种情况可将档案用户分为两大类：一是正式用户，二是潜在用户。正式用户是企业档案开发利用的中心与重点，而同时档案管理人员也要关注并适时地引导潜在用户，将他们转化为档案利用的正式用户。

4.按用户的利用能力分类。不同的用户利用获取档案信息资源的能力各有不同。在各类企业员工中，有一些员工会积极主动利用各种技术手段方式通过各种渠道获取档案信息，而一些员工只限于自身岗位条件直接获取档案资料，还有部分员工甚至只能依靠档案管理者间接的获取自己所需的档案信息，根据这些情况可将企业档案用户分为三大类：初级用户、中级用户、高级用户。企业档案管理者应针对不同级别的用户有计划地定期给予相应的业务指导和档案知识培训。

5.按用户利用方式分类。企业档案信息用户利用方式主要有四大类：查阅、复印、借出、咨询。相应的用户可分为：查阅用户、复印用户、借阅用户和咨询用户。

（二）档案用户需求分析。档案利用者不同的身份、不同的工作性质、不同的知识背景都必然导致对档案信息资源需求的不同。企业档案信息资源是企业生产经营活动过程中形成的原始记录，利用者来源广泛且自身的差异性决定了对档案信息资源产生不同的利用需求。概括而言，企业档案用户的档案信息需求可从以下三个层面分析：

1.从需求内容层面分析。用户对档案利用的内容主要集中在人事变动文件、技改项目文件、财务凭证、机构改革变更文件、国有资产权证。

2.从需求时效层面分析。在现今移动互联网高速发展的时代，用户希望能够随时随地利用信息分享信息，其利用档案需求在时效上主要体现为便捷、省时、系统人性化。

3.从需求方式层面分析。随着大数据时代的信息互联共享，更多的用户在利用档案信息资源时有档案信息专题性、系统性、个性化的要求。

二、以用户为中心的档案开发与利用模式

为用户着想，积极提供档案服务和档案编研成果服务，是档案开发利用的出发点和着眼点。

（一）围绕用户需求，立足现实放眼未来拓展档案资源开发模式。具体如下：

1.企业内部档案系统和各企业各业务系统及互联网利用的相互集成。整合企业内部各种业务系统如：ERP、OA、财务等等集成互联网信息资源，采购同行业先进专题数据库，做到档案信息系统涵盖企业全部业务系统信息数据，让用户仅需登录档案信息系统就能实现企业内部信息一网打尽。

2.文档一体化，图档一体化。将档案管理系统集成到OA业务系统中，文件从起草、审核到流转结束，应当以归档到档案系统作为文件流转节点结束的标志，从而实现OA文件流转与档案管理系统的无缝集成。将企业的图书、情报及档案三大资源协调统一起来，搭建一个有机整体，以互相配合、相互补充为目的，以数字化资源共建为突破口建立文献资源共享平台，实现标准化和共享化的图档信息资源高效整合模式。

3.从精从专开展档案编研工作。迎合不同性质用户以及用户的不同需求深入开展专题性资料编研，

同时结合企业工作重点、难点、热点及企业发展规划，开展档案信息的深度加工和专题编研工作，形成一批实用性强的、有行业特色的更全面更准确更专业的编研成果，从而提高档案信息供给能力，丰富企业档案资源。

4.档案信息资源互动及反馈制度。企业年度文件归档整理完成后，档案馆（室）可以将企业的管理、生产科研及产品销售等相关等档案目录主动印发给有关等领导、业务部门，一方面使这些用户能够及时地了解可利用的档案信息状况，同时也向业务部门征求档案资料收集是否齐全等方面的意见建议，并将这种信息互动及反馈形成制度，营造企业内部档案收集利用的良好氛围，从而保证资料收集的全面性，丰富档案资源建设。

5.完善馆藏档案数字化工作同时开展数据化深加工。本着“存量数字化，增量电子化”原则全面完善馆藏数字化加强历史数据的积累存贮，在这样的基础上对档案数据开展深加工，对一手数据进行深入分析研究、分类加工，建立技术专利数据库、科技论文数据库、项目建设案例数据库等各种类型的直接服务企业用户的专题数据库、知识库。

（二）创新用户体验至上信息互联互通的档案利用模式。

可分为4个方面：

1.优化档案信息管理系统整体性能。档案信息管理系统作为用户利用档案资料的一个重要平台，应当提供给用户一个方便登录、操作简便、性能优越、响应快速的电子信息集成系统。优化档案管理系统可以从三个定期入手：一是根据档案管理者使用经验反馈，定期对系统内部操作流程进行改进优化。二是定期对系统服务器进行及时地升级，从而保证随着系统录入档案资料的不断增加而不会影响整个系统的运行速度。三是定期与系统利用者档案用户进行交流获取用户使用心得，分析用户使用行为数据了解用户操作习惯，进而改善系统操作界面以及优化功能模块。

2.运用先进搜索技术，提高利用效率。档案利用效率是用户体验中一个很关键的指标，直接决定用户的留存率以及用户的满意度和忠诚度，在档案利用过程中的搜索技术包含两方面：一方面是在查询实体档案过程的快速搜索。另一方面是在档案信息管理系统里查找电子档案的搜索引擎技术。在实体档案的查找中可以通过对每份档案文件采用二维码技术而实现档案对快速查找，给每份归档文件形成相应的二维码，通过机器扫描二维码即可迅速定位文件的位置及相关内容摘要；而提高档案信息管理系统的搜索技术方面，则可从引入全文检索技术、智能搜索以及移动搜索等技术强大系统搜索引擎的功能。

3.在企业产品销售、技术研发、新产品研制方面开创档案利用新局面。产品销售、技术研发、新产品研制是企业各项工作中极为重要的三个方面，相关这三方面工作的档案利用者也是企业档案的重要用户，对于产品销售要围绕产品投放市场初期、高峰期及后期三个阶段，分别做好相关档案资料的汇编及信息反馈；对于技术研发、新产品研制方面，档案馆（室）则应当经常收集与本企业产品技术相关的国内外先进发展动态和趋势，将这些最新的科技、产品信息及时传送到技术、产品研发部门，同时要紧跟产品研制过程，做好新产品开发各阶段的资料收集工作并形成翔实的汇编文件，为下一步产品的改造技术研发者提供史实依据。

4.企业档案展览工作的开展。档案馆（室）可以按照一定的主题，开展长期或短期档案展览，以展出档案原件或复制品的方式，系统地揭示和介绍档案馆（室）藏中有关档案的内容，这样用户就可以从中获得较为集中系统的档案信息内容与线索，甚至发现从未见过的，难得的珍贵史料信息，经过精心挑选和组织展出的有代表性的、典型的档案信息材料，能给参观者留下深刻印象，起到生动的档案教育作用，同时也宣传企业档案工作的重要性与必要性。

三、结语

勿忘初心，方得始终。新时期，在信息互联互通的大数据时代背景下，档案工作面临着转型、创新、提质增效，发挥档案的效用、实现档案的价值始终是我们的工作目标，开发利用，做好服务始终是开展档案工作的“初心”，而时刻为用户着想，提供最优质的档案服务，才能真正彰显档案工作的价值。

[1]周建军.显性知识服务:档案管理的有为之路[J].档案学通讯,2015(01):51-54.

[2]张宏.互联网和移动互联网给企业档案信息化带来的新思考[J].兰台世界,2015(S2):76-77.

[3]刘耿生.档案开发与利用教程(第2版)[M].北京:中国人民大学出版社,2010.