疾病预防控制机构数字档案室建设的实践与思考

文/台州市疾病预防控制中心　张华红

疾病预防控制机构数字档案室建设的实践与思考

文/台州市疾病预防控制中心张华红

数字档案室建设是新形势下适应技术创新的需求，也是促进档案事业发展的重要任务。本文从台州市疾控中心创建规范化、示范化数字档案室的实践出发，总结经验，推动全市疾控系统数字档案室的建设和发展。

疾病预防控制；建设；数字档案室

推进疾病预防控制机构数字档案室建设是新形势下适应技术创新的需求，也是促进疾病预防控制事业又好又快发展的重要任务。台州市疾病预防控制中心自2011年部署开展数字档案室创建工作，并于2012年、2016年相继通过了省级规范化、示范化数字档案室的验收，初步实现了档案管理数字化、信息化和网络化管理。

一、吃透精神，摸清底细

（一）学习数字档案室建设相关工作文件、技术规范，掌握指标体系要求。主要是当前指导数字档案室建设的主要政策规依据：如《中共中央办公厅、国务院办公厅印发<关于加强和改进新形势下档案工作的意见>的通知》，要求“各地区各部门各单位要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化”；《浙江省关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》提出“力争到2020年全省各级各类国家档案馆全部建成数字档案馆，县直以上机关、国有企事业单位全部建成数字档案室，积极推进其他单位数字档案馆（室）建设”等。通过学习，进一步明确推进数字档案室建设，是一项必须完成的硬任务，是全国一盘棋的统一部署。

（二）开展档案工作现状调查。如：现有设备设施情况调查，列出按创建要求需要购置的设备；做好库房档案的摸底调查，统计库房和各类档案的数量及比例、各保管期限档案的数量及比例，为下一步的档案数字化工作安排及经费预算做好打算。

二、明确目标，拟订方案

在调查研究的基础上，制订工作方案，明确4方面的要求：一是指导思想。统筹规划、分步实施；统一标准，适当超前；以需求为导向，注重效益；持续发展，保障安全。二是工作目标。通过档案的数字化加工和数据资源整合；建立数据库；规范电子文件归档、管理和接收工作；通过数字资源的开发与利用；档案数据的安全管理等各种手段，最终实现疾控档案的数字化、信息化、网络化和规范化管理。三是工作安排。包括建设内容、队伍建设、实施步骤（分阶段实施、各阶段目标、目标实现方式）等。四是组织保障：人、财、物方面要有充分的安排。

同时，要进一步明确数字档案室的建设内容。主要包括以下几个方面：

一是组织制度建设。制定完善中心档案信息化管理制度，包括电子文件归档制度、数据安全保密制度、档案数据上网发布审查制度、档案数据移交管理制度等，并将档案信息化纳入本单位信息化的总体规划，明确分管领导和相关部门电子文件形成部门、信息技术部门、档案部门的工作职责。二是人员队伍建设。要配备责任心强、业务素质好、有一定计算机操作能力的档案管理人员。三是基础设施建设。基础设施建设是数字档案室建设的基础平台，应本着满足现阶段需要并适当超前的原则，充分估算所需档案存储数据容量、数据操作强度和网络访问量，在选用硬件设备、软件系统和建立网络架构时，适当为今后设备扩充、系统升级和网络扩建留有一定余地。四是数字档案数据的安全管理。指定专人负责档案数据的维护与管理，数据保管采取硬盘、光盘、系统三种保存方式，TIFF、PDF两种格式；定期对载体及软硬件环境进行检测，建立日志台账；定期将单位的数字化成果、电子业务数据、电子文件等进行异地备份。五是数字档案的开发利用。实施档案数字化后，如果是单机版和全文的档案管理系统，数据应全部集中在档案室的计算机上，查阅档案由档案管理员直接在计算机上查阅、打印。如果是网络版的档案管理系统，则应建立数字档案室信息发布网站，按照用户的权限实现对档案的查阅和利用，并且利用数字档案开展信息加工，进行数字档案信息发布。

三、宣传培训，有效实施

通过各类会议、培训来宣传发动，统一思想，提高认识，做到中心、科室两级联动，营造了良好的创建氛围。组织档案人员参加省、市档案部门组织的档案信息化相关培训，并通过举办档案交流会、培训会等形式切实加强兼职档案人员及单位职工的信息化培训，确保档案工作质量和档案信息化工作进程。

四、及时总结，面上推广

台州市辖9个县（市、区），每个县（市、区）均设有疾病预防控制中心，为确保全市疾病预防控制机构均能创建成数字档案室。在市级疾病预防控制中心创建成数字档案室的基础上，结合十三五规划制定与实施，适时出台了《台州市疾控系统创建数字档案室五年规划的通知》，明确到2020年所有县级疾病预防控制机构建成数字档案室。同时，在实施过程中，及时总结经验，结合疾病预防控制机构的工作实际，要求注意几个方面的把握：一是软件的选择。共有单机版、全文版、网络版三个版本，并且每个版本价格、功能都有不一样，要根据创建的等级、还要结合单位的经济实力来综合考虑、统筹计划，如果经济条件允许的话，还是要从宏观的角度考虑，为今后的扩展留有余地。二是数字化内容选择，要注重价值性、实用性、开放性、特色性。要以全部档案为目标，对传统载体档案有计划地逐步数字化； 要以利用需求为导向，把利用率高的档案优先数字化；要以档案抢救、保护为目的，把损坏严重的档案优先数字化 ；对永久、长期（或30年）保存的纸质档案、照片优先数字化。 三是数字化的质量标准依照国家档案局《电子文件归档与管理规范》《纸质档案数字化技术规范》的要求，包括分辨率、倾斜度、扫描模式、存储格式、目录数据库的准确率、完整率都要符合标准的要求。可以通过流程跟踪监控数字化工作进展；要及时评估数字化工作成果，随机抽检图像数据，检验质量是否达到规定要求。