高校基建档案管理存在问题及对策研究

牟海霞



高校基建档案管理存在问题及对策研究

牟海霞

近年来，高等教育快速发展，高校基建工作雨后春笋般提上日程并发展迅速。高校基本建设工程项目活动以及建设管理使得投资在高校基建方面日益增大,随着高校的基础建设、管理的逐年增多,由此产生的大量建筑工程档案给高校管理者带来了挑战。高校中基建工作成为高校的薄弱环节,因此如何规范高校基建档案管理工作迫在眉睫。

基建档案管理；问题；对策

基建档案管理是高校档案管理建设的重要组成部分，对于强化高校综合管理能力有着重要的促进作用。不过当前很多高校领导都没意识到这个问题的重要性，对这一块的管理意识也很缺乏，高校内相关的管理机制建设也较为缺乏，对高校基建档案管理这一块的工作给予的关注和不够，也让其成为了高校综合管理中的薄弱一环，长期这样也会最终影响高校综合管理能力的提升。本文着重从基建档案管理的重要意义、管理现状以及针对当前存在的问题提出了相关的解决对策这三方面展开阐述，以期让高校的基建档案管理工作更加的科学、合理、规范，最终实现高校的可持续稳定发展。

一、基建档案管理的研究意义

高校基建档案管理是高校已建基础设施的依据、历史凭证，在建成的高校设施中留下诸多文件、图纸和资料，即高校的基建档案。基建档案为高校发展奠定了基石，是髙校有条不素发展的依据，也在建设高校、维护高校权益等方面发挥着自身的作用与价值。同时，基建档案也可以为高校日后扩大规模、增加相关建设提供相关的参考依据和范例。

高校基建档案是高校后续开发及发展的参考资料。基建档案作为检修、改建以及被破坏后恢复建设的唯一依据，并带来巨大的经济效益、社会效益，可充分有效利用基建档案，节约大量人力、物力、财力成本，提高工程建设的质量和效率。此外，高校基建档案的参考价值随时间增长也会与日俱增，并且基建档案也记录着高校从无到有的发展变化，是高校综合能力不断提升的一个见证。

二、我国高校基建档案管理现状

我国对基建档案管理的理论研究较为重视，体现在国内诸多学者对基建档案的意义研究、内容与方法研究，在实践方面各大高校也纷纷实践，体现在对基建档案的管理工作重视程度、实践跟进等工作。将基建档案管理现状总结如下几点。

(一)基建档案管理制度方面

校级领导较为重视高校档案工作，出席基建档案管理会议以及作出明确指导工作。但基建档案较高校其它档案重视程度低,人员配置、经济投入方面，难以满足高校基建管理档案工作的发展。[2]基建档案管理缺乏专项经费,基建档案管理所产生的费用一般从各项办公经费中划出,经常出现经费不足现象、材料规范程度低。此外，基建档案管理归属于高校档案管理部门，但由于该部门自身人员不足或紧缺,即使有管理员进行基建档案的归档工作,也经常招聘兼职人员进行协助工作，职能划分不明确、精力极为分散、工作效率低下。

(二)已归档的基建档案规范化程低

缺少建设施工文件材料以及图纸等材料。由于高校基建项目是由勘察设计单位、承包单位、施工单位经过立项、设计、施工、竣工等缓解完成,所以基建文件产生周期长、涉及人员多而广、收集难度大。此外，基建文件准确性有待提升。由于勘察设计单位、承包单位、施工单位收集基础性档案的意识薄弱、责任心缺乏、建设施工各个环节的记录不作、少作造成高校基建档案规范程度低。同时，信息记录的错误，也会影响到学校后期相关建设的参考评估。

三、完善高校基建档案管理的若干方法

(一)加强基建档案收集的管理能力

由勘察设计单位、承包单位、施工单位等单位在各个环节形成的工程建设信息记录具有收集周期长、收集范围大、工作量大、工作内容繁琐等特点。归档材料具有保存价值、经济价值、社会价值，要高质量地完成档案收集工作就要完整的、可观的、系统的对各个环节监督，因此，需要具有专业性的档案收集员监督各个环节，这是基建档案管理的基础和前提条件，同时也要求档案收集人员必须是责任心极强、做事认真仔细，热爱这项工作。

(二)完善高校基建档案管理机制

基建档案管理涉及部门、单位、环节多，对资料的客观性、完整性要求程度高，因此仅依靠高校档案部门高质量地完成此工作是不可能的，需要高校相关部门在基建档案管理的宣传、支持等环节重视程度达成一致。高校应出台相关政策性文件为基建档案管理工作提供政策依据，对基建档案管理工作人员进行培训，使其基建档案管理工作有条不紊开展，提高其工作效率。

(三)加强数字化基建档案的建设

由于计算机网络技术的发展以及普及，基建档案的存储、加工、整理与数字化结合越来越紧密。保障传真机、扫描仪、电脑、打印机等硬件设施是高校进行数字化基建档案的必要前提，购买档案管理软件、组织统一培训。培训后，要注重培训后的反馈，针对培训中的不足和问题要及时完善和改进，真正的让培训发挥其应有的作用，而不是束之高阁。

四、结束语

作为高校档案建设的重要一环，高校基建档案也记录着高校从无到有的发展变化，是高校综合能力提升的一个见证。基建档案管理的过程是十分复杂的，需要相关的管理人员认真对待，同时也需要高校的领导重视，强化学校专职管理人员的综合能力培养，强化基建档案的日常化维护完善，建立健全相关的责任管理机制，确保这项管理工作可以有条不紊的开展。随着高校的不断发展，学校的相关基础建设会不断增多的，为了更加效率的管理好这一块工作，高校的基建档案可以为高校的管理者提供一定的参考范例。当前是信息化社会，所以高校的基建档案管理工作也要与时俱进，实现信息化建设与管理，但这一项完善工作是十分艰巨的，高校一定要做好相关的准备，学校要加强自身现代化建设步伐，从而带动基建档案管理工作的信息化建设，最终实现高校综合能力的提升，提高学校在现代社会的竞争力。(作者单位：长江大学工程技术学院)

[1]傅荣校.不同文件运动规律研究,中国档案出版社,1999.

[2]陈晓伟,吴欣,高校基建档案管理存在的问题及对策[J].机电兵船档案,2009,(5):45.

[3]赵黎霞.新时期我国高校档案管理的现状及对策研究[J].学术研究,2011(7):152-158.