基于文件双重价值理论的文档鉴定模式研究

杜鹏

【摘要】“文件双重价值理论”基于广义文件视角，揭示出文件的第一价值与第二价值，其理论内涵超越了我国的档案价值理论；我国文档鉴定工作在具体执行、职责分工以及鉴定素养、视野等方面存在一定的问题；我国应以“文件双重价值理论”为指导，构建符合我国国情的文档鉴定模式，通过建立“文档一体化”的工作体制、制定文档鉴定职责分工、实行档案行政管理部门对于文档鉴定的整体控制与前端控制，以此客观、全面、合理地留存文档价值，满足社会利用者多元化的档案利用需求。

【关键词】谢伦伯格；文件双重价值理论；文档鉴定模式

文档鉴定模式，作为鉴别与判定文档价值的程式化、规范化的方式与方法，对于确保机关组织文档鉴定工作的顺利开展，维系文档价值的长远留存具有十分重要的作用。然而，在实际工作中，文档鉴定工作往往存在着执行不到位、不合理等现实问题，并由此导致档案馆馆藏内容的结构性失衡，继而无法满足社会利用者多元化的利用需求。为了解决这些问题，我们有必要从文档鉴定理论与文档鉴定工作两方面入手，构建符合我国国情的文档鉴定模式，并通过采取相关制度举措，为科学合理地落实机关组织的文档鉴定工作提供务实有效的思路、方法与实践路径。

一、文件双重价值理论的简要阐述及对我国文档鉴定工作的启示

作为自上世纪五六十年代至今，美国国家档案与文件署仍然沿用的管理依据与准则，“文件双重价值理论”在国际档案学界与档案实践领域引发了深刻的变革，并成为在我国档案学界备受推崇的文档价值理论。“文件双重价值理论”是由美国著名档案学家谢伦伯格在1956年出版的代表作《现代档案——原则与技术》一书中系统提出的。在书中，谢伦伯格阐述了公共文件所具有的两种不同价值——“第一价值”与“第二价值”。“第一价值”是指文件对于形成机关的“原始价值”，具体包含行政管理价值、法律价值、财物价值与科研价值；“第二价值”是指文件对其他机关和个人利用的“从属价值”（亦称“档案价值”），具体包含证据价值与情报价值。其中，文件形成机关的行政官员主要负责鉴定第一价值；而第二价值的鉴定主要由档案部门及其工作人员完成。此外，谢伦伯格还指出：“应着眼于文件的整体性，从机关地位、职能、活动三个层次分析，弄清文件之间的内在有机联系”。

实际上，谢伦伯格的“文件双重价值理论”使用的是“广义文件”概念，包括文件从其形成到销毁或永久保存的完整生命周期。我国则参照这一理论，提出了档案的双重价值理论。实际上，相较于“文件价值理论”，我国是基于“档案”概念及其视角来研究文档价值理论的。由此可见，二者的理论形态存在显著差异：在谢伦伯格看来，“文件”（广义文件）是不同部门处理的整体对象，应对现行文件管理与档案管理作统一的处理；而在我国，则将现行文件与档案视为不同事物，并由此将现行文件管理与档案管理予以截然分割，并相应导致文档鉴定活动呈现出明显的阶段性特点。相较于“文件双重价值理论”所采纳的文件整体性视角，基于档案价值理论的文档鉴定工作，无法从现行文件与档案的整体角度，实现对“广义文件”的“第一价值”以及“第二价值”的整体掌控，继而无法保证文档价值的全面留存。

二、我国文档鉴定工作存在的具体问题

在我国，文档鉴定工作可大致分为三个层次：第一层次是文书部门或业务部门在文件立卷归档时所进行的鉴定；第二层次是机关档案室在档案保存期满移交档案馆之前所进行的鉴定；第三层次是档案馆进行的鉴定，一般属于定期审查性质。在实际工作中，由于文档鉴定的第一层次与第二层次在其形成机关内部没有被严格执行，进而导致大量没有价值的、重复的档案被移交进馆，迫使档案馆不得不进行重新筛选与鉴定，耗费了大量的人力物力。实际上，这种状况的根源在于，我国的文档鉴定工作缺乏统一的监管与控制，没有形成统一的管理模式与制度，最终导致文档鉴定工作流于形式，没有得到机关组织的充分重视。

此外，在第一层次的鉴定过程中，承担鉴定工作的业务人员或文书人员通常从本部门的实际需要出发，着眼于文件的第一价值进行鉴定，而相对忽视文件的第二价值；而承担第二层次鉴定工作的机关档案室人员，通常隶属于特定的组织机构，他们的档案鉴定工作，往往受到机关组织领导、业务部门的直接或间接影响，由此对于档案价值（第二价值）鉴定很难做到全面与客观。实际上，我国现行的文档鉴定体系没有把第一价值与第二价值的鉴定责任分解开，交给不同的部门去承担，而是在第一鉴定层次，赋予同一部门鉴定第一价值与第二价值的两种责任，即同时给予了决定文件命运的权力，这显然是不科学的。

再者，由于文档种类的多样性，机关组织内部档案人员通常缺乏相应的宏观视野、专业知识与文化素养，对某些专业活动形成的文档资源的价值，不能做出全面、客观的鉴别与认定，导致有保存价值的档案被随意处置或销毁，从而造成社会档案文化财富的流失。

三、基于文件双重价值理论，构建我国的文档鉴定模式

（一）以“文件双重价值理论”为指导，打造符合我国国情的文档鉴定模式。基于我国文档价值理论、文档工作实践存在的具体问题，按照谢伦伯格的“文件双重价值理论”的有关要求，着眼于完整的文档价值鉴定工作流程，维系与协调不同文档鉴定阶段之间的关系，从整体性和阶段性两个层面打造符合我国国情的文档鉴定模式。具体而言，应基于“广义文件视角”，制定清晰、明确的文档鉴定工作职责分工，打造以实现文件第一价值、第二价值的全面、合理甄别、留存为最终目的，档案行政管理部门的整体控制与前端控制为根本保证，以文档一体化工作体制为基础的机关组织办公室（业务部门或文书部门）、档案室、档案馆多方协同配合、相互制约的文档鉴定模式。

（二）构建文档鉴定工作的职责分工。为了实现文档鉴定模式的顺利实施，应以完整统一的文档鉴定视角，构建不同阶段的文档鉴定活动的职责分工。具体来讲，机关组织业务部门或文书部门主要负责鉴定文档的第一价值，机关组织档案室、公共档案馆负责鉴定文档的第二价值，档案行政管理部门负责监管不同文档鉴定主体的鉴定行为，确保文档“第一价值”与“第二价值”鉴定活动的合法进行。此外，公共档案馆应负责会同各领域专家学者、机关组织、档案人员、社会领用者等，共同研讨、预判与鉴定不同形成机关的文档价值，从而站在宏观、整体的社会视角，鉴别与判定文档的现实价值与长远价值，并通过听取社会各方面的声音、意见，及时调整文档鉴定工作的思路与方向，及时、全面地满足从文档形成者到社会利用者各方面的文档利用需求。

（三）建立“文档一体化”的工作体制。“文件双重价值理论”作为西方“文件生命周期理论”形成与发展的理论基础，从根本上强调文件的整体性，主张将文件与档案、文件工作与档案工作实行统一管理。参考西方国家的文档工作体制，总体来看，应将我国机关组织的文件工作与档案工作统一起来，从业务体制上建立紧密的联系，形成文件处理部门、档案室、档案馆协同配合的文档一体化工作体制。实际上，基于“文件双重价值理论”的“广义文件”视角，结合我国文档鉴定工作的实际情况，建立“文档一体化”的工作体制，可以确保文档鉴定模式能基于统一的文档工作体制得以实施，在协调不同部门的文档鉴定活动的同时，确保文档鉴定工作整体有序地开展。

（四）实行档案行政管理部门对文档鉴定工作的整体控制与前端控制。档案行政管理部门对文档鉴定实施整体控制与前端控制，对于保证文档鉴定模式的有效实施具有十分重要的作用。首先，作为档案管理的专门机构，档案行政管理部门能从专业角度，以文档鉴定管理的整体视角，指导机关组织人员开展文档鉴定工作，更有利于提升文档鉴定工作的连贯性、一致性与规范化程度，提高文档鉴定效率，减少、甚至避免无保存价值的档案移交进馆，又能对有重要价值的档案实施重点监控，确保顺利移交进馆。

档案行政管理部门对文档鉴定实施整体控制与前端控制，可以有效地监控文档留存与销毁的全过程，确保具有第二价值的文档被全面移交进馆，从根本上维系档案为全社会服务的功能属性。事实上，及早介入文档鉴定工作，可以有效防止机关组织单纯从自身利用需要出发，忽视文档的从属价值鉴定，造成文档价值流失的情况。此外，档案行政管理部门指导下的文档鉴定工作，主要基于社会利用者的实际利用需求，对档案价值进行全面、科学、合理的鉴定。档案行政管理部门，作为文档鉴定工作总的掌舵人，更能从为国家与社会留存历史文化财富的角度，全面维系与留存文档价值，从而为满足社会利用者对于档案的多元化利用需求提供根本保障。

四、结束语

我国机关组织的文档鉴定工作由于缺乏完整的基础理论指引，加之工作制度不完善，造成了文档鉴定工作实践领域存在诸多问题，需要引起我们的高度重视。实际上，通过构建、推行科学有效的文档鉴定模式，可以极大地改善甚至扭转文档鉴定工作的不利局面，实现文档价值的全面发掘、整体把控与科学维护。此外，我们还应通过多方面的制度改革与模式创新，逐步实现我国机关组织文档鉴定的科学化与系统化，从而为社会利用者全面、有效地获取档案资源提供管理基础与制度保障，继而为我国的社会主义现代化建设贡献力量。

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