做好单位综合办公室工作的思考

文/云南煤层气资源勘查开发有限公司 刘念

做好单位综合办公室工作的思考

文/云南煤层气资源勘查开发有限公司 刘念

办公室承担着上情下达、下情上报、对外交往、后勤服务等综合工作，是单位的运转中心、信息中心、服务中心。做好办公室工作，关键是要自觉强化“五种意识”：同时要正确处理好四个辩证关系。

办公室工作；五种意识；四个辨证关系

一、办公室的地位和作用

办公室承担着上情下达、下情上报、对外交往、后勤服务等综合工作，是单位的运转中心、信息中心、服务中心。如果把办公室简单地视为单位的一个后勤服务部门，而忽视其参谋、协调、服务、督办等职能，办公室就会变成勤杂室。办公室工作人员每天就会沉浸于纷繁零碎的琐事之中，就没有时间去抓信息工作和搞调查研究。下情不了解，就谈不上给领导提供决策参考。

二、做好办公室工作，关键是要自觉强化“五种意识”

（一）强化责任意识。办公室工作无小事，每一项工作都来不得半点虚假，一旦出现疏漏，都可能捅娄子、误大事，从而给全局工作带来不利影响。因此，办公室人员要切实树立“责任重于泰山”的意识，做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都要从严要求、从优服务，高标准、高质量，确保工作万无一失。

（二）强化效率意识。在科学技术突飞猛进，知识经济日新月异的今天，办公室人员尤其需要增强效率意识，努力做到“三快”：一是耳聪目明反应快。要时刻关注和把握重点工作，做到早介入、早思考、早研究，增强工作的主动性。二是分秒必争节奏快。对领导交办的事情，要说办就办、急事急办、特事特办，决不能推诿扯皮、拖拖拉拉。三是跟踪问效反馈快。对领导决策，要全程跟踪，全程督察，将落实决策的各个阶段、环节以及存在的困难和问题及时、准确地反馈给领导，为领导进一步完善决策、制定下一步措施提供第一时间的服务。

（三）强化服务意识。为领导、基层、职工做好服务是办公室的重要工作职责。做好办公室的工作，必须强化服务意识，提倡奉献精神。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、基层满意、职工满意，是衡量办公室工作的根本标准。这就要求办公室自觉做到不断拓宽服务层面，提高服务水平。在为领导服务上要努力实现由处理具体事务向善于谋全局、当高参转变；由满足于做好眼前工作向把握经济社会发展大势、积极做好超前服务转变；由被动完成领导交办的任务向主动提供全方位、多层次的服务转变；在为职工服务上要牢固树立“职工利益无小事”的政治立场和政治态度。充分发挥办公室作为领导联系职工的桥梁和纽带作用，确保职工的意愿能够为领导所了解，确保领导的决策体现职工的根本利益；在为部门和基层服务上要平等协商，端正态度。对同级部门，要相互尊重、相互支持；对基层的同志，要满腔热情，放下架子。

（四）强化团结意识。团结出凝聚力、战斗力和新生产力，团结出正气、形象和干劲。办公室工作有分工，大家要按照分工履行职责、狠抓落实，但办公室工作分工不分家，大家既要做好份内工作更要团结干事。只有相互补台才能好戏连台。办公室每一个成员都要正确对待自己，多学别人的长处，克服自己的不足，做好本职工作。办公室同志之间应该建立一种正常、健康、友善的同志关系而不是庸俗关系。要增强集体主义观念，以事业为重，拧成一股绳，一门心思干工作，一丝不苟抓落实。才能形成合作共事、责任共担、和谐共融的良好风气。

（五）强化纪律意识。办公室工作人员必须有很强的纪律意识。讲纪律是对办公室工作人员最基本的要求。要珍惜和维护单位领导集体的权威，不乱传话、不搬弄是非，不做违反政治纪律的事。要严明工作纪律。办公室人员要摆正位置，严格按程序、规定办事，不越权、不越位。

三、做好办公室工作，必须正确处理好四个辩证关系

（一）正确处理好政务和事务的关系。所谓政务，就是出谋献策。它是在具体工作中，协助领导确立一个时期工作的指导思想和思路，制定发展规划和工作方案，预测工作中可能发生的问题，以及就已经发生和未发生的问题，提出具有真凭实据和具有说服力的措施和预见性的建议或意见，组织和实施工作计划。所谓事务，就是日常的服务性工作，包括日常的办文、办事、办会、接待来访等。根据当前地质工作的情况，许多新情况、新问题不断出现，要搞好办公室工作，在思想和行为上就应该实现三个转变：一是要从事务工作为主转到以调查研究为主，为领导提供有情况、有分析、有预测、有建议、带规律性的参考材料。二是要从收发传递信息转为收集处理信息，沟通上下情况，提供准确的信息供领导决策时参考。三是要从一般的反映情况转变为既反映情况又提出建议，针对当前工作总体形势，运用成功的做法推动单位工作的发展。

（二）正确处理好被动与主动的关系。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，要做好办公室工作，必须发挥人员的主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作，不要消极等待，要主动着手，提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。同时要积极适应领导的工作思路，想领导之所想，谋领导之所谋，把工作做在前头，主动做好超前服务。

（三）正确处理办公室内部与外部的关系。要发挥办公室的整体功能，保证全局工作的顺利进行，不仅要求办公室内部要协调一致，而且要与其他业务部门相互配合。首先要善于协调办公室内部的关系。通过协调办公室各个不同职能的工作，充分发挥各方面的主观能动性和个人的聪明才智，有效地形成合力，积极地、创造性地开展工作。其次要善于协调办公室与其他部门的关系。从既维护全局利益，又保护部门工作积极性的角度出发，出面做好公司各部门的协调工作，求同存异，避免不必要的扯皮和内耗，把各部门的积极性，引导到确保单位中心工作任务的完成上来。

（四）正确处理大事与小事的关系。何谓大事，办公室的办文、办会、办事的范畴中都会遇到大事，比如上级机关和领导交办的是大事，涉及到全局性的是大事，影响到单位形象和声誉更是大事。大事因为其重要性而必须摆在工作的首要位置，办大事要绝对保证时效和质量，丝毫不得马虎和大意。对日常琐碎繁杂的事务性工作，即通常认为的“小事”，不能轻视麻痹。一旦出了错漏，小事就会酿成大错，搞出大乱子，对工作造成不良后果，甚至会影响工作的全局。从这个意义上讲，办公室工作没有绝对的大事小事之分，因此，在工作中就要谨慎细心，抓住重点，只有这样才能保证工作的协调发展。

四、懂全局、管本行，切实提高办公室的服务保障水平

（一）要懂全局，牢牢把握办公室工作的主动权。办公室是单位的综合办事机构，管的就是全局。只有站得高才能望得远，只有大局明才能思路清。只有懂全局才能融入全局，只有谋全局才能更好地服务全局，只有在全局中尽责才能在全局中有所作为。时时把握全局、紧紧围绕全局、主动服务全局是做好办公室工作的基础。办公室同志必须做到“三个一”：脑中要有一根弦，始终保持清醒的政治头脑，自觉地同党中央保持高度一致，时刻注意维护单位的权威，切实把握好全局，这是做好办公室一切工作的出发点；胸中要有一盘棋，考虑问题要站得高一些，要站在全局的高度、领导的角度，把各项工作置于全局改革、发展、稳定的大局中去谋划，从推动中心工作落实的角度选好切入点，抓重点、创特色、出成效；心中要有一本账，准确把握单位经济发展的规划、目标和任务，准确把握各个时期内外发展的动态，准确把握一年中各个时段单位的重大决策、重点工作和重要活动。

（二）要管本行，切实提高工作水平。办公室工作的要求非常高。办公室工作管本行，就是要努力在参与政务、管好事务、搞好服务上下功夫、见实效。要管好本行，最基本的就是要精通业务，文书、保密、机要、档案、信访、接待等各个岗位的工作都要与时俱进、开拓创新。办公室每位工作人员都掌握与办公室秘书工作相称的文字水平、调研能力和服务本领。因此，要多学习、勤学习，不仅学习政治理论和文秘知识，更要学习管理、法律等方面的基本知识。要适应办公室工作的需要，就要在进一步提高文字水平、研究能力和管理技能的基础上，努力增强各种能力。

五、结束语

综上所述，从某种意义上讲，单位的决策部署贯彻落实得如何，很大程度上取决于办公室工作水平的高低。做好办公室工作，重点要在加强认识、处理好关系和提高办公室的服务保障水平上下功夫。办公室岗位特殊，对个人能力素质的要求比较高。要做好办公室工作，办公室每位同志都应该做到开口能讲、提笔能写、静心能思、有事会办、办事能成。